Что такое «режим структуры документа»?

41

Вопрос

Что такое «режим структуры документа», и какую практическую пользу он приносит при работе в MS Word 2007?

Ответ

В MS Word 2007 существует специальный режим, в котором очень удобно перемещать разделы, пункты и т. п.

Для перехода в режим структуры документа служит кнопка Структура группы Режимы просмотра документа ленты Вид.

При этом появляется контекстная лента Структура, состоящая из двух групп: Работа со структурой и  Главный документ, а также кнопки Закрыть режим структуры.

В режиме просмотра структуры документа отображается иерархия элементов текста. Отметим еще раз, что прежде чем использовать данный режим, необходимо отформатировать документ с применением стилей заголовков.

Как было уже упомянуто, стиль Заголовок 1 соответствует уровню 1 и т. д.

Основное удобство при просмотре документа в этом режиме заключается в том, что есть возможность настраивать отображение любого уровня структуры, скрывая при этом те уровни, которые занимают более низкую иерархию. Для этого надо выбрать нужный уровень из раскрывающегося списка Показать уровень.

Слева от каждого элемента текста, имеющего подуровни, присутствует значок «+». Двойной щелчок на значке позволяет отобразить/скрыть подуровни.

Уровни можно перемещать вверх/вниз относительно друг друга, а также изменять само значение уровня на более низкое/высокое. Для этих целей служат зеленые (для изменения уровня текста) и синие (для изменения последовательности разделов и т. п.) стрелки, расположенные слева на панели Работа со структурой.

При работе в режиме структуры форматирование текста по умолчанию не отображается.

Чтобы вернуться в режим разметки страницы, надо Закрыть режим структуры.

Работа с очень большим документом – группа «Главный документ». Эта технология оправдывает себя, если работа ведется с документами, содержащими очень большое количество страниц. В данном случае составные части документа хранятся не в отдельных файлах, а в так называемом главном документе, который должен быть предварительно структурирован.

Для работы с большими документами предназначена группа Главный документ контекстной ленты Структура.

Создаем новый документ, который будет являться главным, затем – в зависимости от того, существуют или нет составные части документа, так называемые вложенные документы, – воспользуемся кнопками Создать (если необходимо создавать вложенные документы) и Вставить (если файлы вложенных документов уже существуют).

После вставки или создания вложенного документа становится активной кнопка Свернуть вложенные документы, в результате действия которой появляется возможность в главном документе увидеть ссылки на вложенные документы.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по значку с изображением документа {C}{C}Что такое «режим структуры документа»?слева от ссылки на него открывает вложенный документ в отдельном окне.

Если для создания вложенного документа использовалась кнопка Создать, то в результате ее действия в главном документе образуется еще один раздел, а в правой его части появляется значок документа. Двойной щелчок по этому значку открывает вновь созданный документ, который после внесения в него изменений нужно сохранить.

Если необходимо разделить один из вложенных документов, выделите абзац, с которого должен начинаться новый вложенный документ – станет активной кнопка Разделить, нажатие на которую и приведет к созданию еще одного вложенного документа. Не забудьте сохранить его, открыв в отдельном окне, либо при сохранении главного документа сохраните новый вложенный документ автоматически под именем, составленным из первых знаков его заголовка.

Чтобы объединить вложенные документы, поместите их последовательно, выделите первый из документов, который следует объединить, щелкнув его значок, затем нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последний значок в группе вложенных документов, подлежащих объединению. После этих действий станет активной кнопка Объединить, нажатие на которую приводит к объединению помеченных вложенных документов под именем первого из них.

 Объединяемые документы не должны быть заблокированы. Документы блокируются, если они свернуты, и в некоторых других случаях. Для блокировки/разблокировки используется кнопка Заблокировать документ.

Если главный документ просматривать в режиме разметки страницы, то никакой разницы заметно не будет – все будет выглядеть так, будто это один единый документ. Вносить изменения можно как во вложенные документы отдельно, так и через главный документ.

При использовании данной технологии старайтесь, чтобы главный и вложенные документы хранились в одной папке и перемещались/копировались также все вместе.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль