Как ECM-системе заработать в полную силу?

3

Вопрос

Что необходимо для того, чтобы ECM-системы заработали в полную силу?

Ответ

Начнем с того, что ECM-системы в мире, да и в России, уже работают в промышленном режиме и в полную силу. Бизнес понимает их эффективность и выгоду.

Так, по данным AIIM, лидирующей в мире организации, объединяющей профессионалов в области управления корпоративной информацией, автоматизация бизнес-процессов приводит к сокращению оборота бумажных документов более чем на 40%. Заметна также и обратная тенденция: вывод бумаги из оборота повышает производительность бизнес-процессов практически на 30%, а в случае наиболее профессиональных реализаций этот показатель может возрасти до 35% и более.

В промышленности ECM-системы применяются чаще всего в сервис-ориентированных отраслях, а именно там, где требуется обеспечить максимально оперативную реакцию на запросы клиентов: в банковской сфере, страховых компаниях, телекоммуникациях, или там, где требования к документационному обеспечению наиболее высоки: в органах государственного управления, фармацевтике, пищевой промышленности, здравоохранении и т.д. Трудно назвать наилучшую задачу для документооборота, но можно назвать наиболее востребованные:  

управление расчетами с поставщиками, управление договорной работой, управление качеством, документационное обслуживание эксплуатации оборудования и другие.

Во всем мире главными стимулами внедрения ECM считаются следующие:

  •  обеспечение соответствия требованиям регуляторов рынка и уменьшение рисков;
  •  снижение себестоимости бизнес-процессов и повышение их производительности.

Эти факторы в среднем по рынку практически равнозначны, однако первый фактор, как ни странно, превалирует именно у крупных компаний.

Однако, как мы знаем, за небоскребами с неоновыми вывесками скрываются здания попроще, и там идет совсем другая жизнь.

Так, в 19,5% случаев попыток отказа от бумаги количество бумажных документов в компании не только не уменьшилось, но даже возросло. Впечатляющее меньшинство компаний имеют ровно одну ECM-систему, таких только 21%, в то время как более типичным является наличие двух или трех систем – в 26% случаев, и этот показатель достигает 43% в крупных организациях.

При этом многих такая ситуация, что понятно, не устраивает из-за своей низкой эффективности, и почти 54% компаний имеют своей стратегической целью перейти к единой ECM-системе от единого вендора, включая тех, кто готов построить такую систему заново или решить эту задачу миграцией контента. Было бы нечестно не упомянуть о тех 35% компаний, которые осознанно (или вынужденно) согласны поддерживать несколько мелких систем по подразделениям или интегрировать специализированные системы от различных вендоров, что сказывается на эффективности корпоративной работы с контентом.

Это говорит о том, что построение единой промышленной корпоративной системы есть сложный, длительный и капиталоемкий процесс, и далеко не все компании могут себе это позволить. Речь идет не только о стоимости лицензий. Необходимо планировать затраты на перестройку бизнес-процессов, обновление программного обеспечения, на сопровождение, поддержку, развитие новой системы, обучение сотрудников, эксплуатационные затраты в целом, включая неизбежную интеграцию с другими системами, импорт документов из устаревающих систем и утилизацию многих тонн ставшей никому уже не нужной бумаги. На самом деле это и есть главная причина не столь широкого, как могло бы быть, использования ECM в бизнесе.

Компания, внедряющая ECM-систему, должна в первую очередь оценивать экономические эффекты для того, чтобы система по меньшей мере окупала свое существование. Это само по себе не является простой задачей на применение правил арифметики и требует понимания рынка, возможностей и особенностей эксплуатации целого ряда очень разных по своему назначению ECM-систем.

Правильно спроектированная и приносящая пользу бизнесу ECM-система не просто будет работать в полную силу. Вам никто не позволит ее использовать даже на 95% от ее рабочей мощности. Из этой системы бизнес выжмет все: включая то, о чем ее проектировщики даже и не догадывались.

С этой точки зрения наличие или отсутствие того или иного положения в законах имеет крайне несущественное значение. Если работа системы противоречит или не соответствует законодательству – вам просто не дадут денег на ее внедрение. А если она может работать и обеспечивать бизнес, то – посторонись и не мешай работать серьезным людям.

Карл Маркс был абсолютно прав, говоря: «Обеспечьте капиталу 10% прибыли, и капитал согласен на всякое применение, при 20% он становится оживленным, при 50% положительно готов сломать себе голову».

Конечно, нам бы не помешал и закон о юридической значимости электронных документов, и законодательство относительно электронной подписи было бы полезно еще немного улучшить, однако отсутствие подобных законов не может являться препятствием для того, чтобы создать промышленно и в полную силу работающую ECM-систему. А вот как основа и повод для манипуляций и ничегонеделанья, это, безусловно, то, что надо. Зачем нам так напрягаться, искать финансирование, учиться, что-то проектировать, перестраивать, оптимизировать и внедрять? Законов нужных нет, а мы лучше в Интернете почитаем, как красиво люди на Западе внедряют ECM…



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль