Какие функции включает в себя управление документами?

48

Вопрос

Какие функции включают в себя управление документами в системе электронного документооборота?

Ответ

Вся работа предприятия сопровождается документами – ведь решения, которое не задокументировано, фактически не существует. Для корректной работы организации необходимо фиксировать не только всю внешнюю переписку с другими предприятиями, но и внутреннюю жизнь организации: приказы, распоряжения и т. п. Таким образом, управление документами касается всех деловых процессов предприятия – без этого сложно представить себе его полноценную работу.

Классическая система электронного документооборота (СЭД) поддерживает все возможности, свойственные традиционному, «бумажному» документообороту. СЭД позволяет наиболее удобно организовать все стандартные делопроизводственные операции и избавить сотрудников от многочасового поиска и подбора необходимых им для работы документов, длительного ожидания в коридоре за дверями согласующих и подписывающих, от огромного количества никому не нужных копий каждого документа. В СЭД возможна быстрая обработка входящей и исходящей корреспонденции, создание, согласование, подписание (в том числе с использованием электронной подписи) приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников с документами, подготовка к заседаниям, работа с договорами и поручениями, отнесение дел в архив.


Эксперт делится важной информацией о уничтожении документов в материале по ссылке.


Современные СЭД, СЭД нового поколения, обладают еще более расширенным функционалом: теперь они предоставляют и такие возможности, которых в бумажном делопроизводстве нет. Рассмотрим подробнее некоторые из них.  

Фиксация «устных» поручений и контроль исполнения

Во многих организациях поручения передаются устно или посредством электронной почты.

В одной организации, например, такие поручения печатались на красной бумаге, чтобы не потерять и не забыть отработать – ведь исполнитель может забыть о поручении или отложить его выполнение на неопределенный срок.

Как следствие, процент устных поручений, выполненных качественно, точно и в срок, крайне мал.

Использование СЭД решает эту проблему – все устные поручения фиксируются в системе так же, как  и информация об их исполнении. Есть возможность настроить систему напоминаний. А руководитель может проконтролировать исполнение выданного им поручения даже с мобильного рабочего места.


Вам будет полезно узнать о документационном обеспечении управления в материале по ссылке.


Управление правами доступа к информации

Очень много вопросов возникает по поводу единого места хранения документов – часто руководителей волнует их кажущаяся доступность. Гибкое разграничение прав доступа в системе обеспечивает полную безопасность корпоративной информации, а единое место хранения позволяет иметь только одну версию документа, избегая дублирования документов с разными правками.

СЭД обеспечивает возможность дополнительно использовать электронную подпись (ЭП), что создает предпосылки для реализации в организации юридически значимого электронного документооборота.

Быстрый поиск по всей базе документов предприятия

В отличие от бумажного документа, электронный документ может быть найден быстро и легко. Эта возможность особенно важна для тех, чья работа связана с использованием большого количества документов.

Применение шаблонов для составления документов, списков согласования или ознакомления

При работе с документами некоторые операции часто повторяются. Это может быть регулярное создание отчетов, отправка договора на согласование по заданному маршруту, рассылка распоряжения на ознакомление и т.п. СЭД позволяет создать шаблон («рыбу») документа или рутинного действия – его использование поможет сэкономить время и избежать ошибок при заполнении.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль