Как редактировать календари с помощью Google Calendar?

76

Вопрос

Как осуществляется управление доступом календарями с помощью Google Calendar? Каковы возможности публикации такого календаря?

Ответ

Веб-приложение Google Calendar позволяет не только вести в одном аккаунте несколько календарей, но и предоставлять доступ к своим календарям различными способами:

1.     Предоставление доступа к календарю отдельным пользователям с различными правами доступа и управления.

Данный способ используется для согласования мероприятий различных сотрудников: например, чтобы назначить совещание в удобное для всех время, нужно включить отображение календарей всех участников совещания и найти свободное место. Также этот механизм можно применять для организации работы команды, проектной группы и для планирования загрузки ресурсов. Под ресурсами в данном случае могут пониматься, к примеру:

шоу-рум, помещение для переговоров, мастер-классов, проектор или другое оборудование, время корпоративного консультанта, юриста, психолога, дизайнера и т.п.

Для ресурса создается  календарь этого ресурса, а потенциальным пользователям открывается доступ к нему с тем, чтобы они могли видеть уже занятое время и записываться на свободное по мере необходимости.

2.                Публикация календаря на сайте, в блоге и других ресурсах, то есть предоставление открытого доступа для всех пользователей Интернет.

Данный способ позволяет разместить календарь на веб-сайте, чтобы пользователи Интернет могли находить мероприятия этого календаря и просматривать информацию о них, например:

календарь содержит расписание презентаций, демонстраций, семинаров, мастер-классов и т.п. по продуктам и услугам вашей компании.  

Рассмотрим обе эти возможности более подробно.

Предоставление доступа к календарю другому пользователю

Google Calendar обладает очень простым и интуитивно понятным инструментарием для реализации этой функции. Чтобы дать доступ к календарю другому пользователю (для полноты реализации функций, предоставляемых веб-приложениями Google, желательно, чтобы пользователи, которым предоставляется доступ, имели аккаунты Google), в левой панели откройте меню (стрелка вниз справа от названия календаря в списке Мои календари) того календаря, доступ к которому вы хотите предоставить, и выберите команду Открытие общего доступа к этому календарю.

Обратите внимание, что в этом же меню можно выбрать цвет, которым мероприятия будут отображаться как в календаре ваших коллег, которым вы предоставите доступ, так и на веб-странице, если будет открыта публикация.

В результате откроется окно настройки параметров общего доступа. В этом окне для предоставления доступа обратимся к разделу Общий доступ для отдельных пользователей.

В столбце Пользователь, если в список еще никого не вносили, содержится только адрес владельца календаря, и для владельца в столбце Настройки разрешений указано Вносить изменения + предоставлять доступ, то есть предоставлены все возможные права по управлению календарем.

Этот же статус может быть установлен и для любого другого пользователя, если ему нужно предоставить права вносить изменения и предоставлять доступ к календарю другим пользователям.

Над адресом электронной почты владельца словаря в столбце Пользователь находится поле для внесения адреса электронной почты того пользователя, которому необходимо предоставить доступ. Для этого нужно внести адрес в это поле, в столбце Настройки разрешений выбрать опцию, например, Просматривать все сведения о мероприятиях. Таким образом, тот пользователь, чей адрес был указан, будет иметь возможность видеть все мероприятия данного календаря и сведения о них, но не сможет их изменять, а также не сможет предоставить доступ к данному календарю другому пользователю.

Кроме опций Вносить изменения + предоставлять доступ и  Просматривать все сведения о мероприятиях есть еще другие, например:

  • опция Вносить изменения, то есть пользователь может не только видеть мероприятия, но может перемещать их, удалять, вносить свои мероприятия и изменять различные параметры мероприятий  (дату, время, место и т.п.);
  • опция Просматривать только информацию о свободном и занятом времени (скрыть подробности). В этом случае получатель календаря увидит только время с пометкой «занято» из календаря, к которому ему предоставили доступ с данными  правами.

Обратите внимание: чтобы получатель календаря действительно видел занятое время, галочка Открыть общий доступ к этому календарю должна быть снята, в противном случае будут отображаться названия и параметры мероприятий.

После того, как настройки разрешения сделаны, следует нажать кнопку Добавить, чтобы выбранный пользователь получил возможность пользоваться календарем – адрес добавленного пользователя переместится под адрес владельца календаря, а поле Пользователь будет готово для ввода нового адреса.

Однако в соответствии с данными, указанными в руководстве по работе в Google Сalendar, есть ограничение: в данный список разрешено добавлять не более 75 пользователей в сутки, то есть 76-го можно добавить только через 24 часа.

Кроме этого, не забудьте нажать на кнопку Сохранить в верхней части окна. В результате пользователям, внесенным в список, будут разосланы сообщения электронной почты, в котором будут указаны владелец календаря, название календаря, к которому предоставляется доступ, параметры доступа. Также предоставляемый календарь появится в списке Другие календари в левой панели.

Публикация календаря на веб-страницах и других ресурсах сети

Разместить календарь на сайте или в блоге очень просто: для этого не требуется никаких навыков программирования, нужно лишь скопировать предоставляемый html-код и вставить его на веб-страницу или в пост блога.

Прежде чем публиковать календарь, нужно его сделать доступным для всех – установить галочку Открыть общий доступ к этому календарю на вкладке  Открытие общего доступа к данному календарю. После этого появится окно подтверждения открытия доступа к календарю, в котором нужно нажать кнопку Да. Если сделать календарь открытым, все его мероприятия можно будет найти, выполнив поиск по открытым календарям в Календаре Google и Google. Кроме того, другие пользователи смогут просмотреть этот календарь и его открытые мероприятия, используя адрес календаря или добавив календарь в свой список Календари.

Теперь переходим на вкладку Данные календаря. Здесь вводим название и описание календаря.

Здесь же в пункте Вставить этот календарь предоставляется html–код календаря, который можно скопировать и вставить в код веб-страницы (Можно обратиться к администратору вашего сайта или в подразделение технической поддержки за помощью). Однако не следует торопиться: нажав команду Настроить цвет, размер и другие параметры, можно задать необходимый вид календаря при публикации.

Настройка цвета, размера и других параметров

В левой части окна расположена панель элементов календаря и инструменты для настройки параметров. Справа выводится html-код, который можно скопировать, и пример того, каким образом календарь будет выглядеть на странице.

В разделе Показать галочками следует отметить те элементы, которые нужно отобразить.

Например, Значок печати означает, что непосредственно с веб-страницы, на которой будет опубликован календарь, можно будет его распечатать, нажав на данный значок.

Размещенные Кнопки перемещения позволят просматривать календарь соответственно до и после текущего периода.

В пункте Режим просмотра по умолчанию устанавливается, какой период отображается, если пользователь не переходит по другим вкладкам: Неделя, Месяц, Повестка дня.

В пунктах Ширина и Высота задаются размеры для того, чтобы наилучшим образом разместить календарь на странице или в посте.

Пункт Отображаемые календари предназначен для того, чтобы указать, какие из ваших календарей должны быть опубликованы.

Обратите внимание, что мероприятия разных календарей отображаются соответствующим цветом.

После настройки всех параметров скопируйте html–код, например, в пост блога, перейдя на соответствующую вкладку для вставки html.

Если нужно разместить календарь на корпоративном или другом сайте, а у вас нет прав на публикацию, обратитесь к специалистам, отвечающим за поддержку данного сайта.

После публикации создаваемые вами мероприятия будут автоматически появляться в опубликованном календаре. Щелкая на названия мероприятий, пользователи могут видеть их параметры. В параметрах в описании мероприятий могут быть указаны также и контактные данные:

в приведенном примере с календарем семинаров это могут быть телефоны или адреса электронной почты, по которым можно записаться на соответствующий семинар.

Добавление другим пользователем опубликованного календаря

Пользователь, нашедший ваш календарь в Интернете, может добавить его в своем аккаунте, нажав на кнопку Google Calendar в нижней правой части окна опубликованного календаря (В случае если у пользователя есть аккаунт Google).

После нажатия на указанную кнопку пользователю будет предложено войти в свой аккаунт, после чего появится окно подтверждения добавления календаря.

В данном окне нужно нажать кнопку Add (Добавить) справа от определенного календаря либо кнопку Add all (Добавить все), чтобы добавить сразу все календари. В результате мероприятия добавленных календарей станут доступными пользователю. При отображении в его календаре они будут иметь неравномерную окраску.

Использование рассмотренных нами возможностей по предоставлению доступа к календарям позволит сделать работу по выбору и согласованию времени проведения различных мероприятий, а также оповещению о них менее трудоемкой и более оперативной.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль