Как выбрать систему автоматизации работы коллегиальных органов?

21

Вопрос

Какие ошибки может допустить компания при выборе системы автоматизации работы коллегиальных органов и как минимизировать возможные риски проекта?

Ответ

Первая из возможных ошибок может произойти еще на этапе выбора подрядчика и программного продукта. Если в продуктовой линейке разработчика нет специализированного решения для автоматизации работы заседаний, то, вероятнее всего, на основе доступного функционала трудно будет реализовать такое специфическое решение. Кроме того, от разработчика требуется глубокое понимание специфики работы коллегиальных органов и тех бизнес-процессов, которые предстоит автоматизировать. Платформы, на базе которых подобные решения разрабатываются, действительно могут быть универсальными, но все же логичнее выбирать поставщика, в арсенале которого есть готовый специализированный продукт. Это значительно снижает технологические и организационные риски проекта. Если готовый продукт существует, следует обратить внимание на проектный опыт. Доверять лучше тем решениям, которые уже эксплуатируются большим числом заказчиков.


Все об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Когда программный продукт выбран, необходимо провести тщательную подготовку к проекту. Первое, что требуется сделать на начальном этапе, – очертить круг пользователей будущего решения, учесть их предпочтения и стиль работы. Это позволит определиться с типами рабочих мест, которые будут использоваться.

Например, если среди участников заседаний есть специалисты и руководители, регулярно работающие вне офиса, им нужно предоставить мобильное решение, которое позволит участвовать в подготовке заседаний дистанционно с помощью планшетов.

Если автоматизация затрагивает заседания, в которых могут принимать участие представители внешних организаций, то система должна обеспечивать корпоративный режим работы – возможность подключения сторонних пользователей к работе коллегиальных органов. Примером здесь могут служить наблюдательные советы крупных компаний – в таких заседаниях принимают участие независимые директора.

Кроме того, надо предусмотреть возможность применять в системе несколько форм документов (протоколов, выписок и пр.) в зависимости от типа заседаний, которые предполагается автоматизировать.

Например, протокол заседания рабочей группы может существенно отличаться от протокола, который подытоживает встречу совета директоров. В некоторых организациях формат протокола для заседаний высокого уровня закреплен нормативными актами, поэтому имеет смысл убедиться в том, что система способна реализовать эти требования.

Следует учесть и такой фактор, как возможность заочного голосования. При необходимости соответствующие инструменты должны быть реализованы в составе программного продукта, что позволит участникам заседаний выносить решения в заочной форме.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль