Как заменить СЭД в связи с расширением?

35

Вопрос

В 2007 году мы внедрили систему электронного документооборота. Сейчас компания значительно выросла, появились филиалы в соседних областях, а сама организация стала холдингом. Соответственно, количество задач, поставленных перед СЭД, заметно увеличилось. Пожалуйста, подскажите, можно ли увеличить охват системы таким образом, чтобы она обслуживала не только головную фирму, но и все остальные структурные подразделения, а также решала новые задачи.

Ответ

Насколько понятно из поставленного вопроса, СЭД, внедренная в 2007 году, обладала минимальной функциональностью, которая заключалась скорее всего в регистрации входящей, исходящей и внутренней  документации и обеспечении контроля исполнения поручений. Безусловно, в случае быстрого роста компании и реорганизации ее структуры в территориально-распределеную должна эволюционировать и система электронного документооборота - для того, чтобы обеспечить поддержку растущих потребностей вашей организации.


Подробнее о системе электронного документооборота мы написали в материале по ссылке.


Как можно решить эту проблему? Во-первых, если у вас в компании есть собственные ИТ-специалисты, способные самостоятельно подключить к системе новых пользователей/подразделения/филиалы, то можно обратиться к ним; во-вторых, вы можете  связаться с компаний, которая проводила внедрение СЭД, чтобы ее специалисты выявили новые потребности вашей организации, подключили к СЭД новые структурные подразделения и филиалы, а возможно, и обновили версию системы, доработав ее функционал таким образом, чтобы обеспечить покрытие новых потребностей.

Существует вероятность того, что компания, осуществивщая внедрение несколько лет назад, в настоящее время либо изменила область деятельности, либо полностью ушла с рынка. В этом случае необходимо обратиться к вендору СЭД - компании, которая создала систему электронного документооборота. Вероятнее всего, вам порекомендуют новую компанию-партнера в Ростове-на-Дону или области, которая поможет решить возникшую проблему. Если же вас не устраивает функциональность предлагаемых решений или эта компания просто «переросла» ту СЭД, которая отлично справлялась с возложенными на нее ранее задачами, то существует третье (отмечу, далеко не бюджетное – но весьма кардинальное) решение:  выбрать нового поставщика системы электронного документооборота и выбрать СЭД, которая заново автоматизирует документооборот и отчасти обновит методологию управления, принятую в организации, таким образом, чтобы она стала более прозрачной и эффективной. При этом необходимо обратить внимание на следующие факторы:

  • новая система должна обеспечить возможность импорта документов из старой, чтобы продолжить работу со всей той документацией, которая использовалась в предыдущей СЭД;
  • новая система должна эффективно работать в территориально-распределенной компании, а также легко масштабироваться (устанавливаться на дополнительные рабочие места, в структурные подразделения компании, развиваться функционально);
  • производителем новой системы должна быть компания, достаточно долго работающая на рынке (не менее 10-15 лет) - это исключит возможность ситуации, когда вас оставят «наедине» с вашими проблемами;
  • c точки зрения функциональности новая СЭД должна поддерживать управление бизнес-процессами. Такая система позволит в дальнейшем самостоятельно и с минимальными временными и финансовыми затратами автоматизировать любые документоориентированные процедуры и изменять их в зависимости от потребностей бизнеса;
  • подсистема, в которой хранятся непосредственно документы, называемая СУБД (система управления базами данных), должна быть по-возможности такой же, какую вы использовали ранее – тогда удастся значительно сэкономить при лицензировании системы. Основными представленными на рынке являются следующие СУБД: Microsoft SQL, Oracle и IBM Lotus Domino/Notes. В любом случае, стоит проконсультироваться с техническими специалистами компании-производителя либо той компании, которая будет осущетсвлять непосредственное внедрение.

Если вы, со своей стороны, уделите должное внимание не только функциональности новой системы электронного документооборота, но и техническим и финансовым аспектам внедрения, то обеспечите компании возможность развиваться с единой информационной системой 10 лет и более, причем система будет всегда актуальной и обеспечит все потребности бизнеса компании вне зависимости от ее территориальной распределенности, появления новых направлений бизнеса и т.д. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль