Активировать демодоступ

Секретариат

Как решается проблема длительного хранения документов?

10 мая 2016
28
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как решается проблема длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?

Ответ

Действительно, состояние физических носителей вызывает ряд сомнений. На сегодняшний день «вечных» вариантов хранения цифровых данных практически нет:

магнитные диски размагничиваются со временем, полупроводниковые накопители теряют заряд, а оптические диски, записанные в обычных условиях, тоже приходят в негодность.

Мы пока не сталкивались с проблемой носителей, ведь история электронных документов еще слишком коротка. А пока компаниям придется тщательно планировать хранение: обеспечивать резервное копирование и мониторинг.


Мы рассказывали ранее о текущем хранении документов в материале по ссылке.


Что касается форматов, то тут ситуация аналогичная. Следует помнить, что форматы хранения данных тоже устаревают, и надо выбирать тот вариант, который теоретически может быть более долговечен. Сегодня важные документы преимущественно создаются в форматах, которые являются открытыми, то есть сохраняют возможность прочитать документ даже без приложения, в котором его создали изначально.

Например, для текстовых документов это форматы .xml, .pdf, .txt и некоторые другие.  Мы можем просмотреть эти файлы почти в любом современном редакторе.


Вам будет полезно узнать о сроках хранения документов в материале по ссылке.


Пока в России нет устоявшейся практики работы с электронными документами длительного срока хранения, мы можем только предлагать ряд рекомендаций:

  • во-первых, использовать в электронном виде документы, чьи сроки хранения не превышают 15 лет. Для остальных документов – внимательно оценивать целесообразность их перевода в электронный вид, считать затраты на их длительное хранение в электронном виде;
  • во-вторых, использовать для документов общераспространенные открытые форматы, которые уже используются  в течение нескольких лет;
  • в-третьих, позаботиться заранее о резервном копировании и наличии устройств считывания тех носителей, на которых вы храните документы.

Думаю, что, следуя этим рекомендациям, вы обеспечите себе максимальные гарантии сохранности электронных документов.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.