Являются ли иски исходящей корреспонденцией?

14

Вопрос

У нас крупная организация и немаленький документооборот. Стоит СЭД, в которую включаются входящие и исходящие письма, внутренние документы (докладные записки и приказы). Есть поддержка и понимание важности наших задач со стороны генерального директора. Однако периодически обнаруживаются некие потоки, которые не вовлечены в документооборот организации, поскольку руководители данных подразделений не считают эти письма официальной перепиской, требующей регистрации где бы то ни было. Яркий пример – юридический отдел. В связи с этим вопрос: являются ли такие документы, как исковые заявления, претензии, письменные жалобы представителей в суде по доверенности исходящей корреспонденцией? Входят ли они в общий документооборот предприятия, требуют ли регистрации (со сквозной, общей нумерацией исходящих писем)? Если нет, то каким образом должен вестись их учет? И какими действующими в Российской Федерации нормативными документами я могу подкрепить свои аргументы?

Ответ

Начнем с заключительной части вопроса: какими нормативными документами, действующими в Российской Федерации, требуется вести учет (имеется в виду регистрацию) документов.


Читайте о системе электронного документооборота еще больше по ссылке.


Нормативных документов, которые бы распространялись на любые организации (с точки зрения организационно-правовой формы или формы собственности), не существует. Опираться можно только на Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, в которых говорится следующее:

«14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.


Читайте о входящих документах, чтобы не совершать ошибок.


18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день».


Подробнее об исходящих документах мы писали здесь.


Необходимость регистрации документов вытекает из общей логики ведения делопроизводства: без регистрации сложно обеспечить учет и контроль движения документов, именно по этой причине любая СЭД предусматривает регистрацию документа в системе (это часть действий по включению документа в систему).


Мы рассказывали ранее об организации работы с претензиями в материале по ссылке.


Первая часть вопроса касается того, какие документы включаются в СЭД. Это вопрос, на который вы должны ответить сами. Как правило, это решается еще на этапе обследования делопроизводства и постановки задач на автоматизацию (какие подразделения будут пользоваться системой, какие документы будут включаться в систему и др.). В принципе, нет никаких ограничений на включение этих документов в систему, но в конкретном случае может обнаружиться, что для включения этих документов в СЭД нужны дополнительные или иные поля в карточке (журнале) регистрации. Но и это вопрос решаемый. Возможно, потребуется создать отдельную подсистему (базу данных) для учета этих документов, как это обычно делается, например, для регистрации и учета договоров. Но если документы, которые у вас выпадают из СЭД, готовятся на бланке организации или отправляются (поступают) с сопроводительным письмом, то вести их регистрацию в СЭД можно в массиве входящих и, соответственно, исходящих документов. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль