Как правильно хранить приказы?

97

Вопрос

Согласно срокам хранения, приказы о ежегодных отпусках хранятся 5 лет, приказы об отпуске без сохранения заработной платы и отпуске по уходу за ребенком – 75 лет. Мы ведем один журнал на все отпуска, и в период текущего хранения (например, в течение года) формируем эти приказы в одну папку. Но вот год закончился, и возникает вопрос – как быть дальше? Из-за разных сроков хранения приказы приходится разбивать по разным папкам, но при этом нарушается нумерация. Да и журнал получается один на все приказы об отпусках. Как правильнее делать: разбить эти приказы на отдельные дела и сделать отдельные журналы регистрации или оставить как есть и просто по окончании периода разносить их по разным папкам, как мы и делали раньше?

Ответ

Оба варианта, о которых вы говорите, возможны. Но, конечно, лучше сразу формировать приказы в разные дела, чтобы потом, по завершении года, не пришлось переформировывать дело.


Интересная информация о текущем хранении документов размещена здесь.


Конечно, для передачи дел в архив все равно придется проводить работу по их оформлению, но объем работы значительно уменьшится, если приказы сразу будут поступать на хранение в разные дела.

Одно дело может быть по очередным и учебным отпускам (срок хранения 5 лет), другое – для приказов по отпускам со сроком хранения 75 лет (отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком).


Более подробно о распорядительных документах вы можете узнать в статье.


Этот вариант формирования приказов об отпусках в дела и организации их хранения требует вести отдельную регистрацию для тех и других приказов, но он удобнее потому, что в каждом деле приказы будут располагаться не только по хронологии (по датам), но еще и в последовательности их регистрационных номеров. Это позволит обеспечить более надежный учет и контроль документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль