Активировать демодоступ

Секретариат

Как создать отдел по внедрению СЭД?

8 мая 2016
84
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как при предстоящем сокращении государственного аппарата добиться создания отдела автоматизации делопроизводства и внедрения СЭД? Какие задачи он должен решать? Обязательно ли наличие такого отдела для успешного внедрения и эксплуатации СЭД?

Ответ

Прежде всего хотелось бы поблагодарить нашего уважаемого читателя за этот вопрос. Он иллюстрирует тот факт, что наконец-то организации-заказчики СЭД начали признавать свою роль в процессе внедрения электронных систем. Практика показывает, что зачастую вся ответственность за выполнение работ перекладывается на плечи исполнителя, а заказчик «самоустраняется» и лишь позволяет проводить работы на своей территории с минимальным привлечением своих сотрудников. Как правило, это касается обучения пользователей работе с СЭД, работы же по развертыванию необходимой для функционирования СЭД инфраструктуры, установке и настройке системы выполняются исключительно силами исполнителя – поставщика СЭД. При этом, как ни странно, часто исполнитель вынужден решать и внутриорганизационные вопросы со специалистами заказчика: составлять планы и графики проведения работ на территории заказчика и обеспечивать их согласование с руководителями различных структурных подразделений заказчика, отслеживать ход выполнения этих планов и графиков и принимать меры по устранению возникающих проблем.


Эксперт делится важной информацией о системе электронного документооборота в материале по ссылке.


Согласитесь, это далеко не самое оптимальное распределение ресурсов. Ведь в конечном итоге трудозатраты исполнителя оплачивает заказчик, и вложение средств будет более выгодным, если в отведенное для работ время исполнитель будет заниматься своими прямыми обязанностями, а именно – устанавливать и настраивать СЭД, обучать пользователей и решать вопросы, напрямую связанные с функционированием системы. Поэтому даже когда мы говорим про построение решения «под ключ», нельзя забывать о целесообразности непосредственного участия заказчика в проведении работ по подготовке к внедрению и собственно внедрении данных разработок. Тем более что дальнейшую эксплуатацию системы обеспечивает заказчик СЭД самостоятельно (вопрос аутсорсинга мы сейчас не рассматриваем).

Итак, определив, что активное участие заказчика – непременное условие эффективного внедрения и последующей эксплуатации СЭД, разберемся, решением каких вопросов и задач предстоит заниматься вовлеченным в указанные работы специалистам заказчика, что это должны быть за специалисты и какие формы может принимать это участие.

Прежде всего, очертим круг задач, стоящих перед сотрудниками заказчика при подготовке к внедрению, в процессе внедрения и при последующей эксплуатации системы. Резюмируя все вышесказанное, перечислим эти задачи:

  • планирование: согласование планов и графиков;
  • обеспечение готовности инфраструктуры и сотрудников к предстоящим работам;
  • непосредственное участие специалистов заказчика в работах по установке и настройке СЭД;
  • обучение сотрудников работе в системе.

Наибольший эффект дает обучение, сочетающее теорию в виде лекций или семинаров с практикой в виде участия в проведении работ. Подход «сделайте нам, как надо, а потом расскажите, как сделали» - малоэффективен. Кроме того, прошедшим полноценное обучение специалистам заказчика гораздо проще обеспечивать функционирование СЭД на этапе промышленной эксплуатации. В их задачи будет входить настройка справочников и классификаторов СЭД, ведение пользователей (а при необходимости и обучение новых пользователей), обеспечение функционального и территориального масштабирования СЭД и т.п.

Из поставленных задач становится ясно, какие именно специалисты должны их выполнять. Во-первых, это ИТ-специалисты, обеспечивающие работоспособность инфраструктуры СЭД (каналов связи, баз данных, серверного оборудования и оборудования клиентских рабочих мест), программного обеспечения СЭД, а также сопутствующего программного обеспечения и аппаратных средств, необходимых для функционирования СЭД. Возможно также участие специалистов по информационной безопасности. И, конечно, это сотрудники, обеспечивающие корректное функционирование СЭД в организации, в функции которых входит настройка СЭД (или корректировка ранее выполненных исполнителем настроек) с учетом специфики работы организации с документами и информацией. Эти задачи решают сотрудники службы ДОУ – подразделения, определяющего технологию работы организации с документами и функции пользователей СЭД – участников документооборота.

Выполнение сотрудниками службы ДОУ работ по настройке СЭД не должно вызывать существенных проблем (при условии, разумеется, что для этого не требуется навыков программирования). В последнее время специалисты в области управления документацией, выпускаемые отечественными учебными заведениями, весьма «подкованы» в плане использования информационных технологий в своей отрасли. Многие изучают различные системы управления документами и информацией в ходе обучения.

Для эксплуатации СЭД необходимо знание бизнес-процессов документооборота организации и вполне достаточно базовых знаний пользователя ПК. Конечно, здесь идет речь не о программистах, разрабатывающих СЭД, а именно о конечном потребителе – тех, кто настраивает систему и тех, кто в ней работает.

Теперь поговорим о том, каким образом могут быть объединены эти сотрудники в целях максимального повышения эффективности их совместной работы.

Можно выделить два варианта – отдельное структурное подразделение и рабочая группа.


Читайте об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия, чтобы не совершать ошибок.


Создание отдельного структурного подразделения, в ведении которого находятся все вопросы, связанные с внедрением и последующей эксплуатацией СЭД в организации-заказчике, может быть целесообразно для крупных организаций, число пользователей СЭД в которых исчисляется несколькими сотнями или даже тысячами, и при этом имеется тенденция к постоянному увеличению количества пользователей и используемых функций СЭД.

К основному преимуществу такого варианта можно отнести аккумуляцию вопросов и задач, связанных с СЭД, в одном подразделении, создание для пользователей СЭД так называемого «единого окна» - места, куда можно обратиться с любой проблемой или  вопросом, касающимися СЭД. Это упрощает решение проблем, позволяет уменьшить количество инстанций, которые нужно проходить при согласовании, планировании и проведении работ, так или иначе затрагивающих СЭД. Из минусов можно выделить возможный отрыв сотрудников такого подразделения от основных источников информации, необходимость регулярных консультаций у экспертов предметной области. Особенно это критично для специалистов, осуществляющих работы по поддержанию СЭД в актуальном состоянии.

Следует также учитывать, что существование выделенного структурного подразделения будет оправдано в случае, если объем работ велик настолько, что сотрудники подразделения будут в режиме полной занятости заниматься исключительно этим направлением. При этом важно, чтобы объем этих работ был постоянен, т.к. нецелесообразно создавать структурные подразделения, решающие временные задачи. С решением таких задач гораздо эффективнее справляются рабочие группы.

Вариант создания рабочей группы предусматривает временное (в том числе и долговременное) объединение сотрудников разных структурных подразделений для решения определенных задач. Один и то же сотрудник может входить в состав нескольких рабочих групп. При этом возможно совмещение участия в рабочей группе с выполнением прямых функциональных обязанностей, что позволяет специалисту поддерживать необходимый уровень квалификации. Курировать работу такой группы может представитель руководства высшего или среднего звена.

Рабочую группу лучше создавать уже на этапе планирования и внедрения СЭД. В ее состав должны входить сотрудники, которые будут принимать участие в упомянутых работах, а впоследствии играть ключевые роли в процессе эксплуатации СЭД.

Таким образом, мы видим, что создание отдельного структурного подразделения не является непременным условием эффективного внедрения и последующей эксплуатации СЭД. Ведь СЭД в идеале накладывается на привычные технологии работы с документами и информацией и не отменяет прочих функциональных обязанностей сотрудников организации. Создание рабочей группы требует гораздо меньше усилий и решения кадровых вопросов, чем создание структурного подразделения. Поэтому наиболее оптимальным представляется вариант создания рабочей группы при внедрении СЭД с тем, чтобы впоследствии, проанализировав результаты ее работы, а также текущие требования к СЭД и планы ее развития, принимать решение – продолжать ли работы и далее в рамках рабочей группы или создавать специальное структурное подразделение. Результаты этого анализа можно будет продемонстрировать руководству, аргументируя необходимость создания отдельного структурного подразделения, если такое решение действительно будет признано целесообразным.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.