Как правильно заверяются документы в организации?

10

Вопрос

Заверение документов

Как правильно заверяются документы в организации? Кто имеет право заверять документы и каким документом это регламентируется?

Ответ

Очевидно, речь идет о заверении копий документов. Существует порядок заверения копий документов, установленный ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он касается всех случаев оформления копий документов в организации и заключается в следующем: на копии документа на свободном месте под текстом проставляется так называемая «Отметка о заверении копии» (пишется от руки или проставляется специальным штампом). По стандарту отметка о заверении копии выглядит следующим образом:

Если копия документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью. Если копия используется внутри организации, печать не ставится. Таким образом, например, заверяют копии документов кадровики, если эти копии они помещают в личное дело работника (копию диплома об образовании, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Таким же образом заверяются копии приказов по основной деятельности, рассылаемые в структурные подразделения. Однако здесь возможны варианты.

оформление отметок о заверении копий показанным выше образом занимает очень много времени, поэтому в таких случаях используется своего рода упрощенный способ заверения копий. Он заключается в проставлении печати службы делопроизводства (канцелярии, управления делами) на копии документа, без каких-либо дополнительных надписей.

Нужно сказать о еще одном способе заверения копий, о котором в стандарте и вообще в делопроизводственной литературе почти ничего не говорится. Речь идет о копиях документов, подлинники которых направляют в другие организации. Технология работы с отправляемыми документами такова, что документ, как правило, печатается в двух экземплярах, первый (подлинник) подписывает руководитель, затем служба делопроизводства регистрирует документ (проставляет дату и регистрационный номер на подлиннике и на копии), заверяет копию, после чего подлинник передается на отправку, а копия (второй экземпляр) – в дело. В этом случае заверение копии заключается в проставлении рядом с наименованием должности руководителя отметки «Подлинник подписан» в виде сокращенной записи – п/п – и подписи работника службы делопроизводства:

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В частности, указом установлено, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Руководитель вправе делегировать заверение копий одному из своих заместителей или руководителю структурного подразделения, например, руководителю кадровой службы организации и/или руководителю службы делопроизводства. Для этого должен быть издан приказ следующего содержания:

Если организация большая, имеет разветвленную сеть, право заверять копии может быть предоставлено нескольким работникам; кому именно – решается руководителем (может быть, это будут руководители или заместители руководителей филиалов, отделений, представительств или фирм, входящих в состав холдинга). В этом случае также должен быть издан приказ, о котором говорилось выше.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль