Активировать демодоступ

Секретариат

Как в СЭД хранятся неопознанные документы?

7 мая 2016
29
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В процессе работы в СЭД все входящие бумажные документы (договоры, факсы, письма) должны быть отсканированы и переведены в электронный вид. В нашей организации документы хранятся в СЭД в виде отсканированных изображений (графического файла в формате JPG или PDF) без возможности редактирования. Но есть возможность при вводе документов в систему осуществлять предварительное распознавание текста документа, после чего такой документ можно легко отредактировать. Зачем это нужно, если договор уже подписан, входящее письмо и факс получены и в них уже нельзя вносить какие-либо изменения?

Ответ

Дело в том, что хранение нераспознанных документов не позволяет в полной мере использовать весь функционал СЭД в области работы с архивом документов. Важной функцией является не просто хранение графических образов документов, но и ускорение процесса поиска необходимой информации, что позволяет повысить эффективность работы сотрудников.


Подробнее о системе оценки качества работы сотрудников в СЭД мы писали здесь.


Согласитесь, что не всегда сотрудник может знать реквизиты документа (название, контрагента, дату создания и т.д.), но именно благодаря распознаванию графических документов они станут доступны для полнотекстового поиска. Сотруднику не придется просматривать каждый графический документ (по сути - картинку) в поисках интересующей его информации. Более того, с помощью полнотекстового поиска по распознанным графическим документам в результате поискового запроса можно найти все документы, в которых упоминается интересующий сотрудника вопрос. Возможно, это поможет конкретному работнику более глубоко изучить данные, составить полную картину ситуации, ради которой он использовал поиск. Стоит отметить, что широкие возможности поиска информации ведут к наиболее эффективному использованию базы корпоративных знаний, что напрямую влияет на квалификацию ваших коллег.


Все о входящих документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Также распознавание существенно облегчит создание новых текстовых документов на основе существующего графического. При необходимости скопировать распознанный текст графического документа и далее подвергнуть его редактуре гораздо быстрее и удобнее, чем долго и скурпулезно переносить данные в текстовый документ вручную.


Об отличии форматов PDF от PDF/A читайте подробнее здесь.


Таким образом, распознавание графических документов с последующей возможностью полнотекстового поиска и редактирования – это не только приятный бонус, но и реальный инструмент для повышения эффективности работы с электронными документами.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.