Активировать демодоступ

Секретариат

Можно ли микрофильмировать архив?

7 мая 2016
43
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В нашей организации сложилась следующая ситуация: заказчик (государственный орган) очень хочет микрофильмировать гигантский архив и уничтожить оригиналы. В основном это приказы по основной деятельности и некоторые другие документы постоянного срока хранения. Правильно ли я понимаю, что он этого сделать не может в силу Приложения А стандарта ГОСТ 13.1.101–93 «Микрофильм документа на правах подлинника »?

Ответ

Прежде всего стоит сказать, что стандарты, в том числе и этот, нормативно-правовыми документами не являются и применяются на добровольной основе (т.е. это не более чем красиво названные методические рекомендации), причем только при условии, что они не противоречат действующему законодательству.


Подробнее об оформлении приложений к документам мы писали здесь.


Законодательство же требует от организаций сохранения именно подлинников. Одно дело – использовать микрокопии как резервные копии или как фонд пользования, и совершенно иное – умышленно уничтожить при этом бумажные подлинники. Здесь уже нарушаются статьи Уголовного кодекса Российской Федерации.

Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ

Статья 167. Умышленные уничтожение или повреждение имущества

1. Умышленные уничтожение или повреждение чужого имущества, если эти деяния повлекли причинение значительного ущерба, – наказываются штрафом в размере до сорока тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до трех месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.


Важную информацию о ведении архива вы найдете в материале здесь.


Статья 185.2. Нарушение порядка учета прав на ценные бумаги

3. Внесение в реестр владельцев ценных бумаг недостоверных сведений, а равно умышленное уничтожение или подлог документов, на основании которых были внесены запись или изменение в реестр владельцев ценных бумаг, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством Российской Федерации, – наказываются штрафом в размере до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до двух лет или без такового, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на тот же срок со штрафом в размере до ста тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев либо без такового.


Подробнее о передаче документов в архив мы написали в материале по ссылке.


Статья 325. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей либо похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия

1. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, –

наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Ряд документов, которые хочет уничтожить ваш заказчик, – это документы постоянного срока хранения, подлежащие сдаче в государственные архивы. А так как архивы у нас принимают подлинники документов, вашему заказчику, как минимум, следует согласовать свои планы с тем архивом, источником комплектования которого он является.


Важную информацию о архивном хранении вы найдете в материале здесь.


Практика создания микрокопий с последующим уничтожением подлинников в нашей стране пока не используется, поэтому риски, с моей точки зрения, достаточно велики.

В случае возникновения каких-либо споров суд вполне может не принять микрокопии в качестве доказательств. Также одним из возможных последствий может быть то, что люди могут остаться, например, без заслуженных им пенсий и льгот.

Заметим, что даже в странах, где заменяющее микрофильмирование разрешено, оно используется выборочно – только для отдельных видов документов, в отдельных отраслях и при условии создания системы контроля (примерно равноценной системе менеджмента качества), обеспечивающей возможность доказать суду аутентичность микрокопий.


Читайте о архивном деле еще больше по ссылке.


В связи с этим реализовывать такой проект рискованно, а уж тем более без согласования вопроса с Росархивом и с соответствующим государственным архивом. Если экспериментировать с микрофильмированием, то я бы выделила несколько видов документов, объемы которых велики, но которые никогда или очень редко требуются для разрешения судебных споров, в ходе различных расследований и т.п. Подлинники же по-настоящему важных документов (в т.ч. кадровых) необходимо хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством.


Читайте о архивном делопроизводстве еще больше по ссылке.


×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.