Как вводить данные во фронт-офисе?

19

Вопрос

Во фронт-офисе, в отделе, где собирают входящую документацию от клиентов и поставщиков, мы хотим внедрить систему автоматизированного ввода. Какие существуют особенности организации ввода данных во фронт-офисе?

Ответ

Организация работы с бизнес-документами, например, с документами от контрагентов, отлича­ется от таковой с корреспонденцией и распорядительными документами. В первую очередь, это связано с тем, что бизнес-документы:

  •  являются основанием для выполнения операций в финансово-учетных системах;
  •  данные этих документов очень часто используются при заполнении экранных форм прово­док (инфозаписей) соответствующих финансовых операций;
  •  документы должны быть доступны службам контроля и аудита для выполнения разнообраз­ных проверок, т.е. они должны храниться в гарантированно неизменяемом виде в течение длительного времени.

В связи со сказанным, ввод финансовых документов должен быть аккуратным, достоверным и оперативным.

«Аккуратный» означает, что поступивший документ должен быть однозначно и безошибочно привязан к конкретной проводке (инфозаписи), соответствующей финансовой операции, т.е. к той, основанием для которой он является. Невозможность осуществить такую связку означает невозможность использования данных, извлеченных из документа, и последующего контроля вы­полненной операции.

«Достоверный» означает, что данные из документов должны быть извлечены с минимальным количеством ошибок, что позволит сократить затраты ручного труда на последующую обработку.

И, наконец, «Оперативный» означает, что полный цикл обработки финансово-хозяйственного до­кумента должен завершиться не позднее суток с момента поступления документа. Это требование может очень сильно влиять на производительность системы, особенно в конце учетных периодов.

Итак, как же добиться таких показателей, как организовать работу с входящими документами контрагентов? Тут самое важное – правильно выстроить весь процесс обработки и использо­вать подходящие для этой задачи промышленные технологии.

С технической точки зрения самой простой задачей является достижение достоверности и опера­тивности. Все современные программные системы управления массовым вводом (ABBYY, EMC, Kofax, OpenText и др.) способны обработать практически неограниченные объемы документов, автоматически настраиваться на формат документа, извлекать данные из него с очень высоким уровнем достоверности, лишь бы хватало вычислительных ресурсов и позволяло качество доку­мента.

Также очень полезно выделить рабочие места в соответствии с выполняемыми на них опе­рациями, а именно разделить обработку документа бухгалтером и ввод документа.

Собственно ввод документов должен осуществляться в специализированном подразделении. Именно это по­зволит применять промышленные, высокопроизводительные и надежные технологии массового ввода документов и распознавания их данных.

Сложнее обстоит дело с организацией связи между бизнес-объектом и документом, а также по­следующим хранением введенных документов. Наиболее простым и удобным способом органи­зации связи между ними является штрихкодирование. Например, возможным сценарием работы может быть следующий:

  1. При поступлении документа на обработку бухгалтер выполняет предварительное создание проводки/бизнес-объекта в финансово-учетной системе, при которой, возможно, не все поля проводки/инфозаписи будут заполнены.
  2. Бухгалтер распечатывает этикетку со штрих-кодом, идентифицирующим про­водку/инфозапись, и наклеивает ее на документ. Документ поступает в службу сканирова­ния.
  3. При сканировании программное обеспечение распознает штрих-код, на основании чего осу­ществляет привязку электронного образа документа к бизнес-объекту, а извлеченные данные использует для окончательного заполнения всех полей проводки/инфозаписи.

Возможны и другие сценарии, например:

  1. Документ штрихкодируется и сканиру­ется оператором.
  2. Поступает в электронный архив.
  3. На основании распознанной информации ПО осуществляет предварительное создание проводки/инфозаписи.
  4. С применением средств управления потоками работ или автоматизации бизнес-процессов электронный образ документа (или сам бумажный документ) поступают к бухгалтеру на обработку.

Для идентификации доку­мента бухгалтер может использовать ручной сканер для считывания штрих-кода. Выбор сценария зависит от типа документа и особенностей конкретной компании. Понятно, что если точка ввода документов географически отделена от центра обработки на тысячи километров, то работа бухгалтера с бумажным документом будет невозможна.

Нам осталось только понять, как же физически в электронной системе может быть осуществлена привязка документа к бизнес-объекту и как хранить документы – ведь офисный степлер для элек­тронных документов не используешь, в общую директорию контракты не выложишь. Произво­дители разных финансово-учетных систем используют для этого различные доступные им возможности. Наиболее функционально развитые средства этого рода представлены в SAP ERP.

СЛОВАРЬ

SAP ERP (англ. SAP Enterprise Resource Planning – система управления ресурсами предприятия) –полнофункциональное ERP-решение, представляющее собой набор пакетов и модулей, которые можно развертывать по мере необходимости.

Тут для хранения образов документов используется специализированный архивный сервер, а для организации связи между бизнес-объектом и образом документа применяется специализированное программное обеспечение, известное как протокол ArchiveLink. Он и выполняет роль электронного степ­лера.

Этот подход предпочитают все ведущие игроки рынка архивирования бизнес-документов и управле­ния контентом.

Однако наибольшие возможности предоставляет продукт SAP Document Access by OpenText, также построенный на основе использования протокола ArchiveLink и который сама компания SAP рекомендует использовать для этих целей. Продукт разработан компанией OpenText и распространяется компанией SAP. Он реализует не только все необходимые нам возможности сканирования, распознавания штрих-кодов, архивирования документов, привязки документов к бизнес-объектам, но и, что очень важно, удобные средства отображения бизнес-объектов, отобран­ных по заданному пользователем критерию, совместно с привязанными к ним первичными биз­нес-документами и другими, относящимися к ним, бизнес-объектами. Благодаря этому меха­низму пользователь получает удобное и наглядное представление логической структуры элек­тронного архива. Подобные возможности отсутствуют в любой другой представленной на рынке системе.

Как правило, комплексное решение задачи ввода первичных бухгалтерских документов обычно осуществля­ется в рамках проектов по созданию архивов первичных финансово-хозяйственных документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль