Что такое работа в СЭД с групповыми задачами?

21

Вопрос

Что представляет собой работа в СЭД с групповыми задачами?

Ответ

Проще всего работу в СЭД с групповыми задачами проиллюстрировать на примере. Рассмотрим в общих чертах проект строительства любого промышленного или производственного объекта.


О системе оценки качества работы сотрудников в СЭД читайте подробнее здесь.


Под объектом можно понимать электроподстанцию, котельную, цех деревообработки и вообще любое производство.

Соответствующие работы всегда связаны с необходимостью решения множества коллективных задач и обработки большого объема документов, и потому пример будет наглядным.

Если рассматривать такой проект с позиции подрядчика, выполняющего работы по строительству и пусконаладке оборудования, то возникают, как минимум, три больших потока документов и задач.

Первый из них связан с внутренними бизнес-процессами компании-подрядчика и состоит из нескольких типов документации, включая договорную, сметную и собственно проектную. Последний тип документации касается сроков, этапов, взаимодействия различных служб и внутренних согласований. Это уже немалый объем контента и связанных с ним задач, выполнение которых зависит от сотрудников самых разных специализаций – от бухгалтерии и юристов до логистики и технических служб подрядчика.

Второй поток – это разрешительная документация, которая, безусловно, должна быть связана с проектной. К определенному этапу строительства необходимо иметь на руках согласования от соответствующих ведомств.

Ростехнадзор, Росприроднадзор, Росэкспертиза  — это лишь некоторые из них.

Если разрешения не получены вовремя, это будет означать перенос сроков, а значит, возникнут дополнительные издержки, не говоря уж о недовольстве заказчика и риске расторжения контракта.

Третий из рассматриваемых потоков задач касается взаимодействия с заказчиком.

Что делать, если необходимого оборудования нет на складе или его доставка потребует дополнительного времени и расходов? Можно ли заменить отдельные материалы и  технику на продукцию других производителей? Готов ли заказчик согласиться на более дорогие комплектующие здесь и сейчас или согласен ждать следующей поставки? Какая из сторон берет на себя получение той или иной разрешительной документации? Требуется ли дополнительная независимая экспертиза по тому или иному вопросу строительства?

Таких вопросов даже в ходе типового проекта возникают десятки, и все они требуют обсуждения и согласования с заказчиком.

В отдельный поток можно выделить задачи, появляющиеся в ситуациях, когда к строительству привлекаются субподрядчики.

Как упорядочить работу над всеми этими задачами и документами? Если бы речь шла о классическом электронном документообороте – фактически никак. Каждый отдельный поток можно представить в виде цепочек входящих, исходящих и внутренних документов. Но увязать весь этот объем контента в рамках одной системы и добиться соблюдения сроков проекта и нормального взаимодействия всех служб  невозможно, во всяком случае, с помощью классического ЭДО: либо контент, либо процесс – что-то одно.

Однако в современных СЭД существуют инструменты, позволяющие объединить сложные процессы и контент, связать документы и задачи с людьми, ответственными за их совместную обработку. Такие инструменты относятся к сфере адаптивного кейс-менеджмента (Adaptive Case Management). При использовании технологий ACM большой проект — строительство сложного объекта — объединяется в подобие локальной социальной сети, отделенной от контура делопроизводства, но использующей интерфейс СЭД.

Эта сеть объединяет только необходимых для проекта сотрудников и только необходимые для проекта документы. Дополнительно, но все в той же сети и в том же интерфейсе СЭД, пользователям доступны удобные средства планирования, согласования и контроля за ходом проекта. При необходимости внести в процесс изменения, а она возникает с учетом сложности и вариабельности задач, это делается либо основным владельцем кейса, либо ответственным квалифицированным сотрудником, отвечающим за определенный этап работ.

В итоге кейс становится удобной средой, в которой комплексные коллективные задачи решаются наиболее оптимальным способом — на основе компетенций участников проекта, а не на основе директив и регламентов, применяемых в классическом документообороте.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль