Как сократить время обработки документов?

45

Вопрос

Какие есть способы сокращения времени обработки бумажных и электронных документов? 

Ответ

Давайте посмотрим правде в глаза. Эпоха голубей с привязанными под крыльями записками и курьеров c зашитыми в шапки грамотами ушла безвозвратно, эффект перехода с гусиного пера на ручку-самописку уже себя давно исчерпал, а на применение пневматической почты и сапогов-скороходов мы, увы, больше рассчитывать не можем.

Сегодня единственным способом сокращения времени обработки бумажных документов является перевод их в электронный вид всюду, где это только возможно, и так скоро, как это можно сделать. Обычно для этого используются средства сканирования для создания их электронных образов, офисные приложения для подготовки текстов, электронная почта и другие электронные каналы – для передачи документов, уже имеющих электронный вид.

Однако переход к электронному виду – хотя и совершенно необходимо, но, увы, еще совсем недостаточно для ускорения обработки документов. Работа с файлами вне ЕСМ-системы невозможна при промышленных объемах документов и в случае, если документы должны быть использованы для поддержки бизнес-процессов компании. Однако и это еще не все. Работа самой ЕСМ-системы также может быть крайне неэффективна, если в ней не продуманы вопросы регистрации, хранения, классификации, поиска, а также автоматизации типовых последовательностей обработки документов. Хотя список вопросов, влияющих на эффективность обработки документов, не исчерпывается приведенным, на наш взгляд, именно эти вопросы заслуживают подробного обсуждения.

Регистрация. Вне зависимости от того, каким способом поступил документ в систему, он должен получить набор идентифицирующих его реквизитов, и в большинстве случаев эта операция производится пользователем вручную.

Поскольку технологически регистрация документа является первым этапом его обработки, то ей традиционно уделяется много внимания. Иногда вся автоматизация документооборота сводится к разработке карточек. И уж тут разработчик дает себе волю. Каких только красот и изысков при проектировании регистрационной карточки мы не видели!

И множество закладок, и подсветка полей разными цветами, и поля, допускающие одновременно и выбор значения, и его ввод, да еще и пополнение справочников в процессе ввода, не говоря уже о необходимости использовать мышь для перехода к следующему полю карточки.

Все это только снижает эффективность операции регистрации. Регистрационная карточка должна быть простой и функциональной. Каждый лишний клик мыши снижает производительность пользователя, вызывает его утомление и раздражение и приводит к увеличению количества ошибок.

Хранение. При переходе от файлового хранения документов к ЕСМ-системе кажется наиболее естественным воспроизвести принцип использования иерархических каталогов (папок).

Когда ваши папки находятся на компьютере, то их структура является вашим личным делом. А если на это посмотреть в корпоративном масштабе? Как организовать общую, единую, понятную для всех пользователей структуру хранения? Как обеспечить сквозной поиск? Некоторые вполне современные и распространенные системы предполагают линейное хранение документов, т.е. отказ от папок и организацию документов только средствами их поиска, но это не находит понимания у большинства пользователей. Поэтому выбор принципа структурирования хранения невозможно осуществить без глубокого понимания особенностей бизнеса компании и тех операций с документами, которые должен выполнять пользователь.

Наиболее передовым способом организации хранения документов является подход, основанный на технологии Case Management.

Классификация – наиболее естественный путь, который устанавливает связь вашего документа с вашим бизнесом.

Самый наивный, если не сказать прямо, глубоко порочный подход – это реализовывать классификацию документов с помощью структуры папок. Это не только ограничит вас в применении других классификаций, но и не позволит отражать изменения, неизбежные при развитии системы. Увы, слишком часто придуманная неквалифицированным подрядчиком структура папок устаревала еще до окончания проекта внедрения ECM.

Для классификации документов следует использовать справочники, а наиболее продвинутые ЕСМ-системы, например, от компании OpenText, предлагают для этого специализированную функциональность на уровне встроенных системных объектов.

Поиск документов совершенно необходим, если мы хотим воспользоваться плодами автоматизации документооборота, но всегда ли мы его можем правильно организовать?

Достаточен ли поиск только по полям карточки? Как быть, если у нас несколько разных типов документов? Все ли системы могут совместить в едином запросе поиск и по полям регистрационной карточки, и по фрагменту текста документа? Будет ли вам полезен поиск, представление результатов которого неудобно для рассмотрения и анализа?

Если поиск возвращает вам десятки документов, раздражает своей медлительностью и невозможностью интерпретировать результат – значит, система спроектирована неправильно и не соответствует тем целям, ради которых она внедрялась.

Автоматизация типовой последовательности обработки документов, как никакая другая функциональность, обеспечивает сокращение времени обработки документов.

Ее наличие в вашей ECM-системе является свидетельством зрелости и функциональной полноты разработки.

Современные системы предлагают широкий спектр возможностей – от простых систем управления потоками работ (WorkFlow), предназначенных для реализации процессов типа коллективной подготовки документа/исполнения распоряжений, до сложных систем управления бизнес-процессами (Business Process Management), созданных для реализации промышленных процессов типа согласования выдачи кредита банком и обеспечивающих интеграцию с финансово-учетными и автоматизированными банковскими системами.

Как правило, системы WorkFlow поставляются как встроенные в пакет ECM, а BPM – как отдельный модуль. Кроме радикального сокращения времени обработки документов, благодаря таким системам обеспечивается также и соблюдение корпоративных политик и стандартов обработки информации.

Перечисленное не претендует на полноту описания проблем, препятствующих эффективному использованию корпоративной ECM-системы, хотя по опыту именно их решение вносит наиболее существенный вклад в повышение скорости обработки документов, что, в свою очередь, повышает удовлетворенность пользователей и обеспечивает достижение целей создания ECM-системы.

СЛОВАРЬ

Адаптивный кейс-менеджмент ACM (англ. Adaptive Case Management, Dynamic Case Management, Advanced Case Management) — концепция динамического управления бизнес-процессами предприятия. Система адаптивного кейс-менеджмента позволяет управлять всеми текущими корпоративными проектами и сотрудниками, в них участвующими, полностью контролируя исполнение проекта на каждом этапе и формируя реальную библиотеку «лучших практик» в процессе реальной работы.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль