Какую СЭД выбрать организации?

29

Вопрос

Какую СЭД выбрать: типовую или сделанную на заказ?

Ответ

В вашей компании накапливается огромное количество бумажных документов, теряется нужная информация, затягиваются сроки согласования, сложно контролировать исполнение поручений и резолюций руководства? Значит, пора переходить к электронному документообороту. Вопросом о выборе системы автоматизации документооборота должна заниматься, прежде всего, служба документационного обеспечения, т.к. именно ее специалисты в курсе потребностей компании в этой области. Конечно, не будем умалять и роль службы информационных технологий, т.к. технические специалисты должны подготовить рекомендации по выбору технологической платформы для СЭД и по развитию ее инфраструктуры, в том числе с учетом перспективы развития системы. Однако решающий голос должен быть за руководителем ДОУ. И это большая ответственность - найти такую систему, чтобы она наиболее полно удовлетворяла потребностям документооборота компании, была максимально удобна в использовании и, конечно, обошлась не слишком дорого.

В настоящее время на рынке СЭД представлено немалое количество разнообразных систем, ориентированных на различного потребителя: от небольших организаций до крупных холдингов. Есть среди них простые системы, автоматизирующие, главным образом, работу канцелярии, а есть многофункциональные программные комплексы, решающие задачи поддержки всех документоориентированных процессов компании. Однако в ряде случаев выбор делается в пользу специально разработанной на заказ системы. В чем же преимущества и риски подобного решения?

На первый взгляд, затраты на такую систему кажутся гораздо меньшими, особенно если ее проектированием и разработкой занимаются программисты, входящие в штат компании. Кроме того, такая система привлекательна тем, что дает гарантию полного соответствия бизнес-требованиям, устоявшейся терминологии и особенностям данной конкретной организации.

На самом деле эти преимущества мнимые - дешевая заказная система значительно возрастает в цене в процессе дальнейшей ее эксплуатации. Это происходит из-за того, что людям, не имеющим опыта анализа бизнес-процессов и не обладающим знаниями требований к информационным системам, сложно учесть нюансы поведения системы и все сценарии работы различных групп пользователей.

Тяжело, например, сориентироваться, что должна делать система, если пользователь допустил ошибку, должны ли быть возможности по отмене операций, по какой схеме должен предоставляться доступ к информации и пр. В компаниях-разработчиках типовых СЭД этим занимается целый штат специалистов: бизнес-аналитики, системные архитекторы, тестировщики, специалисты по защите информации и др.

В организации, не специализирующейся на разработке ПО, задачи по бизнес-анализу, написанию технического задания, тестированию системы, как правило, ложатся на внутреннего заказчика – службу ДОУ. Учитывая отсутствие опыта подобной работы, а также занятость сотрудников на основной работе, результат такой деятельности часто бывает неэффективным.

Затягиваются сроки разработки, из-за неучтенных требований приходится помногу раз переписывать программный код, тестировать систему. Это не так затратно, если система разрабатывается силами собственных программистов. Но если разработчиком является другая компания, то каждая последующая итерация увеличивает стоимость системы. Отрицательный эффект становится еще более выраженным, если учесть и так называемый моральный фактор: общую нервозность по поводу пробуксовывания проекта, недоверие пользователей, растущее с каждой неудачей, недовольство и разочарование руководства.

Соответствие требованиям конкретной организации - тоже сомнительное преимущество.

В отличие от типовых систем, ориентированных прежде всего на требования ГОСТ и других документов, регулирующих российское делопроизводство, заказные разработки больше зависят от субъективных предпочтений, привычек, сложившейся (не всегда правильной) практики работы с документами в конкретной компании. При таком подходе велика вероятность, что система не будет соответствовать общепринятым стандартам, а при смене руководителя ДОУ не будет удовлетворять нового руководителя.

Заказные системы также, как правило, не отличаются гибкостью и большим количеством настроек. В условиях работы «здесь и сейчас» для конкретного заказчика это, правда, и не требуется, однако при изменении бизнес-процессов, расширении номенклатуры автоматизируемых документов, подключении филиалов и т.п. возможностей системы становится недостаточно. Это неизбежно влечет за собой новые доработки системы.

Таким образом, функциональная бедность заказных систем (причина та же – разработка только под текущие требования) не позволяет распространять границы электронного документооборота на новые бизнес-процессы.

Например, система для учета и автоматизации внутренней и внешней переписки не может быть использована для управления процессом подготовки заседаний или организации договорной работы.

Современные типовые системы решают большое количество задач и постоянно развиваются. Особенно удобны для заказчика так называемые модульные системы (каждая из подсистем решает задачи отдельного бизнес-процесса), позволяющие функционально масштабировать систему в целом по мере необходимости. При этом покупка новых модулей обходится гораздо дешевле, чем разработка того же функционала в заказной системе – по сути, это будет приравниваться к созданию еще одной системы.

Еще один аспект – это производительность СЭД и ее эксплуатационные возможности в условиях возросшего количества пользователей, объема документов, хранящихся и обрабатываемых в электронном виде. Типовые системы проходят обязательное тестирование, в том числе на предмет работы при большой нагрузке. Кроме того, учитывая опыт внедрения и планируя перспективы развития системы, компании-разработчики постоянно предпринимают меры по повышению производительности своего ПО (в условиях высокой конкуренции производительность – немаловажный фактор).

Заказные системы также могут быть плохо документированы в ситуации, когда важная информация хранится в голове руководителя проекта (как правило, руководителя службы ДОУ) или других членов рабочей группы, а решения и задания рождаются в ходе рабочих переговоров и выполняются  «на лету», без должного оформления и утверждения. Поэтому по прошествии времени бывает сложно разобраться, откуда взялось то или иное требование, с какими другими функциями системы оно может быть связано. Особенно критичным такое положение дел становится, когда в период эксплуатации СЭД успевают смениться сотрудники организации: в этом случае восстановить полную картину становится просто невозможно. Отсутствие полной и грамотной документации по системе сказывается также и на качестве технической поддержки ее в дальнейшем.

Как показывает практика, заказные системы часто прекращают свою жизнь с уходом из компании ее идеологов и разработчиков. Слабые возможности по функциональному развитию, высокие риски при масштабировании и увеличении нагрузки, сильная зависимость от разработчиков делают ее неконкурентоспособной по сравнению с типовыми системами. Поэтому стоит ли тратить время и деньги и, как говорится, “изобретать велосипед” в то время, когда современный рынок СЭД предлагает множество готовых систем для различных потребностей и возможностей? Решать вам!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль