Как организовать документооборот при помощи СЭД?

73

Вопрос

Как с помощью СЭД/ECM-системы организовать электронный документооборот с удаленными подразделениями и филиалами?

Ответ

Каждая развивающаяся компания стремится расширить свою географию и открыть филиалы в регионах. В таких условиях необходим прозрачный и эффективный документооборот. Правильно выстроенная работа с документами позволит решить многие проблемы:

  • сократить бумажную волокиту;
  • сэкономить временные и трудовые ресурсы;
  • увеличить скорость документооборота между филиалами.

Значительно упростить решение этой задачи позволит внедрение современной СЭД/ЕСМ-системы. Такая система будет иметь в своем арсенале различные инструменты и возможности для организации электронного документооборота в распределенной среде.


У вас не останется вопросов о системе электронного документооборота после прочтения статьи по ссылке.


Вендоры со значительным опытом автоматизации документооборота в компаниях с холдинговой и распределенной структурой предлагают своим клиентам следующие способы организации удаленной работы:

● терминальный доступ (удаленный рабочий стол, Microsoft RemoteApp, Citrix);

● веб-доступ;

● мобильные приложения;

● репликация;

● службы взаимодействия систем.


О ведении документооборота читайте подробнее здесь.


Каждый из этих способов имеет свои особенности, преимущества и ограничения. Приведем некоторые из них.

  1. Так, например, терминальный доступ – наиболее простой и эффективный способ организации удаленной работы пользователей в режиме online. Однако он требует покупки дополнительного ПО, его настройки и администривания, выделения дополнительных серверных мощностей и создания комплексной защиты сетевых ресурсов.
  2. Используя веб-доступ, можно организовать работу пользователей, компьютеры и ПО которых не соответствуют требованиям СЭД. Этот способ подойдет, если  доступ к системе пользователям нужен для выполнения ограниченного количества операций или получения нормативно-справочной информации.
  3. С помощью мобильных приложений можно организовать доступ к системе для сотрудников, имеющих разъездной характер работы. Цель —оперативное получение информации,

например, просмотр полученных документов, поручений и т.д.

  1. Если необходимо организовать единое информационное пространство между головной организацией и филиалами,  наиболее подходящим вариантом будет репликация. При этом на местах должны быть свои сервера с отдельной инсталляцией системы и персонал, их обслуживающий.
  2. Службы взаимодействия систем позволяют выстроить сквозные процессы и обмениваться информацией в рамках этих процессов.

Например, согласование договора между дочерним обществом и управляющей компанией.

Обмен происходит между обособленными, крупными подразделениями без постоянного канала связи.


Читайте об отличии форматов PDF от PDF/Aе еще больше по ссылке.


Здесь, как и в случае репликации, в каждой организации будет свой сервер. Но версии систем могут отличаться и иметь разную функциональность.

Различные варианты удаленной работы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе способа нужно исходить из конкретной бизнес-задачи, организационных и технических особенностей.

Если вам сложно разобраться во всех этих нюансах, обратитесь к помощи специалистов, которые помогут вам выбрать наиболее оптимальное решение.

Ответ подготовлен компанией DIRECTUM


Вам будет полезно узнать о документообороте в 2017 году в материале по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль