Как использовать ЭП для внутренних документов?

25

Вопрос

Насколько необходимо использование ЭП для внутренних документов и в каких случаях?

Ответ

Электронная подпись необходима для придания документу юридической силы – тогда, когда требуются гарантии легитимности документа, внутри или снаружи организации. Легитимность означает соответствие установленному порядку его создания и согласования (внутри) и утверждения (снаружи). В случае внутренней документации установленный порядок должен быть описан внутренними правилами предприятия. Ими же описывается возможность существования безбумажного документа, например, служебной записки, и правила его подписания. Это не обязательно должна быть электронная подпись. Для служебной записки возможно установить правило, по которому она может считаться согласованной после отправки ее в конечную инстанцию электронным письмом по корпоративной электронной почте. Также может использоваться и усиленная ЭП, заверенная собственным удостоверяющим центром предприятия.

В любом случае, требуется положение об использовании электронной подписи для внутренних документов, в котором должны быть указаны виды документов, которые могут существовать в безбумажной форме, порядок выдачи сертификатов или паролей, если легитимность устанавливается на основании корпоративной электронной почты, порядок и сроки хранения электронных документов.

В ряде случаев, перечисленных в законодательстве, документ может существовать только в бумажной форме.


Вы узнаете больше о внутренних документах, если перейдете в материал.


Это касается, например, заявления о приеме на работу, увольнении, отпуске, которые по закону должны быть написаны собственноручно.

По мере развития программы электронного правительства и получения гражданами личных электронных подписей можно ожидать сокращения перечня таких исключительных документов. Причины, в частности, экономические: при работе с удаленными надомниками трудно обеспечивать легитимный оборот безбумажных документов.

В случае внешних документов, подписываемых руководством предприятия, для придания им юридической значимости в соответствии с Федеральный законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требуется квалифицированная электронная подпись, сертификат на которую выдается внешним удостоверяющим центром, прошедшим сертификацию в государственных уполномоченных органах. При этом внутренняя усиленная подпись может использоваться в процессе разработки и согласования документа до его подписания руководителем.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль