Как контролировать ход работ по договорам в СЭД?

36

Вопрос

Как контролировать ход работ по договорам в СЭД?

Ответ

Современные СЭД имеют большое количество разнообразных средств контроля, которые могут применяться в различных приложениях. В общем случае можно выделить следующие инструменты:

  •  Контроль в рамках процесса. При разработке приложения в рамках автоматизированного процесса обработки информации фиксируются точки, в которых требуется проконтролировать ход процесса «по существу». В этом случае соответствующим участникам процесса направляются задания с нужной информацией и комментариями о необходимости выполнить определенные контрольные функции. В применении к приложению по обработке договоров это могут быть этапы контроля хода согласования (например, финансовый контроль, юридический контроль и т. д.) или контроль выполнения этапов процесса реализации договоров.
  •  Агрегированный контроль. Реализуется через предоставление системой отчетов по заранее разработанным проформам. В этом случае контроль осуществляется на массиве данных.

Все о системе электронного документооборота вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Например, в приложении договоров это может быть контроль сроков согласования договоров или контроль своевременности исполнения этапов в агрегированном виде – в виде таблицы отчета, показывающей количество своевременно исполненных (согласованных) или просроченных договоров, количество договоров, уложившихся в смету, и т.п. При этом в случае необходимости отчет может быть декомпозирован, и менеджер может проследить детали исполнения договора (см. следующий пункт).

  •  История обработки. СЭД может фиксировать все стадии и историю обработки информации, например, изменения данных о договоре, всех этапах его согласования и исполнения, участниках и их действиях в отношении договора. Данная информация может использоваться для анализа нештатных ситуаций и нарушения сроков и качества исполнения договора.
  •  Уведомления и нотификации о нештатных ситуациях. СЭД может быть настроена таким образом, что ответственный пользователь будет получать разного рода уведомления об отклонениях в процессе обработки информации, например, о переносе сроков исполнения этапов или согласования договоров.

В зависимости от конкретной реализации процесса обработки договоров могут быть использованы те или иные механизмы контроля.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль