Активировать демодоступ

Секретариат

В чем отличие между системой качества и инструкцией по делопроизводству?

6 мая 2016
32
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В нашей компании ввели систему качества. Есть ли принципиальные отличия между данным документом и инструкцией по делопроизводству? И могут ли эти два документа существовать одновременно?

Ответ

В своей первозданной форме системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды и т.д.) и соответствующие стандарты и руководства не требуют что-либо кардинально менять в хорошо налаженном делопроизводстве организации – они лишь предписывают обеспечить создание и надлежащую сохранность ряда документов (часть которых специфична для этих систем менеджмента, а часть и так создается и хранится организацией), а также наладить контроль версий для регулярно обновляемых документов.  Не содержат эти системы и каких-либо конкретных правил оформления документов - в базовых стандартах систем менеджмента работе с документами посвящены лишь одна-полторы страницы текста.


Статья о ведении делопроизводства поможет вам не допускать ошибок в работе.


Попытки некоторых ретивых отечественных «качественников» навязывать свое понимание управления документами специалистам ДОУ не опираются на стандарты и руководства системы менеджмента качества (СМК) и других систем менеджмента, но, к сожалению, порой поддерживаются сертифицирующими органами. Бороться с этим сложно, но возможно, особенно если удастся заполучить в союзники юристов: «качественники» часто с легкостью идут на нарушение существующих законодательно-нормативных требований к работе с документами, в результате чего организация может быть или оштрафована, или рискует проиграть судебные споры, либо может понести убытки из-за преждевременного уничтожения документов. Это можно попытаться объяснить высшему руководству, подобрав соответствующие нормативные ссылки и факты.

При правильном внедрении систем менеджмента инструкция по делопроизводству, с моей точки зрения, сама по себе становится их элементом, поскольку одним из существенных требований этих систем является наличие политики и процедур управления документами и информацией, т.е. внутренней нормативной базы делопроизводства. Я считаю, что совершенно не обязательно разрабатывать какой-то другой документ - вполне достаточно учесть в существующей инструкции несколько специфических для той же СМК моментов. Однако по такому пути в России идут редко – он сложнее, и в этом случае нужно налаживать взаимодействие и взаимопонимание между службами менеджмента качества и ДОУ.

В принципе, документированная процедура СМК по управлению документами и информацией (на жаргоне СМК - «записями и документами»), которая представляет собой не что иное, как инструкцию по делопроизводству для СМК, может существовать и отдельно, особенно если документы СМК удается отделить от тех документов, которыми управляет служба ДОУ. И чаще всего именно так и поступают.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.