Как правильно заверяются документы в организации?

33

Вопрос

Заверение документов

Как правильно заверяются документы в организации? Кто имеет право заверять документы и каким документом это регламентируется?

Ответ

Очевидно, речь идет о заверении копий документов. Существует порядок заверения копий документов, установленный ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он касается всех случаев оформления копий документов в организации и заключается в следующем: на копии документа на свободном месте под текстом проставляется так называемая «Отметка о заверении копии» (пишется от руки или проставляется специальным штампом). По стандарту отметка о заверении копии выглядит следующим образом:

Если копия документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью. Если копия используется внутри организации, печать не ставится. Таким образом, например, заверяют копии документов кадровики, если эти копии они помещают в личное дело работника (копию диплома об образовании, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Таким же образом заверяются копии приказов по основной деятельности, рассылаемые в структурные подразделения. Однако здесь возможны варианты.

оформление отметок о заверении копий показанным выше образом занимает очень много времени, поэтому в таких случаях используется своего рода упрощенный способ заверения копий. Он заключается в проставлении печати службы делопроизводства (канцелярии, управления делами) на копии документа, без каких-либо дополнительных надписей.

Нужно сказать о еще одном способе заверения копий, о котором в стандарте и вообще в делопроизводственной литературе почти ничего не говорится. Речь идет о копиях документов, подлинники которых направляют в другие организации. Технология работы с отправляемыми документами такова, что документ, как правило, печатается в двух экземплярах, первый (подлинник) подписывает руководитель, затем служба делопроизводства регистрирует документ (проставляет дату и регистрационный номер на подлиннике и на копии), заверяет копию, после чего подлинник передается на отправку, а копия (второй экземпляр) – в дело. В этом случае заверение копии заключается в проставлении рядом с наименованием должности руководителя отметки «Подлинник подписан» в виде сокращенной записи – п/п – и подписи работника службы делопроизводства:

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В частности, указом установлено, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Руководитель вправе делегировать заверение копий одному из своих заместителей или руководителю структурного подразделения, например, руководителю кадровой службы организации и/или руководителю службы делопроизводства. Для этого должен быть издан приказ следующего содержания:

Если организация большая, имеет разветвленную сеть, право заверять копии может быть предоставлено нескольким работникам; кому именно – решается руководителем (может быть, это будут руководители или заместители руководителей филиалов, отделений, представительств или фирм, входящих в состав холдинга). В этом случае также должен быть издан приказ, о котором говорилось выше.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль