Как создать электронную систему регистрации документов?

50

Вопрос

Как создать электронную систему регистрации документов организации средствами MS Excel при условии размещения всех журналов регистрации, классификаторов, перечней и справочников в одном файле Excel на различных рабочих листах?

Ответ

В систему регистрации документов целесообразно включить следующие данные:

• собственно журнал регистрации: входящей, исходящей, внутренней документации;

• номенклатуру дел (если таковая существует);

• классификатор структурных подразделений (если такой существует);

• классификатор должностных лиц;

• перечень контрагентов (адресатов / корреспондентов);

• перечень видов документов;

• типовые формулировки резолюций и т. д.;

• инструкцию по работе с системой.

Чтобы эффективно использовать возможности, предоставляемые компьютерными средствами, следует формализовать как можно больше информации, вносимой в журналы. Тогда при заполнении журнала необходимую информацию нужно будет лишь скопировать в соответствующую ячейку, вносить  придется только новую, уникальную.

При реализации системы регистрации документов в Excel перед началом работы необходимо принять принципиальное решение о форме хранения данных. Как правило, это зависит от объема документооборота и количества пользователей. Рассмотрим вариант размещения всех журналов регистрации, классификаторов, перечней и справочников в одном файле Excel на различных рабочих листах.

Этапы создания электронной системы регистрации документов

Этап 1. Создание структуры системы регистрации, т. е.:

• добавить (если это необходимо) в книгу Excel рабочие листы;

• оформить ярлыки рабочих листов (задать соответствующее название для ярлыка рабочего листа и его цвет для наглядности).

Этап 2. Разработка структуры данных системы регистрации документов. Данный этап заключается в:

• создании и оформлении шапок журналов регистрации документов, классификаторов, перечней, справочников, номенклатуры дел;

• внесении служебной информации и различных комментариев.

Этап 3. Внесение данных.

Этап 4. Освоение возможностей и настройка параметров печати данных.

Этап 5. Изучение возможностей и создание структур для аналитической обработки данных (например, разработке структур и способов получения различных справок).

Этап 6. Разработка правил и методических указаний по обеспечению сохранности данных (например, правил и графика резервного копирования журналов регистрации документов и др.).

Рассмотрим первые три основных этапа создания электронной системы регистрации документов.

Создание структуры системы регистрации в Excel

Рабочая книга MS Excel состоит из рабочих листов, которые, в свою очередь, состоят из строк и столбцов. Т. е. журнал с графами уже существует, осталось его заполнить и оформить.

Добавление рабочих листов Excel.

Можно добавлять по одному листу по мере необходимости, для этого в меню Вставка выберите команду Лист либо щелкните правой кнопкой мыши на один из ярлыков существующих листов и из появившегося контекстного меню выберите пункт Добавить. На вкладке Общие окна Вставка выберите Лист и нажмите кнопку ОК – новый лист появится перед тем листом, для которого было вызвано контекстно-зависимое меню.

Чтобы переместить лист, щелкните левой кнопкой мыши по ярлычку листа и, не отпуская кнопки мыши, перетащите его вдоль ряда ярлычков листов на нужное место (во время выполнения данной операции курсор мыши поменяет вид на изображение листа бумаги, а при подведении его к месту возможной вставки появится стрелка, указывающая на данную позицию). Для копирования листов нажмите и удерживайте клавишу CTRL, переместите листы в нужное положение, затем отпустите кнопку мыши и только после этого — клавишу CTRL.

Можно добавить сразу несколько листов, для чего определите их количество. Затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите такое количество вкладок существующих листов, которое требуется добавить в открытую книгу. Далее действия аналогичны тем, которые необходимо произвести для вставки одного листа (например, воспользуйтесь меню Вставка и выберите команду Лист).

Изменения названий и цвета ярлычков листов.

Обязательно задайте названия листов. Они не должны быть длинными, но должны быть максимально понятными и информативными, чтобы по названию можно было бы сразу определить назначение данного листа. Также рекомендуется цветовое оформление ярлычков листов.

Если листы файла Excel содержат разнородную информацию: журналы регистрации документов, классификаторы, перечни и т. п., формы справок и отчетов, то цвета ярлыков позволят визуально определить, какую информацию содержит тот или иной лист.

Чтобы изменить название листа, отображаемое на ярлычке, щелкните правой кнопкой мыши на том ярлычке, название которого следует изменить и из появившегося меню выберите Переименовать. Эту же операцию можно произвести, используя пункт главного меню Формат – Лист – Переименовать (обратите внимание, что при выполнении данных действий активным должен быть именно тот лист, название которого изменяется).

Даже если выбран любой другой, а не второй вариант размещения информации в системе регистрации документов, рекомендуется задание значимых названий листов наряду со значимым названием файла.

Чтобы изменить цвет ярлычка, выделите листы, цвет ярлыков которых требуется поменять.

Что нужно выделить

Действия

Отдельный лист

Щелкните ярлычок листа. Если ярлычок нужного листа не виден, найдите его с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните

Два или более смежных листа

Щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа

Два или более несмежных листа

Щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкните ярлычки остальных листов

Все листы книги

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок какого-либо листа, а затем выберите команду Выделить все листы в контекстном меню

В меню Формат укажите на пункт Лист и выберите команду Цвет ярлычка . Можно также щелкнуть ярлычок листа правой кнопкой мыши и выбрать команду Цвет ярлычка. Выберите требуемый цвет и нажмите кнопку ОК.

Разработка структуры данных системы регистрации документов

Создание и оформление шапок журналов регистрации документов, классификаторов, перечней, справочников, номенклатуры дел

Введите полное название журнала (классификатора, перечня и т. д. в соответствии с названием) в первую строку (например, в ячейку В2), затем, не отпуская левой кнопки мыши, выделите несколько ячеек вправо и нажмите кнопку Объединить и поместить в центре, расположенную на панели инструментов Форматирование. Введенный текст будет расположен по центру всех объединенных ячеек.

Примените необходимое форматирование, например, измените размер шрифта и начертание.

Чтобы это выполнить, можно воспользоваться панелью инструментов Форматирование либо вызвать контекстно-зависимое меню правой кнопкой мыши для форматируемой ячейки и выбрать пункт Формат ячеек и в появившемся окне вкладку Шрифт, где указать все необходимые параметры форматирования шрифта.

Вводите названия граф журналов регистрации документов в соответствующие ячейки.

Чтобы все названия граф были видны на одном экране, воспользуйтесь настройкой параметров масштаба: раскрывающийся список с указанием процентов изменения масштаба отображения доступен на панели инструментов Стандартная (значение процента можно вводить вручную, для этого щелкните в окне Списка и наберите нужное значение на клавиатуре), а также через пункт главного меню Вид – Масштаб.

Некоторые замечания, которые могут быть полезны при форматировании шапок журналов регистрации, классификаторов и перечней:

• все параметры форматирования ячеек находятся на вкладках окна Формат ячеек, доступном через пункт главного меню Формат – Ячейки. Для задания параметров предварительно следует выделить ячейки, к которым нужно применить форматирование;

• на вкладке Выравнивание находится опция: Переносить по словам, которую нужно активизировать, чтобы текст в ячейках располагался не в строку, а сверху вниз в зависимости от горизонтальных размеров ячейки;

• копирование формата: если создан формат, удовлетворяющий поставленной задаче и желательно его использовать для других ячеек, то удобно воспользоваться кнопкой  Копировать формат, находящийся на панели инструментов Стандартная.

Установите курсор в ячейку, формат которой необходимо скопировать, нажмите кнопку Копировать формат – курсор мыши примет вид метелочки, изображенной на кнопке, этим курсором выделите ячейки – формат скопирован;

• разлиновать таблицу можно используя кнопку Границы панели инструментов Форматирование (если какая либо из необходимых панелей инструментов недоступна, ее можно включить, щелкнув правой кнопкой мыши по любой отображаемой панели инструментов и из появившегося перечня выбрать нужную. Эту же операцию можно выполнить через пункт главного меню Сервис – Настройка – вкладка Панели инструментов).

Выделите диапазон ячеек, которые следует разлиновать и из раскрывающегося списка, находящегося на кнопке Границы, выберите нужный тип границ.

Внесение служебной информации и различных комментариев

Разработайте инструкцию по пользованию данной системой. Ее можно расположить на одном из листов файла, содержащего журналы регистрации документов, либо традиционно в файле MS Word, а в файле MS Excel разместить гиперссылку на данный файл.

Создание гиперссылки. Разместите курсор в ячейке, в которую будет вставлена гиперссылка (эта ячейка должна размещаться в начале рабочего листа, содержащего журнал регистрации документов, классификатор, перечень и т. п., и ей должен предшествовать текст, аналогичный данному: "Для ознакомления с инструкцией по работе с электронной системой регистрации документов, перейдите по данной ссылке"). После этого выберите пункт главного меню Вставка – Гиперссылка – появится окно Добавление гиперссылки. В данном окне:

▪ поле Текст содержит текст, щелчок по которому позволит открыть документ с инструкцией;

• кнопка Подсказка позволяет ввести текст всплывающей подсказки, которая будет появляться при наведении курсора мыши на текст ссылки;

• перечень "Связать с:" позволяет выбрать тип объекта, для которого создается ссылка;

• в поле Папка следует выбрать папку, в которой содержится нужный файл, в данном случае Инструкция…;

• из списка, содержащего файлы папки, нужно выбрать файл с инструкцией;

• название этого файла отобразится в поле "Адрес:".

Добавьте примечания к ячейкам, содержащим названия граф таблицы – пункт главного меню Вставка – Примечания.

Примечания могут содержать правила ввода каких-либо данных, например даты, либо информацию о нахождении соответствующего справочника, классификатора, перечня, данные из которого должны вноситься в данную графу.

На этапе создания структур систем добавление различных примечаний и комментариев кажется не совсем оправданным, поскольку они, как правило, включают очевидную для создателя информацию. Однако в процессе работы такие комментарии позволяют эффективнее использовать драгоценное время и ресурсы.

 Внесение данных

В целом, журналы, перечни и классификаторы готовы для заполнения. Вместе с тем есть некоторые моменты, на которые следует обратить внимание:

▪ для ввода кодов подразделений, должностных лиц и др., начинающихся с нуля, необходимо использовать текстовой формат ячейки.

 Для этого вызовите правой кнопкой мыши контекстно-зависимое меню Формат ячеек и в появившемся окне на вкладке Число, выберите "Текстовый формат";

▪ при вводе регистрационного номера может появляться ошибка (Excel может по умолчанию распознавать его как ошибочно введенную дату) – появится маркер ошибки (зеленый треугольник) в левом верхнем углу.

Измените формат на текстовой и, если треугольник не исчез, наведите курсор мыши на него – появится раскрывающееся меню обработки ошибок (с изображением восклицательного знака в желтом ромбе) – выберите пункт Пропустить ошибку.

Чтобы убрать маркер ошибки из нескольких ячеек, выделите все ячейки с такими треугольниками и выполните описанную выше операцию.

При внесении регистрационных данных в электронный журнал, закрепите шапку журнала: установите курсор в первую после шапки журнала левую ячейку (т. е. в первую ячейку, содержащую данные) и выберите пункт главного меню Окно – Закрепить области, после этого, при пролистывании журнала шапка таблицы будет на экране.

Можно использовать второе окно этого же файла, содержащего систему регистрации, для просмотра и копирования информации из классификаторов, перечней и т. п. Для того чтобы открыть тот же файл в том же рабочем окне Excel следует воспользоваться пунктом главного меню Окно – Новое. Если окно файла, содержащего регистрационные журналы, максимально развернуто, то его следует "Восстановить", нажав на соответствующую кнопку в правом верхнем углу окна файла (обратите внимания: кнопки управления окном программы Excel находятся выше и в данном случае их не нужно использовать). После чего, нужно также поступить и со вторым созданным окном, если оно тоже максимально развернуто. Затем, используя возможности изменять размеры окон, используя рамку и перемещать окна, перетаскивая их за заголовок, разместите окна так, чтобы они не пересекались и была видна вся необходимая информация. Теперь, в одном окне можно открыть классификатор (перечень, и т. п.), а во втором журнал регистрации документов (Ошибка! Источник ссылки не найден.). Закончить работу с окнами просто – закройте окно с пометкой (2).

         Реализация рассмотренных этапов позволяет начать работу с системой регистрации документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль