Активировать демодоступ

Секретариат

Как самостоятельно внедрить СЭД?

7 мая 2016
44
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Наша компания в будущем собирается автоматизировать документооборот. Какие работы на первоначальном этапе мы в состоянии выполнить самостоятельно?

Ответ

Процесс внедрения систем электронного документооборота для многих компаний является типовым, а его структура – методологически отработанной. В связи с этим часть работ специалисты вашей компании могут выполнить самостоятельно, в частности усовершенствовать имеющиеся процессы документационного обеспечения управления до внедрения информационной системы. В результате документооборот в вашей компании будет отлажен и готов к автоматизации.

Рассмотрим необходимые действия подробнее:

  • На первом этапе необходимо выделить все типы документов, используемые в вашей организации.

Это может быть входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, нормативная и распорядительная документация, хозяйственные договоры и договоры по основной деятельности и т. д.

Результатом этого этапа является перечень документации вашей компании.

  • На втором этапе необходимо выделить те маршруты, которые проходит каждый из видов документов в течение своего жизненного цикла в компании, установить список всех должностных лиц, которым документ попадает на рассмотрение, уточнить основания начала процесса работы с документом и его завершения, а также требования, которые предъявляются к документу на каждой из стадий.

Результатом этого этапа является описание маршрутов каждого документа компании, собранное в единый альбом.

  • Разработка инструкции по делопроизводству.

Главной особенностью вашего документа является то, что в нем вы будете использовать собранные на предыдущих этапах сведения. Если же в вашей компании уже имеется аналогичный документ, то его требуется актуализировать в соответствии со вновь полученными данными.

Результатом этого этапа является обновленная «Инструкция по делопроизводству» вашей компании.

  • Регламентация документной деятельности (самый трудоемкий этап).

На этом этапе необходимо в виде отдельного документа («регламента») детализированно описать маршруты документов, требования к каждому из этапов, исполнителям, а также производимым работам таким образом, чтобы даже человек, полностью не знакомый со спецификой деятельности вашей компании (к примеру, новый ее работник) мог понять, как и зачем работает в ней документационное обеспечение управления.

Выполнив весь этот комплекс работ, ваша компания сможет максимально стандартизовать схемы работы с документацией, что, с одной стороны, значительно усовершенствует структуру ДОУ компании, с другой – максимально уменьшит будущие затраты на внедрение СЭД, заметно сократив этап информационного обследования, проводимый в начале любого проекта автоматизации документооборота предприятия.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.