Как создавать документы в Google Docs?

78

Вопрос

Можно ли использовать Google Docs не только для совместной работы над документами и публикации результатов этой работы в Интернете, а еще, например, для подготовки текстовых документов?

Ответ

Да, это возможно. Рассмотрим основные функции, которые предлагает нам пакет Google Docs.

Копирование и вставка фрагментов текста

В процессе работы часто возникает необходимость вставлять фрагменты текста, скопированные или вырезанные из других документов (копирование и вырезание фрагментов из других документов проводится традиционными способами для тех приложений, в которых создавался документ). Чтобы вставить такой фрагмент в документ Google Docs, используйте Ctrl+V. Для копирования и вырезания нажмите комбинацию клавиш Ctrl+C и Ctrl+X соответственно.

Веб-буфер обмена

Веб-буфер обмена - область виртуальной памяти, используемая для временного хранения информации, скопированной или вырезанной из одного места в документе и предназначенной для вставки в другое. Иногда для копирования и вставки рекомендуется обратиться к меню веб-буфера обмена. Скопированные в такой буфер фрагменты сохраняются и связываются с используемым аккаунтом Google. То есть можно скопировать несколько выделенных областей, которые будут сохранены, а впоследствии выбрать нужную для вставки. Удобство заключается в том, что вставку фрагмента, скопированного на одном компьютере, можно осуществить на другом. Чтобы скопировать выделенную область с помощью веб-буфера, сделайте следующее:

  1. Выделите элементы, которые нужно копировать.
  2. Нажмите на панели инструментов документа кнопку веб-буфер обмена.
  3. Выберите команду Copy selection to web clipboard (Копировать выделенное в веб-буфер).
  4. Установите курсор в том месте того документа, где необходимо разместить скопированный фрагмент, и нажмите на кнопку веб-буфера - появится скопированное содержимое.

Если скопировано несколько областей, то в буфере обмена отобразится список всех недавно скопированных элементов.

Выберите из предложенного перечня те данные, которые нужно вставить. В зависимости от выбранных данных будут предложены различные форматы для вставки скопированного содержания.

К примеру, HTML-код (Pastе as HTML) или обычный текст (Pastе as rich text) – соответственно, требуется выбрать необходимый вам формат.

Вставка ссылок  на веб-страницы

Для вставки ссылок установите курсор в нужное место и выберите пункт главного меню Insert (Вставка)Link (Ссылка), после чего будет открыто окно редактирования ссылки. В этом окне в поле Text to display (Текст для отображения) введите текст, щелчок по которому будет обеспечивать переход по ссылке. Затем проверьте установку переключателя на опцию Web address (Веб-адрес). А в поле URL for the link (URL для ссылки) вставьте скопированный из адресной строки браузера адрес страницы.

В результате в тексте документа появится подчеркнутый текст, установка курсора на который открывает меню ссылки, состоящее из следующих пунктов и опций:

  • Сама ссылка, щелкнув которую, можно перейти к соответствующей странице.
  • Change (Изменить) - открывает окно для внесения изменений в параметры ссылки.
  • Remove (Удалить) - применяется для удаления данной ссылки, при этом текст из поля Text to display становится просто текстом документа.

Вставка адреса электронной почты

В целом процедура вставки адреса электронной почты аналогична описанному выше порядку вставки ссылки. Только в окне редактирования ссылки следует выбрать E-mail Address (Адрес электронной почты), и в соответствующем окне ввести адрес почты, на который при щелчке по данному тексту будет отправляться сообщение. При этом используется стандартный клиент электронной почты, установленный на вашем компьютере.

Вставка иллюстраций

Google Docs позволяет добавлять изображения форматов *.GIF, *.JPG и *.PNG, причем, размер изображения не должен превышать 2 Мб.

Процесс вставки картинок и изображений в текстовый документ представляет собой следующий алгоритм действий:

  1. В пункте главного меню Insert (Вставить) выберите команду Image (Изображение). В раскрывшемся окне Вставки изображения выберите одну из нужных вам опций:
  • Upload (Загрузка), после чего найдите изображение на жестком диске своего компьютера и нажмите кнопку Upload (Загрузить).
  • URL (рис. 5) - вставьте URL-ссылку изображения и нажмите кнопку Select (Выбрать). Прежде чем вставлять URL-ссылку изображения, его нужно скопировать. Чтобы это сделать, щелкните правой кнопкой мыши по картинке в браузере при просмотре картинки и в открывшемся меню выберите команду Копировать URL картинки.

URL (англ. Universal Resource Locator — универсальный локатор ресурса)_ — это стандартизированный способ записи адреса ресурса в сети Интернет.

  • Google Image Search (Поиск картинок Google). Введите поисковый запрос и нажмите кнопку Search images (Поиск картинок) рядом со строкой запроса. Данная опция позволяет выбирать картинки из ограниченного числа изображений, на которые имеются права использования.
  • Picasa Web Albums  (Веб-альбомы Picasa) – позволяет выбирать изображение из какого-либо вашего веб-альбома Picasa. Picasa Web Albums – это популярый сервис для публикации в Интернет фотографий и изображений.

Чтобы удалить изображение, нажмите клавиши Ctrl+X или откройте пункт главного меню Edit (Изменить) и выберите команду Cut (Вырезать). Можно также выделить изображение и нажать клавишу Delete.

Еще одним способом вставки изображения в документы Google Docs является перетаскивание иконки файла изображения с рабочего стола, из окна проводника любой папки, а также с веб–сайтов. Нажмите на изображение и перетяните его на то место документа Google, где это изображение должно располагаться.

Автоматическое исправление текста

Функцию автоматического исправления можно использовать для автоматической замены определенного слова на другое слово (набор слов или символов) сразу после ввода этого слова.

Это может быть полезно для исправления слов, в которых часто делаются одни и те же опечатки, или для вставки символов, например, если требуется заменить "(с)" на знак авторского права "©".

Чтобы включить автоматическое исправление для определенных слов, в которых часто делаются опечатки, кликните правой кнопкой мыши на слове, в котором сделана ошибка, выберите Always correct to (Всегда исправлять на) и назначьте из меню правильный вариант.

После этого каждый раз, когда вы будете делать такую ошибку в этом слове в документах Google, слово будет автоматически заменяться выбранным вариантом. Но можно и не настраивать автоматическое исправление, а просто выбрать из предложенного списка подходящее слово.

Чтобы отключить автоматическое исправление для определенного слова, в пункте главного меню Tools (Инструменты) выберите Preferences (Настройки) и в открывшемся окне снимите флажок напротив слова, для которого требуется отключить автоматическую замену, или нажмите на значок «х» справа от слова, чтобы удалить строку.

Также можно добавить другой текст, который следует автоматически заменять. Для этого в окне настройки параметров автоматического исправления (Preferences) в первой строке введите в столбцах Заменить и На заменяемый и подставляемый текст соответственно. Если нужно отключить любую замену текста, снимите флажок Automatic substitution (Автоматическая замена).

Шрифт

При создании документов Google по умолчанию используется шрифт Arial. Чтобы его изменить, выделите текст и выберите другой нужный шрифт из раскрывающегося меню на панели инструментов.

Нужно отметить, что не все представленные в списке шрифты имеют поддержку для русского языка.

Чтобы в раскрывающемся списке выбора шрифта отображались только те, использование которых возможно для русского языка, откройте пункт главного  меню File (Файл), выберите пункт Language (Язык)  и в списке выберите Русский.

Размер шрифта можно поменять, выбрав из соответствующего раскрывающегося списка нужный размер.

Стили 

Возможности стилевого форматирования в Google Docs гораздо скромнее по сравнению с MS Word. В окне раскрывающегося списка панели инструментов Стили отображается стиль текущего фрагмента текста, который можно изменить. Данный список содержит стиль Normal text (Обычный текст) и стили Heading 1- Heading 6 (Заголовок 1 - Заголовок 6) для оформления заголовков разделов текста. При этом возможности настройки параметров этих стилей отсутствуют.

Прочие параметры форматирования

Остальные параметры форматирования, такие как начертание символов, выравнивание, настройка межстрочного интервала, изменение отступа (кнопки с голубыми стрелками вправо и влево), создание маркированного списка, настраиваются традиционно с помощью кнопок панели инструментов или посредством команд пункта главного меню Format (Формат).

К примеру, для изменения цвета текста и изменения фона текста после выделения фрагмента следует нажать соответствующие кнопки на панели инструментов и выбрать нужный цвет. Обратите внимание, что текущий цвет помечен галочкой.

Итак, мы рассмотрели основные инструменты для редактирования и форматирования документов в Google Docs. Как можно убедиться, все они очень просты и понятны в использовании и позволят вам в любых условиях подготовить грамотно оформленный документ.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль