Как разработать номенклатуру дел организации?

31

Вопрос

Мне поручили разработать номенклатуру дел организации. А когда именно и с какой периодичностью разрабатывается этот документ, с кем согласовывается и как правильно оформляется?

Ответ

Номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года (обычно в декабре) на следующий календарный год. Это правило сохраняется и для вновь созданных организаций, которые в первое время работы (до декабря) накапливают документы и начинают формировать дела, еще не имея номенклатуры дел. В конце первого календарного года работы службы ДОУ этих организаций на основе созданных массивов документов должны подготовить номенклатуру дел, которая в дальнейшем будет уточняться и дополняться по мере развития производственной деятельности организации.

Разработка номенклатуры дел – сложная и ответственная процедура. При создании этого документа следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях (при их наличии), штатным расписанием, регистрационными формами, типовыми и примерными номенклатурами дел. Важнейшее значение имеет изучение состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При наличии структурных подразделений сначала разрабатываются номенклатуры дел подразделений, а затем на их основе – сводная номенклатура дел (номенклатура дел организации). Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу документационного обеспечения управления. В свою очередь архив организации – в целях качественного комплектования архивного фонда документами – должен контролировать эту работу и оказывать службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь.

Составленный службой ДОУ проект номенклатуры дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Далее после одобрения экспертной комиссией организации (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации, имеющей подведомственную сеть, направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. После этого проект утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового календарного года.

В дальнейшем номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года и заново утверждается руководителем организации. С архивным учреждением номенклатура согласовывается не реже одного раза в пять лет. При изменении структуры и функций организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации по установленной форме, содержащейся в Основных правилах работы архивов организаций.

Для оформления номенклатуры дел структурного подразделения используется аналогичная форма с указанием в бланке наименования этого подразделения (без грифа утверждения).

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности организации.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль