Можно ли внедрять СЭД в компанию с разными документами?

39

Вопрос

Можно ли внедрять веб-ориентированную систему управления электронными документами в организации, где в документопотоке кроме традиционных бизнес-документов большую часть занимают большеформатные и архитектурные чертежи, карты, фотографии? Ведь от скорости интернет-соединения будет зависеть скорость работы всей системы.

Ответ

Можно, но при выборе системы электронного документооборота (СЭД) следует учитывать существующий порядок работы с документами и аппаратно-программную инфраструктуру в организации:

  • используемая операционная система и программное обеспечение для работы с документами;
  • состояние каналов передачи данных;
  • форматы файлов, в которых хранится проектная документация;
  • задачи, которые должна решить система управления документами.

Например, если планируется не только хранение документов, но и автоматизация различных процессов работы с документами, требующих постоянной передачи информации по внутренней сети или сети Интернет, то в этом случае следует провести инвентаризацию каналов передачи данных и локальных требований к форматам хранения документов. Известно, что PDF-формат требует гораздо меньше ресурсов, чем TIFF; таким образом, если документы, например, ранее хранились только в формате TIFF, то лучше перейти на сохранение документов в PDF-формате или дублирование в PDF-формате и TIFF (при наличии строгих требований к качеству печати). При этом в последнем случае появляются дополнительные требования к хранилищу данных.

Также при выборе СЭД рекомендуется обращать внимание на следующие системные характеристики:

  • форматы файлов, хранение и отображение которых обеспечивает система, а также обеспечение преобразования исходных форматов в другие с целью минимизации размеров файлов и как следствие – нагрузки на клиентское приложение;
  • технология, на которой построена веб-ориентированная система;
  • требования к аппаратно-программному обеспечению, в том числе требования к каналам передачи данных;
  • кросс-платформенность – независимость от программной базы организации (в частности, системного программного обеспечения и веб-браузера).

Многие современные веб-ориентированные СЭД заявляют о своей кросс-платформенности, а также об использовании в разработке клиентского приложения технологий, значительно снижающих нагрузку на обновление пользовательского интерфейса, т.е. обеспечивающих большую производительность.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль