Как самостоятельно внедрить СЭД?

42

Вопрос

Наша компания в будущем собирается автоматизировать документооборот. Какие работы на первоначальном этапе мы в состоянии выполнить самостоятельно?

Ответ

Процесс внедрения систем электронного документооборота для многих компаний является типовым, а его структура – методологически отработанной. В связи с этим часть работ специалисты вашей компании могут выполнить самостоятельно, в частности усовершенствовать имеющиеся процессы документационного обеспечения управления до внедрения информационной системы. В результате документооборот в вашей компании будет отлажен и готов к автоматизации.

Рассмотрим необходимые действия подробнее:

  • На первом этапе необходимо выделить все типы документов, используемые в вашей организации.

Это может быть входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, нормативная и распорядительная документация, хозяйственные договоры и договоры по основной деятельности и т. д.

Результатом этого этапа является перечень документации вашей компании.

  • На втором этапе необходимо выделить те маршруты, которые проходит каждый из видов документов в течение своего жизненного цикла в компании, установить список всех должностных лиц, которым документ попадает на рассмотрение, уточнить основания начала процесса работы с документом и его завершения, а также требования, которые предъявляются к документу на каждой из стадий.

Результатом этого этапа является описание маршрутов каждого документа компании, собранное в единый альбом.

  • Разработка инструкции по делопроизводству.

Главной особенностью вашего документа является то, что в нем вы будете использовать собранные на предыдущих этапах сведения. Если же в вашей компании уже имеется аналогичный документ, то его требуется актуализировать в соответствии со вновь полученными данными.

Результатом этого этапа является обновленная «Инструкция по делопроизводству» вашей компании.

  • Регламентация документной деятельности (самый трудоемкий этап).

На этом этапе необходимо в виде отдельного документа («регламента») детализированно описать маршруты документов, требования к каждому из этапов, исполнителям, а также производимым работам таким образом, чтобы даже человек, полностью не знакомый со спецификой деятельности вашей компании (к примеру, новый ее работник) мог понять, как и зачем работает в ней документационное обеспечение управления.

Выполнив весь этот комплекс работ, ваша компания сможет максимально стандартизовать схемы работы с документацией, что, с одной стороны, значительно усовершенствует структуру ДОУ компании, с другой – максимально уменьшит будущие затраты на внедрение СЭД, заметно сократив этап информационного обследования, проводимый в начале любого проекта автоматизации документооборота предприятия.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль