Как сравнивать документы в MS Word 2007?

4

Вопрос

 Очень часто в ходе работы над проектами документов в формате MS Word 2007 создается несколько их версий. Если это большой текст, то процесс сравнения версий становится достаточно трудоемким. Какие возможности для сравнения документов предоставляет MS Word 2007?

Ответ

Чтобы описываемые далее функции работали корректно, все файлы должны быть созданы в формате MS Word 2007. Если ваш файл создан в более раннем формате, то есть вы работаете в режиме совместимости и вам доступны не все функции, нужно нажать кнопку Office и выбрать в меню команду Преобразовать: появится окно, в котором нужно подтвердить необходимость преобразования. В результате данной процедуры новые файлы не создаются, а заменяются те, которые были преобразованы. Увидеть это можно по смене расширения файла с .doc на .docx. Теперь можно приступать к сравнению.

Выбор сравниваемых файлов и настройка параметров сравнения

Получить доступ к функции сравнения можно из любого документа – не обязательно одного из тех, которые нужно сравнивать. Итак, в любом документе перейдите на ленту Рецензирование и в группе кнопок Сравнить нажмите одноименную кнопку; в раскрывшемся меню выберите команду Сравнить… (рис. 1).

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 1. Фрагмент ленты Рецензирование с раскрытым меню кнопки Сравнить

В полях Исходный документ и Измененный документ указываем файлы, которые будем сравнивать, причем в первом поле, естественно, указываем более ранний файл, а во втором – более позднюю версию (рис. 2).

Если вы с файлом недавно работали, он будет представлен в раскрывающемся списке этого поля. Если нужно указать какой-то  другой файл, воспользуйтесь командой этого списка Обзор… или кнопкой поиска и открытия документа с изображением раскрытой папки справа от поля, в которое помещаем название файла: в результате вы получите доступ к стандартному окну открытия документа.

В полях Пометка изменений отображаются имена пользователей, чьи пометки будут видны в процессе сравнения.

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 2. Окно Сравнение версий с дополнительными параметрами

Нажатие на кнопку с двумя направленными вправо и влево стрелками позволяет поменять местами исходный и измененный документы.

По умолчанию дополнительные параметры скрыты; чтобы получить к ним доступ, нажмите кнопку Больше - окно Сравнение версий примет вид, аналогичный представленному на рис. 2.

Группа Параметры сравнения предназначена для того, чтобы выбрать те элементы, изменения которых следует отображать.

Первый пункт меню Вставки и удаления заблокирован, поскольку такие изменения самые значимые; все остальные галочки мы можем снять.

В группе Показывать изменения в левом столбце чаще всего выбирают изменения на уровне слов, а не каждого знака по отдельности, а в правом столбце выбирают документ, в котором отображаются отличия.

На наш взгляд, имеет смысл видеть отличия в измененном документе, а не создавать новый.

Обратите внимание, что все указанные параметры в дополнительной области окна Сравнение версий будут выполняться по умолчанию в следующий раз, то есть настраивать все эти опции, если их значения остаются прежними, заново не нужно.

Если какая-либо из указанных в данном окне версий документа содержит записанные исправления, то на экран будет выведено сообщение о том, что все исправления*, которые были зафиксированы, приняты. Чтобы принять исправления и сравнить документы, нажмите кнопку Да (рис. 3).

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 3. Предупреждение о принятии исправлений в сравниваемых документах

Настройка вида окна для работы с изменениями

Теперь приступаем к сравнению. Окно программы принимает вид, представленный на рис. 4.

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 4. Окно программы MS  Word в режиме сравнения версий

В левой части окна отображается исходный документ с внесенными изменениями, а правая разбита еще на две части: в верхней мы видим тот же фрагмент в исходном документе, а в нижней – измененный документ. Данный набор частей окна можно изменить, воспользовавшись меню кнопки Исходные документы группы Сравнить ленты Рецензирование (рис. 5).

В результате выбора пункта Скрыть исходные документы останется только область Сравниваемый документ.

Команды Показать исходный и Показать измененный  откроют справа только один соответствующий документ, а в результате действия команды Показать оба мы получим структуру окна, представленную на рис. 4.

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 5. Меню кнопки Исходные документы группы Сравнить ленты Рецензирование

Работа с изменениями – панель рецензирования

Для работы с изменениями можно использовать панель рецензирования: лента Рецензирование - группа кнопок Отслеживание – кнопка Область проверки (рис. 6). Можно выбрать один из двух вариантов расположения этой панели: вертикальное и горизонтальное.

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 6. Окно программы MS Word в режиме сравнения версий с вертикальной панелью рецензирования и контекстным меню элемента изменений

На панель рецензирования вынесены все различия в документах, сгруппированные по типам правок. Самая многочисленная группа – Изменения и примечания в основном документе. Можно настроить типы изменений, которые должны отслеживаться и отображаться. Для этого воспользуйтесь меню кнопки Показать исправления: снимите/установите галочки для тех элементов, которые должны отслеживаться. Здесь же можно выбрать рецензента, чьи изменения должны отображаться (рис. 7).

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис.  7. Фрагмент ленты Рецензирование и меню кнопки Показать исправления

Чтобы перейти к какому-либо элементу изменений, достаточно щелкнуть на панели рецензирования по нему левой кнопкой мыши, и тот фрагмент текста, в котором были сделаны эти изменения, будет отображен во всех трех областях.

Теперь можно воспользоваться двумя возможностями, позволяющими выполнить одинаковые действия:

1.     Вызвать контекстное меню для пункта в панели рецензирования и воспользоваться пунктами Принять…/Отклонить…. Обратите внимание, что текст после этих слов будет меняться в зависимости от того изменения, принять или отклонить которое вы хотите.

2.     Воспользоваться кнопками группы Изменения ленты Рецензирование (рис. 8). Кнопка Принять позволяет сохранить изменения из измененного документа, а команды Отказаться от исправления и Отклонить и перейти к следующему оставляют исходный вариант данного пункта исправлений.

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 8. Фрагмент ленты Рецензирование, меню кнопки Отклонить и пример отображения принятых и отклоненных изменений

В окне Сравниваемый документ отображаются принятые и отклоненные изменения: тот вариант, который сохраняется, отображается черным (до процедуры принятия/отклонения изменений они отображаются красным).

На рис. 8 принято изменение с 3 на 5 и отклонено изменение с 6 на 8.

После принятия и отклонения изменений они исчезают с панели рецензирования.

Приняв и отклонив необходимые изменения, сохраните документ.

Если в окне Сравнение версий  (рис. 2) был выбран пункт в измененном документе, то результат будет во втором документе, если был выбран пункт в новом документе – будет создана еще одна версия документа.

Открывая созданный или измененный таким образом документ, вы можете видеть все изменения. Чтобы отключить их отображение, выберите в меню кнопки Отобразить для проверки команду Измененный документ (рис. 9).

Как сравнивать документы в MS Word 2007?

Рис. 9. Фрагмент ленты Рецензирование, меню кнопки Отобразить для проверки


Функция сравнения версий эффективна как в случае, когда над одним проектом документа работают несколько человек, так и в случае, когда информация проходит несколько этапов обработки и редактирования одним специалистом, потому что позволяет наглядно отследить отличия в разных версиях документа.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль