Возможен ли обмен документами с компаниями, где СЭД не используется?

25

Вопрос

В нашей организации установлена СЭД. Какие могут возникнуть трудности при сотрудничестве и обмене документами с компаниями, где ведется традиционный, бумажный документооборот?

Ответ

Для организации, использующей СЭД, основной проблемой в этом случае является невозможность полноценной автоматизации процесса обмена документами с компаниями, СЭД не использующими.


Вы узнаете больше о системе оценки качества работы сотрудников в СЭД, если перейдете в материал.


Действительно, если одним из участников взаимодействия является компания, не использующая СЭД и работающая исключительно с бумажными документами, обмен документами в обязательном порядке осуществляется с использованием бумажных носителей.

Схема обмена документами в процессе такого взаимодействия, как правило, следующая:

  1. Компания-отправитель документа (независимо от того, используется ли в этой компании СЭД или нет) оформляет документ на бумажном носителе и направляет его получателю традиционным способом, принятом для бумажных документов (по почте, курьером или нарочным).
  2. Компания-получатель документа регистрирует полученный документ. При этом сотруднику, выполняющему регистрацию, приходится вводить (в журнал регистрации или в СЭД) значения реквизитов документа вручную, считывая их с бумаги. Это рутинная, продолжительная процедура, в процессе которой высока вероятность ошибки.

Тем не менее можно постараться оптимизировать и эту технологию.

Так, в целях сокращения времени на передачу документов и повышения оперативности их выполнения можно наряду с отправкой оригинала документа традиционным способом передавать копию документа по факсу. В этом случае факс регистрируется и принимается к исполнению, а полученный позже оригинал может быть зарегистрирован либо как повторно полученный документ, либо как основной документ с отметкой о факте предварительного получения и принятия к исполнению факса.

Однако, несмотря на очевидную пользу такого подхода, он никоим образом не уменьшает нагрузку на регистратора документа в СЭД – перепечатывание значений реквизитов документа с его бумажной факсимильной копии ничем не отличается от перепечатывания этих же значений с бумажного оригинала.

Для того чтобы одновременно повысить скорость передачи документа и облегчить работу персонала, осуществляющего регистрацию документов, можно использовать технологию передачи электронных образов (отсканированных изображений) оригиналов документов по электронной почте.

Полученный электронный образ документа, так же как и факсимильная копия, может быть зарегистрирован, и документ принят к исполнению до получения оригинала документа, который, как обычно, направляется традиционным способом. При этом если на рабочем месте регистратора документа в СЭД установлено программное обеспечение, позволяющее выполнять копирование текста из электронного образа, процесс регистрации документа в СЭД существенно облегчается. Регистратору нет необходимости считывать и вручную вводить значения реквизитов, их можно просто копировать из файла электронного образа документа и вставлять в соответствующие поля регистрационной карточки документа в СЭД. Это гораздо быстрее, да и процент ошибок ощутимо меньше, чем при вводе значений вручную.

Таким образом, не отменяя передачу документов на бумажных носителях, можно внести корректировки в технологию обмена документами путем использования дополнительных технических и технологических возможностей.

Разумеется, в целях максимальной оптимизации процесса обмена документами (в частности, для обеспечения возможности обмена документами в электронном виде) желательно добиться полноценного взаимодействия между СЭД организаций – участников обмена документами.

Однако даже при отсутствии возможности обеспечения такого взаимодействия, без существенных усилий и дополнительных финансовых вложений можно усовершенствовать устаревший подход к работе с документами. При этом следует помнить о необходимости отражения выбранной технологии работы в нормативных документах организации (таких как инструкция по делопроизводству, регламент использования СЭД и т.п.), а также в документах, регламентирующих обмен документами между участниками обмена (например, договор или соглашение об обмене документами).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль