Активировать демодоступ

Секретариат

Как эффективно организовать хранение договоров в холдинге?

13 мая 2016
289
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как эффективно организовать хранение договоров в холдинге? Дело в том, что у нас много ООО. Можно ли действующие договоры хранить в бухгалтерии? Как лучше организовать регистрацию договоров: централизованно или секретарь каждого ООО будет регистрировать их у себя?

Ответ

Как правило, когда создаются холдинги и группы компаний договором предусматривается то, как именно распределяются управленческие функции между организациями, входящими в их состав, в том числе это касается ведения бухгалтерского учета, управления персоналом, ведения делопроизводства. Понятно, что вопросы регистрации договоров и организации их текущего хранения – это вопросы частного характера, поэтому вы должны сами определить, как в вашем случае лучше организовать работу с договорами.


Важную информацию о сроках хранения документов вы найдете в материале здесь.


Вы правы, что хранить договоры разумнее в бухгалтерии, поскольку на основании этих документов осуществляются взаиморасчеты, а вот регистрироваться они могут либо централизовано (например, в управляющей компании, если в вашем холдинге одна из компании наделена такими правами), либо в каждой компании. В последнем случае необходимо продумать систему регистрационных номеров.


Читайте о журналах регистрации документов больше информации в статье по ссылке.


Чтобы по регистрационному номеру можно было определить, в какой из ваших организаций зарегистрирован договор, нужно, чтобы в состав регистрационного номера входил код организации.

Естественно, что для этого нужен классификатор ваших организаций с присвоенными им кодами. Коды могут быть как цифровыми, так и буквенными. Регистрационный номер договора в этом случае будет состоять из следующих частей:

порядковый номер договора (в пределах календарного года) / код организации / год, в котором заключен договор (можно включать две последние цифры года, чтобы сократить количество знаков в регистрационном номере).


Статья о договорах поможет вам не допускать ошибок в работе.


В принципе, и в первом случае при централизованной регистрации можно использовать этот же принцип построения регистрационного номера договора, но это не обязательно, так как основным идентификатором договора будет порядковый номер. Во втором случае, при самостоятельной регистрации договоров в каждой организации, порядковые номера договоров в течение года у разных организаций будут совпадать, поэтому основным идентификатором будет код организации.


Важную информацию о текущем хранении документов вы найдете в материале здесь.


Чтобы установить определенный порядок регистрации и организации текущего хранения договоров, управляющей компании необходимо издать об этом приказ или разработать локальный нормативный акт о работе с договорами (ведении договорной работы) и обеспечить его применение всеми организациями холдинга.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.