Есть ли правила в интерне-общении?

6

Вопрос

Я довольно часто получаю по корпоративной почте слишком лаконичные, своеобразно оформленные и часто двусмысленные сообщения от коллег или клиентов компании. Заметила, что в обычном письме, они бы вряд ли позволили себе быть такими нетактичными и безграмотными. Мне кажется, что любое средство общения предполагает соблюдение определенных правил. Права ли я?

Ответ

Электронная почта - этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а  деловой человек получает в среднем до 40-50 сообщений в день!

Однако, несмотря на такой победный марш, электронная связь не может полностью заменить личного общения, особенно в таких деликатных ситуациях, как сообщение плохих новостей и обсуждение личных проблем.

Еще одна опасность кроется в том, что мы можем реагировать слишком быстро. Скорость передачи электронных сообщений, помноженная на отсутствие невербальных проявлений, таких как язык тела, интонации и зрительный контакт, требуют от нас еще больше сдержанности и самоконтроля. А потому электронное пространство – не место для персональной критики и выяснения отношений.

Как любой другой вид общения, электронная почта имеет свои правила этикета:

Отвечайте сразу.

Одна из привлекательных сторон электронного послания – его почти мгновенная передача. Отправители сообщений по праву ожидают от нас такого же быстрого ответа. Если нет возможности ответить по существу вопроса в тот же день, по крайней мере, подтвердите получение сообщения и укажите срок, в течение которого дадите конкретный ответ.

Официальность не требуется, но вежливость обязательна.
Электронное сообщение имеет более неформальный характер по сравнению с факсами, служебными записками и тем более с деловыми письмами. Но кто сказал, что в виртуальном общении люди согласны на меньшее уважение к ним?
Не начинайте ваше послание со слов: «ПОЧЕМУ ВЫ НЕ ОТВЕТИЛИ НА МОЕ СООБЩЕНИЕ?» (особенно заглавными буквами). Вы добьетесь большего, если выберете другую форму: «Не уверен, дошло ли до вас вчера мое сообщение. На всякий случай повторяю его снова». А слова «спасибо» и «пожалуйста», а также правильная форма обращения к адресату и заключительная фраза вежливости еще больше приблизят вас к вашей цели.

Заглавные буквы – только при необходимости.

Вы можете использовать заглавные буквы для выделения важной информации, чтобы визуально привлечь к ней внимание читателя. Но весть текст, напечатанный заглавными буквами, утомляет и трудно читается.

Ближе к делу.

Электронные сообщения не должны быть длинными и перегруженными ненужными деталями. Помимо того, что слишком сложная и плохо структурированная информация читается с трудом, длинный текст, а тем более объемные приложения, замедляют передачу и перегружают почтовый ящик адресата.

Грамотность никто не отменял.

В силу неформального характера электронных сообщений в них допускаются опечатки. Однако много опечаток – это слишком! Ваши адресаты могут счесть такую невнимательность неуважением, и за это их трудно будет упрекнуть. А потому не сочтите за труд и проверьте ваше сообщение перед тем, как его отправлять. Минута, потраченная на исправление ошибок, работает на вашу репутацию.

Избегайте двусмысленности.

Даже такие невинные на первый взгляд символы, как «смайлики», могут сослужить вам плохую службу, если использовать их, не подумав. Да, “смайлики” действительно в определенных случаях способны придать вашему письму более живой характер, но при одновременном выполнении следующих условий:

а) вы хорошо знаете адресата;

б) ваш адресат обладает таким же чувством юмора;

в) он не против такой формы общения.

Осторожней с юмором.

В общении лицом к лицу мы часто сопровождаем свои шутки соответствующей мимикой, жестами и интонациями, что облегчает понимание. В виртуальном общении наш юмор, который нам кажется очень тонким и очень английским, может быть воспринят как обидный сарказм или (еще хуже) просто глупость.

Выдержка и еще раз выдержка.

Электронные письма, написанные под влиянием эмоций, получили название “флэймов”.

Когда вы раздражены или рассержены, кажется, что нет более простого и  безопасного пути выразить свои эмоции, как послать e-mail. Во-первых, написать можно то, что мы не решимся сказать лично, во-вторых, в этом случае нам не грозит мгновенная реакция, а в-третьих, по телефону нас могут не слушать, но послание прочтут обязательно. Но именно по этим причинам лучше воздержаться от подобных действий. Остановитесь, отвлекитесь и подумайте еще раз. Здравый смысл поможет вам решить, действительно ли прямолинейность и резкий тон – лучший путь к достижению вашей цели.

Не посылайте флэймов и не отвечайте на них! Большинство “электронных войн” можно погасить одним телефонным звонком.

Как видите, соблюдать правила электронного этикета не так уж трудно, а результат не заставит себя ждать: нам будут отвечать быстрее и охотнее.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль