Как правильно составлять деловые тексты?

37

Вопрос

Мне часто приходится готовить тексты различных документов, и я не всегда с этой задачей справляюсь. Напишите пожалуйста, какие требования к подготовке деловых текстов существуют, какие типичные ошибки могут возникать при их составлении.

Ответ

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Содержательная часть текста документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты.


Читайте о административной поддержке руководителя еще больше по ссылке.


Текст документа непосредственно связан с его видом или разновидностью. Вместе с тем следует выделить общие требования к текстам служебных документов:

  • достоверность и объективность информации;
  • точность изложения и однозначность информации, т. е. исключение ее двоякого толкования;
  • краткость в представлении информации, исключение сведений, не имеющих прямого отношения к рассматриваемому вопросу;
  • повышение информативности и информационной емкости документов;
  • структурирование текста документа, т. е. деление его на определенные смысловые части (например: введение, доказательство, заключение);
  • использование типовых и трафаретных текстов при документировании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении служебных документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

  • нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
  • точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
  • преобладание простых распространенных предложений;
  • краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
  • употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний:

"Представляем Вам на рассмотрение и утверждение ... "

"Направляем (высылаем, возвращаем) Вам ... "

"Сообщаем Вам, что в период с ... по ...  "

"Установлено, что в период с ... по ... "

"Сообщаем Вам, что по состоянию на ... "

  • ограниченная сочетаемость слов:

вносить предложения, а не давать предложения;

предоставить кредит, а не выдать кредит;

обладать правом, а не владеть правом;

вступать в силу, а не входить в силу.

  • использование отглагольных существительных:

оказать поддержку, а не поддержать;

провести учет, а не учесть;

оказать помощь, а не помочь;

оказать содействие, а не посодействовать.

  • безличный характер изложения текста;
  • употребление специальных терминов;
  • использование сокращенных слов;
  • употребление сложных рубрицированных перечислений;
  • использование универсальных слов с неопределенным значением;
  • исключение из текста:

- архаизмов (слов и выражений, вышедших в настоящее время из употребления), например: “сего года”;

- жаргонных слов, употребляемых специалистами-профессионалами в разговорной речи, например: “безналичка” вместо “безналичный расчет”;

- заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать);

- тавтологии (смысловых повторов, связанных с употреблением однокоренных слов, например: “следует обратить внимание на следующее…”;

- паронимов (близких по звучанию родственных, однокоренных слов, имеющих разное значение), например: “представить” и “предоставить”;

- плеоназмов (соединений слов русского и иноязычного происхождения, звучащих по-разному, но обозначающих одно и то же), например: “свободная вакансия” и др.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль