Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

24

Вопрос

Для чего удобно применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Ответ

Сервис «Задачи» (Google Tasks) в Google Calendаr - это удобный инструмент для создания списков дел, привязанных и не привязанных к определенной дате, с помощью которого можно следить за их выполнением, сортировать, менять их местоположение в списке задач, создавать  различные списки дел.

Прежде чем приступить к описанию технологии работы с задачами, уточним, что задачи - это те дела, действия, планы и задания, которые нужно выполнить в течение дня или другого более длительного периода времени и у которых нет четко обозначенных сроков по времени выполнения, в отличие от мероприятий или событий, для которых устанавливаются строгие сроки -  например, встречи или звонки.

Создание задачи

Для того чтобы начать работу с задачами в Google Calendar, нужно кликнуть на вкладку Задачи в разделе Мои календари в навигационной панели в левой части окна (рис. 1, п. 1).

При выборе вкладки Задачи в правой части окна календаря появится панель задач. Нажав на кнопку 5 (рис.1), можно закрыть эту панель.

Нажав на кнопку справа от названия вкладки Задачи (рис. 1, п. 2), можно выбрать цвет отображения задач и, активизировав команду Показать только этот календарь, отключить отображение других календарей, т.е. отображаться будут только задачи.

Существует несколько способов создать задачу.

Способ первый: щелкните левой кнопкой мыши по свободному пространству панели задач -  появится всплывающее окно для ввода названия задачи.

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 1. Интерфейс сервиса Задачи

Раскрыв меню на стрелке Изменить сведения (рис. 2), можно привязать задачу к конкретной дате, ввести примечания, выбрать список задач, в который должно входить данное дело.  

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 2. Изменение параметров задачи в панели задач

Способ второй: в нижней части панели задач расположены кнопки инструментов работы с задачами (рис. 1, п. 6); кнопка с изображением знака «плюс» предназначена для создания новой задачи.

Способ третий: в режиме просмотра календаря на месяц щелкните по дате – откроется окно создания Мероприятия/Задачи; перейдите на вкладку Задача (рис. 3) и внесите необходимые данные.

Еще раз обратите внимание, что в других режимах просмотра календаря такой способ не работает, поскольку задача может быть привязана только к дате, а не к конкретному времени.

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 3. Создание мероприятия в режиме отображения календаря на месяц

В других режимах отображения календаря задачи располагаются в верхней части дня/дней (рис. 1, п. 3).

Списки задач

Задачи, которые требуется выполнять на рабочем месте, могут быть разнообразны. При большом количестве задач целесообразно их группировать. В Google Tasks есть возможность создавать списки задач и давать им уникальные имена. К примеру, задачи можно разделить на:

·         задачи личного характера;

·         задачи по работе, которые вы сами для себя формулируете;

·         задачи по работе, которые вам поручили;

·         задания, которые вы поручили кому-либо и выполнение которых вы должны проконтролировать.

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 4. Меню кнопки Переключиться к другому списку

Для создания списка необходимо открыть меню кнопки (рис. 4)  Переключиться к другому списку в нижней части панели задач (рис. 1, п. 6) и выбрать команду Создать список….

В этом же меню находятся команды, позволяющие обновлять, переименовывать, удалять списки и переходить от одного списка задач к другому.

Новая задача будет автоматически отнесена к открытому на момент ее создания списку. Если нужно, ее можно переместить в любой другой созданный список. Для этого кликните по задаче и в открывшемся окне выберите нужный список задач  (рис. 2).

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 5. Окно параметров задачи - перемещение задачи в другой список

Обратите внимание, что задачи, не имеющие привязки к дате, не отображаются в окне календаря, а отображаются только в панели задач.

Управление задачами

В окне задач задачи отображаются в виде списка, с которым можно выполнять некоторый набор действий. Важной функцией является изменение последовательности задач в списке, что возможно осуществить с помощью меню кнопки Действия (рис. 1, п. 6).

Если вы не успели выполнить задачу в указанный  день, то вы можете перенести ее на другую дату, перетащив с одной даты на другую.

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 6. Меню кнопки Действия

Первые две команды Отступ и Отменить отступ служат для создания подзадач –сложные задачи могут быть разбиты на более простые (рис. 7). Установите курсор на задачу, которая должна выступать в роли подзадачи, и нажмите клавишу Tab или выберите команду Отступ - задача будет перемещена на второй уровень. Чтобы вернуть ее обратно на первый, нажмите Shift+Tab  или выберите команду Отменить отступ.

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 7. Пример задачи и подзадач

Также вы можете воспользоваться командами Переместить вниз/вверх или горячими клавишами Ctrl+Вниз, Ctrl+Вверх для того, чтобы выстроить порядок задач в списке. Эта опция важна, если нужно изменить приоритет или порядок задач. Более важную задачу целесообразно перенести в начало списка.

Команда Изменить сведения открывает панель параметров задачи (рис. 2).

Не менее важной функцией является функция Сортировка по сроку. Полученный в результате выполнения данной команды список (рис. 8) позволяет просматривать дела по датам, сворачивать/разворачивать списки задач.

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 8. Пример списка задач с сортировкой по сроку

Чтобы вернуться к традиционному отображению задач на панели, выберите команду Просмотреть в обычном порядке меню кнопки Действия.

Завершенные задачи. Удаление задач

Если задача выполнена, ее можно отметить как завершенную, поставив галочку в окошке слева от названия задачи – при отображении такая задача будет зачеркнута.

Завершенные задачи можно удалить с помощью команды меню Действия -Удалить завершенные задачи (рис. 6). Удалять любые задачи в Google Tasks можно с помощью кнопки с изображением корзины - Удалить задачу (рис. 1, п. 6).  После удаления задачи появляется сообщение об этом (рис. 9).

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 9. Выполненные задачи и сообщение об удаленной задаче

В сервисе можно просматривать недавно удаленные элементы, щелкнув одноименную команду, появляющуюся при удалении задач (рис. 9). В списке просмотра удаленных задач их можно восстанавливать, нажав на значок стрелки (рис. 10).

Как применять сервис «Задачи» в Google Calendаr?

Рис. 10. Список просмотра удаленных задач

При удалении задач результат этого действия сразу же отображается в аккаунте, однако для удаления с серверов остаточных копий может потребоваться до 30 дней. Кроме того, каждые 90 дней (если не чаще) статистика использования задач конкретным пользователем удаляется окончательно. Более 90 дней хранится только совокупная статистика. Таким образом, восстановить можно те задачи, которые были действительно удалены недавно (в пределах месяца).

Как и все сервисы Google, сервис «Задачи» развивается стремительными темпами, и не исключено, что помимо тех возможностей, которые были нами рассмотрены, появятся, например, такие, как привязка задач к элементам контактов, создание напоминаний о задачах и другие. Но даже те функции Google Tasks, которые нам доступны уже сейчас, достаточны для того, чтобы грамотно планировать дела и осуществлять контроль и самоконтроль.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль