Как сделать деловое письменное обращение понятным адресату?

57

Вопрос

Официальная обстановка на работе, общение, подготовка документов – все это требует соответствия деловому стилю во всем. Как сделать документ и любое деловое письменное обращение ясным и понятным для адресата?

Ответ

Стремление к ясности речи – это, с одной стороны, способ выразить уважение к своему адресату, не заставляя его пробираться сквозь дебри слов к смыслу, а с другой, средство достижения коммуникативной цели (цель, ради которой человек вступает в коммуникацию, общение: разговаривает с людьми, звонит по телефону, пишет статью в газету или составляет приказ).

Цель составления резюме – сообщить работодателю о своем желании и способности работать в его организации, цель издания приказа – обязать сотрудников к выполнению каких-либо задач, цель написания инструкции – сообщить о правилах работы с каким-либо инструментом, об обязательных действиях в определенных ситуациях.

 И одним из главных критериев оценки резюме, приказа, инструкции или любого другого документа будет достижение поставленной цели, т.е. эффективность текста.

В книге современного филолога Г.Я. Солганика «Русский язык. Стилистика» описана одна реальная и, увы, трагическая история:

В 1987 году на эскалаторе одной из станций метро в Лондоне вспыхнул пожар. 31 человек погиб, многие получили увечия. Среди причин катастрофы экспертная комиссия назвала и канцелярский стиль, которым изложены правила пожарной безопасности. Тяжеловесные формулировки, канцелярские длинноты сознанием просто не воспринимались и потому существовали на бумаге, а не в сознании служащих и в нужную минуту не стали руководством к действию. Специалистам было поручено переработать все правила и сделать их короткими, ясными, определенными.

Одно из правил  в переводе на русский язык звучало так:


Вы узнаете больше о административной поддержке руководителя, если перейдете в материал.


Если служащий информирован кем-то или заметил сам слабый огонь или тление в здании метро или вокруг него, на путях, в кабельной сети или ином имуществе метро­политена (включая тоннели, откосы и насыпи), он должен предпринять немедленные действия, чтобы погасить его. Если огонь или тление достаточно слабы, чтобы служа­щие сами могли предпринять действия, скорость действий в высшей степени важна.

Нельзя сказать, что этот текст совсем непонятен, но чтобы усвоить содержание (понять, запомнить) потребуется не раз медленно прочитать этот пункт. А сколько таких пунктов в инструкции?.. Можно ли считать эффективным текст документа, который неясен адресату?

Причины, порождающие неясность речи

Ясность речи в значительной степени зависит от правильного использования различных пластов лексики. Словарный фонд русского языка можно представить в виде двух обширных групп слов и устойчивых словосочетаний – общеупотребительных и необщеупотребительных. Общеупотребительную лексику составляют слова и словосочетания, понятные всем носителям данного языка вне зависимости от их места жительства, образа жизни, профессии.

Например: тетрадь, ученый, свет, идти, президент, государство, и т.п. Необщеупотребительная лексика – это слова, употребляемые и понимаемые ограниченным кругом людей, объединенных общим местом жительства, профессией, интересами.

Прочтите такой фрагмент:

Характер словообразовательного потенциала существительного зависит в значительной степени от его семантической структуры: предметно-индентифицирующие или признаковые имена, денотативный или сигнификативный характер семантики, вид отношения к референту (онтологический, функциональный или эпистемический).

Понятен ли вам этот текст? Вряд ли. Разберемся почему. Он абсолютно точен, не содержит ни речевых, ни фактических ошибок. Неясность вызывают лингвистические термины, понятные только узкому кругу ученых. То есть этот текст адресован определенной социальной группе – специалистам в области языкознания, а «широкому читателю» он недоступен.

Составляя документ, мы должны отдавать себе отчет в том, кто является нашим адресатом, каковы его знания о предмете речи, уровень владения языком.

Какая же лексика является необщеупотребительной, а значит, не всем понятной?

1. Диалектизмы – слова, характерные для каких-либо территориальных диалектов, не соответствующие нормам литературного языка.

Например: коваль (кузнец), синявка (сыроежка), дюже (очень), кочет (петух). Некоторые диалектизмы по своему звучанию совпадают со словами литературного языка, но имеют в диалекте иное значение.

Например: пахать (мести пол), пожарник (погорелец), баять (говорить, рассказывать).

2. Жаргонизмы – слова, употребляемые людьми определенных интересов или социальных групп.

Например: слить (скопировать цифровую информацию), намылить (написать и отправить электронное письмо), Аффтар жжот! (автору прекрасно удался замысел, текст производит неизгладимое впечатление) – из интернет-жаргона; препод (преподаватель), шпора (шпаргалка) – из жаргона школьников и студентов; забить стрелку (договориться о встрече), ствол (единица огнестрельного оружия).

3. Просторечная лексика – слова, которые находятся за пределами литературной нормы и не закреплены за какой-то территорией или социальной группой.

Например: вовнутрь, задаром, башковитый, ихний, нате. Эти слова используются в устной обиходно-бытовой речи.

Другой разряд просторечной лексики – слова, воспринимаемые как грубоватые или откровенно грубые и даже вульгарные.

Например: телка (в значении женщина), рыло (в значении лицо человека) и т.п.

 К просторечию относят и обсценную лексику, т.е. мат. От примеров воздержимся.

4. Профессионализмы – слова и выражения, составляющие лексический фонд профессионального жаргона.

 Например: кастрюля (синхрофазотрон) – из жаргона физиков; скомпилять (проверка программы и запись информации об этой программе), прога (программа), экзешник (готовая к употреблению программа) – из жаргона программистов.

5. Термины – cлова или словосочетания, являющиеся официальными наименованиями специальных понятий в разных отраслях знания (науки, искусства, техники).

 Например: номенклатура, документооборот, реквизит.

Не вызывает сомнения, что диалекту, просторечию, жаргону не место в тексте документа. И тому две причины. Во-первых, необщеупотребительная лексика может быть непонятной адресату. Во-вторых, диалектные, жаргонные и просторечные слова находятся за пределами литературной нормы (именно в силу их необщеупотребительности), а официально-деловой стиль – это стиль литературного языка. Следовательно, появление таких слов будет являться речевой (а если точнее – стилистической) ошибкой.

Теперь поразмышляем о терминах и профессионализмах. Ими активно пользуются специалисты в разных узких областях знания, поэтому эти две лексические группы часто объединяют в одну, называемую специальной лексикой. Важно осознавать границу между этими явлениями: термины – это официальные названия, профессионализмы – названия-заместители, принятые в разговорной речи. Поэтому профессионализмы, вполне уместные в устном общении, не нужно употреблять в официальных ситуациях.

Так в разговоре можно сказать – главбух, страхОвщик, в документе будут фигурировать только главный бухгалтер, страховой агент.

Обязательно выполняем перевод с профессионально-разговорного языка на официальный:

таких слов, как дворник – стеклоочиститель автомашины, отцифровать – оцифровать, оффшорка – оффшорная зона, или оффшорная компания, или оффшорный центр; мониторить – мониторировать.

Вводя термин в текст, вы должны быть уверены, что он будет понятен адресату. Если такой уверенности нет, но без термина не обойтись (пострадает точность речи), необходимо разъяснять его значение.

Мы определили, какие слова не должны употребляться в тексте документа. Но тогда возникает вопрос, а как понять, является ли слово общеупотребительным или нет? В этом нам должны помочь толковые словари. В них профессиональными лингвистами – составителями словарей – делаются специальные пометы к словам ограниченной сферы употребления. Давайте возьмем один из авторитетных однотомных словарей для широкого читателя, например «Большой толковый словарь русского языка». Откроем раздел «Общие сведения о словаре и структуре словарных статей», подраздел «Функционально-стилистическая характеристика слова» и разберемся в системе стилистических обозначений, которая будет полезна внимательному к языку работнику канцелярской сферы.

В Словаре используются четыре ряда стилистических помет.

Пометы, характеризующие книжную форму современного языка:

Книжн. (книжное слово) – слова, которые используются преимущественно в текстах и в сфере интеллектуального общения;

офиц. (официальное) – слова, употребляющиеся в текстах и документах различных государственных и правитель­ственных органов;

публиц. (публицистическое) – слова, употребляющиеся в средствах массовой коммуникации с целью определенного эмоционального воздействия;

трад.-поэт. (традиционно-поэтическое) – слова, тради­ционно используемые классиками русской поэзии;

нар.-поэт. (народно-поэтическое) – слова, сохраняющие связь с фольклорной поэзией и употребляющиеся в современных текстах для оживления такой связи;

трад.-лит. (традиционно-литературное) – слова, характерные преимущественно для художественной речи;

спец. (специальное) – слова-термины с широкой сферой употребительности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если слово употребляется как термин в уз­кой профессиональной сфере, то оно сопровождается более конкретной пометой (см. «Условные сокращения»).

Пометы книжн., офиц., спец., подсказывают нам, что отмеченные ими слова соответствуют стилю официальных документов. Однако нужно помнить, что некоторые книжные и официальные слова могут излишне по-канцелярски или архаично звучать даже в деловой речи, например:

Прошу представить документы в означенный срок.

Препровождаем при сем протокол заседания кафедры.

Оный документ был доставлен в офис компании 27 апреля сего года.

Как отредактировать эти предложения? 1. Означенный стоит заменить конкретной датой. 2. Препровождаем при сем – пишем: «к (название вида документа) прилагается». 3. Сочетание оный документ не только архаично звучит, но и недостаточно точно. Поэтому лучше написать, какой именно документ был доставлен.

Еще раз подчеркнем: именно пометой спец. или (открываем раздел «Условные сокращения») авиа., археол., архит., астрон., биол. и др. выделены в этом словаре официальные термины. Вероятно, вы догадались, что помета спец. маркирует общеупотребительные термины, а помета, указывающая на узкую профессиональную сферу, – специальные термины.

Пометы, характеризующие разговорную форму современ­ного языка:

Разг. (разговорное) – слова, употребляющиеся как сред­ство непринужденного общения, в том числе в деловой или официальной обстановке;

разг.-сниж. (разговорное сниженное) – слова, содержа­щие намеренно грубоватую экспрессию;

фам. (фамильярное) – слова, используемые в неприну­жденном, товарищеском общении, в неофициальной обста­новке;

трад.-нар. (традиционно-народное) – слова, указываю­щие на принадлежность к традиционному крестьянскому бы­ту или к традиционным формам крестьянской речи и привно­сящие в литературный язык русский фольклорный колорит;

нар.-разг. (народно-разговорное) –  слова, указывающие на принадлежность к ненормированной народной речи и ис­пользуемые в текстах как средство сниженной экспрессии;

проф. (профессионально-разговорное) – слова, употре­бляющиеся в сфере профессионального общения;

жарг. (жаргонное) – слова, используемые в литератур­ном языке как средство имитации условного языка каких-либо социальных групп.

Вся лексика, отмеченная приведенными в этом разделе пометами, неуместна в письменной деловой речи. Мы видим, что профессионализмы, жаргонизмы, отчасти диалектизмы относятся к разговорной сфере, т.е. к речи в неофициальной обстановке. Поэтому любые разговорные словечки, даже если они всем понятны, переводим на официальный литературный язык:

мигалка – проблесковый маячок, градусник – термометр, гибэдэдэшник – сотрудник ГИБДД.

Пометы, характеризующие хронологическое расслоение лексики:

Устар. (устарелое) – слова, вышедшие из употребления и используемые как выразительное средство имитации речи прошедших эпох;

ист. (историческое) – слова, обозначающие реалии и по­нятия старины.

Надо отметить, что устаревшие слова, в том числе и историзмы, а также новые слова можно отнести к лексике ограниченной сферы употребления.

Например, уже давно стали неуместными в современной речи такие слова, как приказчик, банковый, каковой.

 Значение новых слов, в том случае если они называют нечто новое в нашей жизни и мы сомневаемся, понятно ли это слово адресату, нужно при первом употреблении пояснять.

Пометы, передающие эмоционально-экспрессивную оценку:

Высок. (высокое) – слова, передающие экспрессию приподнятости, торжественности;

одобр. (одобрительное) – слова, содержащие одобрение, похвалу;

ласк. (ласкательное) – слова, передающие ласковое, доброе отношение;

почтит. (почтительное) – слова, передающие уважительное отношение говорящего к другому лицу;

шутл. (шутливое) –  слова, содержащие забавную, несерьезную, шутливую оценку;

неодобр. (неодобрительное) – слова, содержащие негативную оценку, неприятие чего-либо;

ирон. (ироническое) – слова, употребляемые с целью насмешки;

пренебр. (пренебрежительное) – слова, содержащие оцен­ку снисходительного порицания с оттенком высокомерия;

уничиж. (уничижительное) – слова, передающие оттенок крайней пренебрежительности, уязвляющие адресата высоко­мерной презрительностью;

презрит. (презрительное) – слова, содержащие резкое по­рицание, презрение;

бран. (бранное) – слова, употребляемые с целью оби­деть адресата, оскорбить его;

груб. (грубое) – слова, содержащие неадекватно грубую, часто оскорбительную оценку;

вульг. (вульгарное) – слова, находящиеся вне сферы литературного языка, передающие экспрессию циничной оскорбительности и используемые в художественных произведениях как средства шокового воздействия на читателя.

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Пометы этого ряда уже предполагают разговорную лексическую основу, поэтому сочетаний (разг.-фам., разг.-шутл.) в Словаре нет.

Пометы, связанные с суффиксами субъективной оценки, находятся на периферии стилистической квалификации слова, поскольку характеризуют также и его лексическое значение:

Увелич. (увеличительное) – слова, содержащие элемент размерности и суффикс увеличительности;

уменьш. (уменьшительное) – слова, содержащие элемент размерности и суффикс уменьшительности;

усилит. (усилительное) – слова, содержащие суффикс, усиливающий общую положительную или отрицательную оценку;

смягчит. (смягчительное) – слова, содержащие суффикс, смягчающий общую отрицательную оценку.

Все пометы, приведенные в этих разделах, указывают на эмоциональную, экспрессивную или оценочную окраску слова. Эти качества не свойственны официально-деловому стилю, строгому и безэмоциональному. Составляя текст документа, мы стремимся предельно объективно изложить информацию. В официально-деловом стиле отвергается субъективная оценочность. Поэтому в документах недопустимы слова с эмоционально-экспрессивной окраской и оценочным значением. Основным средством воздействия на адресата является логическая основа, аргументы.

Не охарактеризованное с помощью стилистических помет слово является общеупотребительным, стилистически нейтральным и поэтому уместным во всех стилях современного русского литературного языка. Отсутствие же слова в словаре, как правило, свидетельствует о том, что оно имеет ограниченную сферу использования, недостаточно часто употребляется, недавно появилось в языке или, напротив, вышло из употребления. В любом случае, чтобы получить точную, объективную информацию о слове, лучше пользоваться не одним, а несколькими авторитетными словарями.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль