Как получить наибольшую отдачу от внедрения СЭД?

28

Вопрос

Как повысить эффективность внедрения и последующего использования СЭД в организации?

Ответ

Чтобы получить наибольшую отдачу от внедрения СЭД советуем начинать задумываться об этом уже на этапе планирования автоматизации документооборота. Для этого необходимо четко определиться с понятием «внедрение СЭД», кругом лиц, непосредственно участвующих во внедрении, а также с ожидаемым эффектом от автоматизации документооборота при помощи СЭД.

Раскроем понятие «внедрение». Внедрение – это настройка стандартного функционала СЭД под документационное обеспечение управления конкретной организации.

Целесообразным является внедрение системы во все подразделения организации, участвующие в процессах документооборота, а не только в отдельно взятой службе ДОУ.

Попытаемся сформулировать цели и задачи автоматизации ДОУ, которые обычно преследуются руководством. Основными целями внедрения СЭД являются сокращение затрат рабочего времени сотрудников на работу с документами, обеспечение прозрачности принятия управленческих решений, повышение эффективности работы службы ДОУ и других сотрудников, участвующих в документообороте путем автоматизации и унификации всех этапов подготовки, регистрации, контроля исполнения, поиска, хранения документов.

Автоматизация ДОУ предполагает:

* автоматизацию регистрации документов в общей системе;

* учет, систематизацию и классификацию всей информации на предприятии;

* облегчение поиска документов и проектов документов;

* минимизацию возможности утери документов;

* унификацию и автоматизацию бизнес-процессов на предприятии, в т.ч. контроля исполнения документов.

Теперь попытаемся выделить основные составляющие успешного внедрения СЭД:

1. Организационная составляющая.

Для успешного внедрения СЭД необходима полная поддержка проекта по автоматизации ДОУ руководством организации. Если этой поддержки нет, рекомендуем убедить руководство в важности автоматизации ДОУ, указать на недостатки существующей системы и рассказать о преимуществах успешно внедренной СЭД.

Кроме того, следует уделить особое внимание распределению обязанностей и сфере ответственности сотрудников всех отделов, привлеченных к внедрению.

2. Психологическая составляющая.

Подготовка будущих пользователей к переменам в их должностных обязанностях является неотъемлемой частью успешности внедрения. Совместно с руководством важно «настроить» сотрудников на то, что автоматизация неизбежна, и их привычная рутинная работа с бумажными документами осталась в прошлом.

Именно нежелание сотрудников на местах менять свой привычный уклад в работе с документами и ведение нескольких систем документирования параллельно (смешанную работу с документами в СЭД и бумажные журналы) приводит к замедлению темпов внедрения..

3. Тщательное обследование непосредственно документооборота организации:

* определение объема документооборота в год;

* ревизия имеющихся документов по ДОУ (инструкция по документационному обеспечению управления, положение о службе ДОУ, должностные инструкции сотрудников службы ДОУ, номенклатура дел и т.п.) или необходимость приступить к их разработке;

* обследование существующей структуры организации с точки зрения распределения обязанностей между участниками ДОУ организации.

Нужно также иметь в виду, что для организации полноценной коллективной работы пользователями СЭД должны являться:

* делопроизводственный персонал: сотрудники службы ДОУ или Управления делами и секретари руководства предприятия (организации), который отслеживает действия руководства и исполнителей документов;

* непосредственные исполнители документов;

* руководящее звено (авторы резолюций, согласующие и визирующие должностные лица).

* сотрудники организации, которые пользуются системой в качестве справочника для поиска нужной информации.

Смежный вопрос: распределение обязанностей между участниками автоматизированного документооборота и назначение соответствующих прав доступа к документам и функциям системы.

Кроме того, для повышения эффективности внедрения СЭД целесообразно выделить основные документопотоки/виды документов (входящий, исходящий, внутренний) и выделить в них группы документов, определиться с правилами номерообразования групп документов и особенностями работы с ними, что позволит перенести часть рутинных функций с пользователей на СЭД.

Рекомендуем определить основной порядок регистрации документов, ввода резолюций, контроля исполнения документов и других бизнес-процессов, которые приняты в организации. Все это крайне важно при настройке системы.

4. Методологическая составляющая.

Недостаточная проработанность внутренних документов, регламентирующих процессы документооборота в организации, может не позволить получить планируемого эффекта от автоматизации документооборота.

5. Обучение сотрудников.

Поскольку постоянный процесс обновления кадров организации является нормой современного бизнеса, следовательно, можно принять за норму и постоянное обучение сотрудников работе с СЭД! Обучение делится на очное и заочное (например, дистанционное). Очевидно, что очное обучение намного эффективнее по качеству усвоения материала, чем заочное.

Большой плюс, если сотрудники имеют возможность доступа к удобной справочной информации по системе, позволяющей наглядно продемонстрировать работу в СЭД без длительного изучения предоставленной документации.

Многие руководители пытаются экономить на обучении, предполагая, что достаточно обучить одного человека, а он в свою очередь обучит остальных сотрудников. Как показывает опыт, в таком случае часто сталкиваешься с эффектом «испорченного телефона» и нежеланием сотрудников тратить свое рабочее время на обучение новобранцев.

Таким образом, только глубокий анализ структуры организации, доскональное изучение бизнес-процессов, вовлечение в процесс внедрения СЭД всех участвующих в документообороте лиц (работников службы ДОУ, сотрудников отраслевых подразделений, контрольно-ревизионное подразделение, менеджеров высшего звена, которые являются согласующими и подписывающими лицами в цепочке согласования документов, и т.п.) позволит организовать эффективную работу по автоматизации документооборота.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль