Можно ли управлять входом и выходом данных из ИС?

31

Вопрос

Можно ли управлять входом и выходом данных из ИС в различных форматах в привязке к различным бизнес-процессам?

Ответ

Ответ, конечно, зависит от конкретного сценария и конкретных информационных систем, которые рассматриваются, но в общем и целом – можно.

Вход и выход данных в различных форматах обеспечивается либо встроенными средствами ИС (например, импорт и экспорт данных в формате XML поддерживается практически всеми системами, также распространена поддержка форматов XLS, CVS и т.д.), либо средствами специализированных интеграционных сервисов.

Привязка операций импорта-экспорта к конкретным бизнес-процессам в современных системах также вполне возможна.

На примере процесса согласования договора это может выглядеть так:

в CRM-системе заводится карточка сделки, данные (контрагент, сумма, наименование и т.д.) экспортируются в XML-файл установленной структуры в папку обмена, на которую настроен мониторинг СЭД. СЭД импортирует данные из папки, создает карточку договора (а если договор типовой, то возможен вариант с генерацией и самого документа), который затем проходит все необходимые согласования по маршруту, принятому в организации. После завершения процесса согласования СЭД может выгрузить окончательные данные по договору в XML-файл другой структуры (или в принципе в другой формат файла) для автоматического заведения карточки сделки в учетной системе и вернуть в CRM-систему статус «договор согласован». Кроме того, сам документ после подписания и сканирования может быть экспортирован в систему электронного архива на долговременное хранение в графическом виде (со ссылкой на карточку в СЭД), а отчет по договорам может быть выгружен, например, в формате XLS для дальнейшей обработки в аналитической системе.


О входящей корреспонденции читайте подробнее по ссылке.


Форматы импорта и экспорта данных на каждом конкретном шаге процесса могут быть настроены либо средствами ИС (если она это допускает), либо с помощью разработки специализированного интеграционного решения. На практике второй вариант предпочтительней, поскольку он гарантированно обеспечивает возможность импорта-экспорта в нужных форматах, позволяет произвести «тонкую» настройку процесса и реализовать именно тот сценарий, который будет наиболее удобен и эффективен.

Следует также учитывать, что при интеграции множественных систем желательна синхронизация справочных данных: ее можно реализовать с помощью различных MDM-решений.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль