Как организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

55

Вопрос

Каким образом можно организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

Ответ

Поручение руководителя обычно начинается с резолюции, поставленной на входящем или внутреннем (например, на служебной записке) документе. В резолюции, как известно, обязательно должен быть указан исполнитель, содержание задачи и срок, в течение которого поручение нужно выполнить.

Если в организации отсутствует система контроля, то на резолюции, как правило, руководитель заканчивает свою работу над документом, и выполнение поручения целиком остается на совести исполнителя. В лучшем случае директор сделает себе отметку в ежедневнике, чтобы не потерять из виду важнейшие из дел, однако когда объем входящих документов достигнет нескольких десятков или сотен в день, никакой ежедневник уже не спасет.

В итоге обязанность отслеживать исполнение ложится на хрупкие плечи секретаря (как вариант, на одного из сотрудников канцелярии). Так или иначе, задача контролера –ознакомиться с резолюцией, довести поручение до исполнителя и проследить, чтобы оно было выполнено в срок.

Все ли документы ставятся на контроль?

В самом начале, когда система контроля документов в вашей организации только появляется, лучше ставить на контроль лишь часть документов. Какие именно – пусть решит лично руководитель. Во-первых, так будет проще контролеру, во-вторых, сгладится негативная (как всегда бывает при изменениях) реакция сотрудников. В дальнейшем список документов, отправляемых на контроль, будет постепенно расширяться. Допустим, на первом этапе принято решение контролировать исполнение поручений по жалобам, поступившим от физических лиц, и по любым запросам органов государственной власти.

Впрочем, если компания сразу переходит на электронный документооборот, проблемы выбора нет: программы СЭД автоматически отслеживают путь каждого документа.

Создание задачи в MS Outlook

Outlook в первую очередь – почтовый клиент, который способен заменить систему электронного документооборота только в плане коммуникаций между пользователями; он успешно выполняет все необходимые функции, в частности, контроля исполнения задач и формирования отчетности.

Непременное условие организации контроля в MS Outlook: резолюция руководителя так или иначе должна быть воплощена в электронном виде. Контролер должен либо отсканировать документ с резолюцией, чтобы приложить этот файл к задаче, либо воспроизвести текст резолюции вручную в теле задачи.

Чтобы создать задачу для пользователя, запустите программу MS Outlook и в верхнем меню последовательно выберите команды Файл, Создать и Поручение (рис. 1), после чего откроется новое окно – ваша будущая задача.

Как организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

Рис.1. Создание поручения

Начинаем заполнять поля. В первое из них (Кому) вводим адрес исполнителя, назначенного директором.

Если исполнителей несколько, задача создается для каждого по отдельности (особенность программы; в противном случае возникнут трудности с отслеживанием задачи).

Второе поле Тема нужно заполнить максимально корректно, чтобы по нему уже было понятно, к чему относится задача, например:

Вх.-234 от 29.01.2013.

Это будет удобно и для контролера, и для исполнителя.

Следующее важное для нас поле – Срок. Он устанавливается исходя из принятых в вашей компании сроков исполнения документов.

Напоминаем, что стандартный срок, принятый в практике делового общения, – 30 календарных дней.

Рядом с полем Срок можно выбрать степень важности задачи: низкую, обычную или высокую.

Поля Начало, Состояние и Готово при создании задачи контролер обычно не трогает, ведь исполнитель еще не приступил к выполнению, а началом выделенного на работу времени будет момент отправления задачи исполнителю.

В меню Параметры можно назначить повторение задачи, нажав на соответствующую кнопку.

Это актуально для, например, ежемесячных отчетов или предоставления другой информации с заданной периодичностью.

Здесь же предлагается выбрать категорию (если пользуетесь) и добавить напоминание для исполнителя.

Удобно назначить напоминание за три дня до окончания срока: в нужный день исполнитель получит письмо соответствующего содержания.

Опции Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи включаются и отключаются с помощью галочки в чекбоксах.

Чекбокс (от англ. check box) — элемент графического пользовательского интерфейса, позволяющий пользователю управлять параметром с двумя состояниями — ☑ включено и ☐ выключено.

В поле письма вносится текст – указания, необходимые для выполнения задачи. Если таковых нет, можно внести стандартное Прошу ознакомиться с резолюцией и выполнить поручение.

Переходим во вкладку меню Вставка. Здесь вкладываем в задачу файл письма с резолюцией.

После этого нажимаем Отправить – и задача уходит к ответственному исполнителю (рис. 2).

Как организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

Рис 2. Отправка задачи на исполнение

Работа исполнителя над задачей К исполнителю придет письмо с вложением, внутри которого находится задача. Открыв задачу, он увидит файл с резолюцией руководителя, срок завершения и другую информацию, которую вы ему направили (рис. 3).

Как организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

Рис. 3. Получение задачи исполнителем

Выполнив поручение, исполнитель должен составить отчет. Для этого в задаче, как и в обычном электронном письме, нужно выбрать опцию Ответить, написать текст отчета и отправить его контролеру.

Отчет должен быть корректным и содержать актуальную информацию о выполнении задания, а не простую отписку Исполнено или, того хуже, ОК.

Пример отчета о выполнении поручения:

  Контрагенту направлено по почте письмо от 30.01.13 № 323.

Завершение задачи

Получив отчет, контролер отмечает задачу как завершенную. Для этого в перечне задач правой кнопкой мыши нужно кликнуть по задаче, выбрать в выпавшем меню команду К исполнению, а затем Пометить как завершенную (рис. 4).

Как организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

Рис. 4. Завершение задачи

Формирование отчетности

Контроль исполнения поручений потеряет всякий смысл, если периодически контролер не будет анализировать качество работы исполнителей. Для этого нужно сформировать отчет, ориентируясь на интересные вам параметры.

Чтобы увидеть весь список отправленных вами поручений, в левом нижнем углу экрана нажмите на кнопку Задачи. В центральном поле сформируется перечень задач, а в левой колонке Текущее представление можно сделать любую выборку. Обычно контролеры используют представления Подробный список, Просроченные задачи и По ответственным (рис. 5).

Как организовать систему контроля с помощью программы MS Outlook?

Рис.5. Подробный список представления

Любой список можно распечатать, выбрав соответствующую команду в меню Файл.

Регламентирование процесса и работа с персоналом

Как в случае с любым нововведением, без регламента процесса контроля исполнения поручений не обойтись. Правила постановки и выполнения задач целесообразно включить в инструкцию по делопроизводству. Если таковой пока у вас нет, можно составить отдельный документ, «Правила…» или «Инструкцию…». Так или иначе, описать процесс нужно максимально подробно, а описание желательно снабдить скриншотами. Инструкция должна быть утверждена генеральным директором.

Переход на новую систему контроля означает появление ряда новых правил, обязательных для всех. Впрочем, соблюдение этих правил не составит особых хлопот для ваших коллег.

Во-первых, каждому сотруднику отныне придется держать программу MS Outlook постоянно включенной. В крайнем случае – проверять почту хотя бы дважды в день.

Во-вторых, коллегам предстоит запомнить: задача, автором которой является секретарь, не является его (секретаря) прихотью. Это не что иное, как поручение директора, облаченное в электронную форму. Назначил исполнителя и установил срок задачи именно директор, и отчитываться в выполнении фактически предстоит именно перед ним, а не перед контролером-секретарем.  

Как видите, процесс постановки задач в MS Outlook довольно простой и вполне подойдет небольшой компании, где ежедневно ставится до 20 задач. Главное, что каждое из направленных таким образом поручений составлено максимально корректно: оно имеет конкретного адресата и срок исполнения, направляется в письменном виде. Окончание работы над задачей четко фиксируется. Контролер, в свою очередь, избавлен от звонков исполнителям с напоминаниями: он должен лишь проследить, чтобы отчет о выполнении пришел вовремя.

Мы рассмотрели лишь один из вариантов автоматизации системы контроля исполнения поручений в организации. Как и любой из перечисленных нами в начале статьи методов контроля, этот имеет собственный набор достоинств и недостатков. Однако, по нашему мнению, это одна из оптимальных бюджетных альтернатив для компании, которая только начитает открывать для себя электронный документооборот.  



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль