Возможно ли построение системы контроля с использованием СЭД?

45

Вопрос

Как построить систему контроля исполнительской дисциплины, используя СЭД?

Ответ

Проблема контроля исполнительской дисциплины (КИД) актуальна  сейчас для многих современных компаний. Невыполненное вовремя задание может грозить неподписанным договором, срывом сроков поставок, наложением  штрафа. И если кто-то еще сомневается, возможно ли в принципе построение системы контроля исполнительской дисциплины и будет ли она работать на практике, то наши клиенты  уже получают результаты от работы.  Автоматизацию контроля исполнительской дисциплины для наших заказчиков мы реализуем на основе системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision. Из своего опыта  внедрения я расскажу, какие варианты реализации КИД возможны.


Все о системе оценки качества работы сотрудников в СЭД вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


В первую очередь необходимо автоматизировать процесс выдачи и исполнения поручений. Сотрудники смогут создавать поручения в системе, прикладывать всю необходимую информацию для его исполнения, назначать исполнителя и сроки завершения. Исполнители будут получать задания и вносить информацию о ходе работы над ним: отмечать  процент исполнения, формировать отчет об исполнении, завершать задания. Для того чтобы проконтролировать исполнение конкретного поручения, существует возможность назначения ответственного контролера. Это может быть как сотрудник специального подразделения (например, отдела по контролю исполнительской дисциплины), так и любой из работников компании. Когда исполнитель поставит отметку об окончании выполнения поручения, контролер получит задание особого вида – задание на контроль. Контролер может принять результаты исполнения задания, и тогда оно будет считаться завершенным, или же отклонить их, в этом случае исполнитель получит повторное задание на исполнение с комментариями  контролера.

Таким образом, в системе имеется актуальная информация об исполнении выданных поручений: по любому  из них можно будет посмотреть, в каком состоянии оно находится (в работе, завершено, отложено), нарушен ли срок его исполнения.

На основе имеющейся информации можно строить аналитические отчеты по исполнительской дисциплине. Проще говоря, мы можем получить информацию о том, насколько загружен каждый сотрудник (сколько заданий у него в работе), в каком состоянии эти задания находятся, были они выполнены в срок или нет. Цель проста и понятна – собирать статистику  исполнения, на основе этих данных делать выводы об «узких местах» в организации рабочего процесса, об эффективности работы сотрудников и принимать меры, такие, как перераспределение ресурсов, изменение регламентов или  пересмотр системы мотивации.

Наполнение отчетов КИД создается в зависимости от того, с какой целью будет производиться мониторинг исполнительской дисциплины. Для выявления сотрудников, постоянно не соблюдающих сроки, составляются отчеты о просроченных поручениях; для подготовки данных по премированию – количество выполненных поручений за период. Также полезно создавать персональные отчеты, в которых каждый сотрудник найдет информацию по поручениям, находящимся у него в работе, на контроле и о выданных им поручениях.

Гораздо более важной задачей при построении  эффективной работы  компании является не сбор информации по факту исполнения, а создание таких условий, при которых сотрудники будут выполнять поручения в заданные сроки.  Для этого необходимо выстроить систему уведомлений, чтобы каждый сотрудник не забыл выполнить свое задание вовремя. Такие ответы, как «забыл» или «не видел» будут звучать значительно реже либо не будут звучать вовсе. Варианты реализации уведомлений различны:

оповещение сотрудника на рабочем месте через всплывающее окно, направление информации на электронную почту, цветовая индикация в отчете по поручениям (например, просроченные поручения выделяются красным цветом, с истекающим сроком – желтым).

Немаловажным моментом является автоматическое оповещение руководителя подразделения о невыполнении заданий его подчиненными.

В нашей практике был пример реализации следующей схемы: каждую ночь в системе снималась информация о поручениях, которые должны быть завершены в следующие сутки. Это информация автоматически рассылалась по электронной почте исполнителям заданий и руководителю подразделения. Таким образом, сотрудники данной компании в течение дня предпринимали все меры, чтобы выполнить задания  в срок. Если же часть поручений не исполнялась и  переходила в просроченные, они попадали в отчет о просроченных поручениях, который направлялся руководителю подразделения. Исполнителю же приходило уведомление о необходимости создать объяснительную записку о невыполнении поручения, причем этот документ должен быть создан также в системе электронного документооборота. Такой подход к задаче существенно повысил исполнительскую дисциплину у нашего клиента.

Естественно, что переход к работе в любой новой системе связан с определенной долей отторжения со стороны обычных пользователей. Тут очень важно создать правильную мотивацию для работы персонала с внедренным продуктом. Хочется привести пример решения данной проблемы у одного из наших клиентов.

Для того чтобы работа с документами и поручениями была целиком перенесена в СЭД, руководство приняло две меры («кнут и пряник»): распоряжение об обязательной регистрации документов и поручений в СЭД и, одновременно с этим, объявление конкурса на лучшего пользователя СЭД с существенной денежной премией.  Параллельно с этим велось постоянное обучение сотрудников работе с системой: соревнуясь, они стремились как можно быстрее научиться работать с программой.

В заключение хочу сказать, что при внедрении автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины нужно понимать, что ни одна система не решит организационных проблем предприятия. Автоматизированная система  является инструментом, позволяющим  воплощать в жизнь административные решения и утвержденные регламенты, причем очень эффективным инструментом, от использования которого выигрывают и руководители, и подчиненные.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль