Как решается проблема длительного хранения документов?

27

Вопрос

Как решается проблема длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?

Ответ

Действительно, состояние физических носителей вызывает ряд сомнений. На сегодняшний день «вечных» вариантов хранения цифровых данных практически нет:

магнитные диски размагничиваются со временем, полупроводниковые накопители теряют заряд, а оптические диски, записанные в обычных условиях, тоже приходят в негодность.

Мы пока не сталкивались с проблемой носителей, ведь история электронных документов еще слишком коротка. А пока компаниям придется тщательно планировать хранение: обеспечивать резервное копирование и мониторинг.


Мы рассказывали ранее о текущем хранении документов в материале по ссылке.


Что касается форматов, то тут ситуация аналогичная. Следует помнить, что форматы хранения данных тоже устаревают, и надо выбирать тот вариант, который теоретически может быть более долговечен. Сегодня важные документы преимущественно создаются в форматах, которые являются открытыми, то есть сохраняют возможность прочитать документ даже без приложения, в котором его создали изначально.

Например, для текстовых документов это форматы .xml, .pdf, .txt и некоторые другие.  Мы можем просмотреть эти файлы почти в любом современном редакторе.


Вам будет полезно узнать о сроках хранения документов в материале по ссылке.


Пока в России нет устоявшейся практики работы с электронными документами длительного срока хранения, мы можем только предлагать ряд рекомендаций:

  • во-первых, использовать в электронном виде документы, чьи сроки хранения не превышают 15 лет. Для остальных документов – внимательно оценивать целесообразность их перевода в электронный вид, считать затраты на их длительное хранение в электронном виде;
  • во-вторых, использовать для документов общераспространенные открытые форматы, которые уже используются  в течение нескольких лет;
  • в-третьих, позаботиться заранее о резервном копировании и наличии устройств считывания тех носителей, на которых вы храните документы.

Думаю, что, следуя этим рекомендациям, вы обеспечите себе максимальные гарантии сохранности электронных документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль