Как организовать работу с ЭП в ЕСМ-системе?

4

Вопрос

Как организовать работу с ЭП в ЕСМ-системе?

Ответ

Вопрос о целесообразности и необходимости использования электронной подписи при работе в промышленной ЕСМ-системе весьма актуален и обсуждается многими заказчиками при специфи­цировании требований к своей будущей системе.

С нашей точки зрения, в большинстве случаев применение ЭП при создании/сог­ласо­вании доку­ментов в промышленной ЕСМ-системе является, определенно, избыточным. Промышленная ЕСМ-система имеет в своем составе все необходимые функции, позволяющие идентифицировать под­писанта, контролировать целостность документа, а также факт его изменения/неизменения с мо­мента последнего обращения. Самая главная возможность промышленной ЕСМ-системы состоит в том, что она обеспечивает исчерпывающий аудит всех операций, выполненных с документом пользователями, включая администратора. При входе в систему пользователь должен указать свой идентификатор и ввести пароль, что полностью эквивалентно уровню простой электронной подписи. Таким образом, для большинства задач, решаемых в рамках создания ECM-системы, применение ЭП не является необходимым.

Ситуация может быть иной, если документы, подготовленные и согласованные в ЕСМ-системе, должны иметь юридическую значимость,и предназначаться для отправки внешнему респонденту, не являющемуся пользователем ЕСМ-системы. В этом случае перед отправкой имеет смысл автоматизировать простановку ЭП, например, средствами, ин­тегрированными в ЕСМ-систему.

Еще один случай, когда применение ЭП является объективно необходимым, – это специальные требования заказчика, вызванные особенностями решаемой задачи, например, при обработке определенных видов документов или же при применении системы в определен­ной категории организаций. В последнюю тему не очень хочется особенно углубляться: слишком узок круг этих внедрений, слишком далеки они от реальных потребностей большинства наших пользователей…

С технической точки зрения интеграция средств криптозащиты в ЕСМ-систему не является боль­шой технической проблемой. Не представляет проблемы и выбор способа хранения файла с под­писью. Все промышленные системы обеспечивают возможности интеграции средств криптозащиты, но, как правило, ни одна из промышленных систем не включает такие средства в готовом для использования виде, поскольку националь­ные особенности применения ЭП имеют существенное значение.

Интересные возможности предоставляет модуль eSign, включаемый, по желанию заказчика, в поставку системы OpenText Content Server. Он требует повторного ввода идентификатора пользователя и его пароля при утверждении/согласовании документа: таким образом пользователь еще раз подтверждает свое согласие и понимание юридических последствий выполняемой им операции.

Увы, в большинстве известных нам случаев требование применения ЭП возникает вовсе не из-за осо­бенностей применения, а лишь из-за желания ИТ-специалистов заказчика сделать «красиво».

Мы встречали даже требования электронного подписа­ния карточки документа. Это абсолютно бессмысленно, но кто же откажется сделать такую красивую глупость, особенно если за­казчик готов платить? Любой каприз за ваши деньги – вот девиз, который напи­сан крупными буквами над парадным входом офиса любого разработчика заказных систем. Применение ЭП при работе в ЕСМ-системе, как правило, прихоть из этой же серии.

Итак, применение ЭП имеет смысл, если:

  1. Ваша ЕСМ-система не имеет надежных средств аудита, логирования, либо эти средства могут быть отключены администратором системы без автоматического информирования при этом службы безопасности.
  2. Применение ЭП объективно необходимо из-за существенных особенностей решаемой задачи.
  3. Подготовленный и согласованный документ должен иметь юридическую значимость и отправлен респонденту, который не является пользователем корпоративной ЕСМ-системы. 


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль