Как правильно хранить приказы?

152

Вопрос

Согласно срокам хранения, приказы о ежегодных отпусках хранятся 5 лет, приказы об отпуске без сохранения заработной платы и отпуске по уходу за ребенком – 75 лет. Мы ведем один журнал на все отпуска, и в период текущего хранения (например, в течение года) формируем эти приказы в одну папку. Но вот год закончился, и возникает вопрос – как быть дальше? Из-за разных сроков хранения приказы приходится разбивать по разным папкам, но при этом нарушается нумерация. Да и журнал получается один на все приказы об отпусках. Как правильнее делать: разбить эти приказы на отдельные дела и сделать отдельные журналы регистрации или оставить как есть и просто по окончании периода разносить их по разным папкам, как мы и делали раньше?

Ответ

Оба варианта, о которых вы говорите, возможны. Но, конечно, лучше сразу формировать приказы в разные дела, чтобы потом, по завершении года, не пришлось переформировывать дело.


Интересная информация о текущем хранении документов размещена здесь.


Конечно, для передачи дел в архив все равно придется проводить работу по их оформлению, но объем работы значительно уменьшится, если приказы сразу будут поступать на хранение в разные дела.

Одно дело может быть по очередным и учебным отпускам (срок хранения 5 лет), другое – для приказов по отпускам со сроком хранения 75 лет (отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком).


Более подробно о распорядительных документах вы можете узнать в статье.


Этот вариант формирования приказов об отпусках в дела и организации их хранения требует вести отдельную регистрацию для тех и других приказов, но он удобнее потому, что в каждом деле приказы будут располагаться не только по хронологии (по датам), но еще и в последовательности их регистрационных номеров. Это позволит обеспечить более надежный учет и контроль документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль