Как подготовить заседание в СЭД?

16

Вопрос

Как вести подготовку к заседанию в централизованном, многопользовательском и инициативном режимах?

 

Ответ

Модуль современной СЭД, предназначенный для автоматизации работы коллегиальных органов, обеспечивает необходимые инструменты на всех этапах этого процесса, включая подготовку вопросов к заседаниям, фиксацию в протоколе принятых решений, а также дальнейший контроль исполнения решений.

При этом поддерживаются все три режима работы – централизованный, многопользовательский и инициативный, а выбор одного из них зависит главным образом от принятого в организации регламента работы коллегиального органа. Кроме того, возможна ситуация, когда в рамках одной компании применяются несколько режимов  для заседаний разного уровня и тематики.


Вы узнаете больше о протоколировании в 2017 году, если перейдете в материал.


Централизованный режим подготовки к заседаниям предполагает, что всю работу по информационному наполнению осуществляет в однопользовательском режиме секретарь, помощник руководителя или ответственный делопроизводитель. Он формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему электронного документооборота дополнительные информационные материалы по вопросам, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит итоговый протокол и рассылает его участникам коллегиального органа.

PR

В многопользовательском режиме работы задачи секретаря меняются. К их числу по-прежнему относится формирование повестки заседания и создание вопросов к ней, но непосредственной подготовкой этих вопросов занимаются другие сотрудники, которых секретарь уведомляет о назначении их ответственными. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам готовят в системе сами докладчики или назначенные ими ответственные специалисты, а секретарь выполняет контрольную функцию.

Инициативный режим работы подразумевает, что вопросы к заседанию формулируют и предлагают для включения в повестку участники коллегиального органа  в зависимости от возникшей потребности. В свою очередь, секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует срочного принятия решения. Более того, инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

Нужно отметить, что докладчики из числа руководителей и сотрудники, занимающиеся непосредственной подготовкой материалов, могут работать в различных интерфейсах.

PR

Современная СЭД предлагает два основных типа рабочих мест: мобильный клиент для планшетных устройств обычно используют в работе руководителями, а веб-интерфейс с расширенной функциональностью предназначен для работы предметных специалистов – секретарей и делопроизводителей.

Поэтому при любом режиме подготовки должна осуществляться синхронизация данных  с приложением планшетов. Так, по факту утверждения повестки на мобильные рабочие места постоянных участников коллегиального органа поступает повестка с проектами решений по вопросам. После оформления и регистрации уже в виде протокола этот документ также должен поступать на мобильные рабочие места. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность предварительного голосования и внесения комментариев к решению с использованием планшетных устройств.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль