Активировать демодоступ

Секретариат

Как правильно хранить приказы?

11 мая 2016
309
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Согласно срокам хранения, приказы о ежегодных отпусках хранятся 5 лет, приказы об отпуске без сохранения заработной платы и отпуске по уходу за ребенком – 75 лет. Мы ведем один журнал на все отпуска, и в период текущего хранения (например, в течение года) формируем эти приказы в одну папку. Но вот год закончился, и возникает вопрос – как быть дальше? Из-за разных сроков хранения приказы приходится разбивать по разным папкам, но при этом нарушается нумерация. Да и журнал получается один на все приказы об отпусках. Как правильнее делать: разбить эти приказы на отдельные дела и сделать отдельные журналы регистрации или оставить как есть и просто по окончании периода разносить их по разным папкам, как мы и делали раньше?

Ответ

Оба варианта, о которых вы говорите, возможны. Но, конечно, лучше сразу формировать приказы в разные дела, чтобы потом, по завершении года, не пришлось переформировывать дело.


Интересная информация о текущем хранении документов размещена здесь.


Конечно, для передачи дел в архив все равно придется проводить работу по их оформлению, но объем работы значительно уменьшится, если приказы сразу будут поступать на хранение в разные дела.

Одно дело может быть по очередным и учебным отпускам (срок хранения 5 лет), другое – для приказов по отпускам со сроком хранения 75 лет (отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком).


Более подробно о распорядительных документах вы можете узнать в статье.


Этот вариант формирования приказов об отпусках в дела и организации их хранения требует вести отдельную регистрацию для тех и других приказов, но он удобнее потому, что в каждом деле приказы будут располагаться не только по хронологии (по датам), но еще и в последовательности их регистрационных номеров. Это позволит обеспечить более надежный учет и контроль документов.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.