Активировать демодоступ

Секретариат

Нужно ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства?

7 мая 2016
63
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Ответ

Любая информационная система при сохранении в ней документов и информации фактически регистрирует их тем или иным способом. Вопрос заключается только в том, какие метаданные она сохраняет и достаточны ли они для целей делопроизводства.


У вас не останется вопросов о системах делопроизводства после прочтения статьи по ссылке.


Задача традиционной регистрации – обеспечить надлежащий учет и исполнение документов. Если любой созданный в вашей организации документ можно будет оперативно отыскать, установить его авторство и время создания, проконтролировать сроки исполнения и т.д. и без такой системы, то можно обойтись без регистрации. Законодательство не обязывает коммерческие организации регистрировать документы.

С точки зрения использования журналов регистрации в случае судебных споров, их доказательная сила невелика – суды понимают, что эти журналы находятся под полным контролем владельца, и верят им в основном тогда, когда они свидетельствуют против своей организации.


Вам будет полезно узнать о формировании дел в материале по ссылке.


В нашей стране достаточно распространена практика управления как минимум частью деловых документов с помощью систем электронной почты и т.п. Если их функциональные возможности компанию устраивают, а задача организации коллективного доступа к документам, упорядочения документов и формирования дел и централизованного контроля исполнения не является актуальной, то можно управлять документами и в таких системах, где, с точки зрения пользователя, РКК не создается.


Мы рассказывали ранее о регистрации документов в материале по ссылке.


На самом деле РКК – это обычно не более чем визуальное отображение имеющейся в системе информации о документе. Диалоговый интерфейс систем электронного документооборота, поддерживающий работу с регистрационной карточкой,  позволяет ввести ряд реквизитов документа, необходимых для использования функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.


Важную информацию о ведении делопроизводства вы найдете в материале здесь.


×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.