Как сделать чтобы было нельзя несанкционированно ликвидировать претензию?

14

Вопрос

Как с помощью делопроизводства сделать так, чтобы было невозможно несанкционированно ликвидировать претензию к поставщику, составленную менеджером отдела закупок нашей организации? Вообще подобные ситуации случаются довольно часто, особенно в случаях поставки некачественного товара – мы не можем найти собственные претензии и, соответственно, не можем ничего доказать.

Ответ

С претензиями и спорами может столкнуться любая организация или предприятие, так как в процессе хозяйственной деятельности происходят ситуации, когда одна организация нарушает права и интересы другой. Такие проблемы возникают в основном из-за ненадлежащего исполнения условий заключенных договоров. При этом подобные инциденты разрешаются в большинстве случаев до суда, в т.н. «претензионном порядке».


Подробнее об организации делопроизводства мы писали здесь.


Ведение претензионной работы в коммерческих организациях, как правило, возлагается на юридическую службу или на специальную службу качества, в зависимости от объемов поставляемых работ и услуг. Однако в данную деятельность могут быть вовлечены и другие структурные подразделения организаций, например, делопроизводственная служба, которая осуществляет регистрацию и отправку документов. Претензионная работа включает в себя следующие основные этапы:

  • составление претензий;
  • передача претензий контрагенту;
  • досудебное урегулирование нарушений – выполнение условий претензии, изменение условий договора и т.д.;
  • исковая работа при невозможности урегулирования нарушений.

Следует отметить, что обратиться в суд, минуя досудебное (претензионное) решение споров по договору (например, не рассматривать полученную от контрагента претензию, а сразу оспорить ее содержание), нельзя. Таким образом, важно не только грамотно составить саму претензию, но и обеспечить ее передачу контрагенту. При передаче претензий важно соблюсти два основных требования: составить и передать претензию в установленные сроки; передать ее способами, исключающими утрату (неполучение).


Важную информацию об организации работы с претензиями вы найдете в материале здесь.


Соблюдение сроков передачи претензий напрямую влияет на их удовлетворение нарушителем. Организация вправе отказать в удовлетворении претензии, если контрагент своевременно не известил ее о том, что выявил нарушение условий договора.

Контрагент должен уведомить вторую сторону договора о нарушениях его условий в сроки, предусмотренные законодательством, договором, иными правовыми актами, например, внутренним распорядком организации. В случае если срок предъявления претензий не закреплен документально, Гражданским кодексом РФ устанавливается разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

Для того чтобы подготовленную претензию своевременно передать контрагенту, необходимо организовать ее доставку. Особенностью отправки претензий является не только соблюдение сроков, но и юридическое закрепление факта отправки, которое будет являться доказательством в суде даже в случае непринятия или уничтожения документа контрагентом. 

При отправке претензий следует исходить из того, что контрагенту следует направлять оригинал документа. Несмотря на то что гражданское законодательство допускает использование факсимильной связи, в арбитражных судах имеет место «презумпция недоверия» к документам, отправляемым по факсу или электронной почте, в связи с тем, что такие документы могут быть подделаны сторонами. Таким образом, для отправки претензионных писем можно выбрать один из следующих способов:

№ п/п

Способ отправки

Кто осуществляет доставку

Подтверждающие документы

Преимущества/

Недостатки

1.

Отправка по факсу

Сотрудник службы делопроизводства, службы качества и др.

Распечатка журнала факсимильного аппарата

Оперативное направление документа/

Не может служить доказательством в суде

2.

Отправка по электронной почте

Сотрудник службы делопроизводства, службы качества и др.

Распечатка уведомления о доставке и прочтении документа

Оперативное направление документа/

Не может служить доказательством в суде

3.

Передача первого экземпляра под роспись на втором экземпляре

Курьер организации, или нарочный (работник службы качества, юридической службы и т.д.)

Второй экземпляр документа с подписью получателя

В случае подписания является прямым доказательством передачи документа/

Отказ контрагента подписываться в получении

4.

Отправка экспресс-почтой

Служба  делопроизводства через фирмы по экспресс-доставке документов

Накладная, копия журнала экспресс-службы с подписью получателя о получении конверта

Гарантированная и оперативная доставка документа адресату/

Не может служить доказательством в суде, т.к. курьерские службы не отвечают за содержание конверта (пакета)

5.

Отправка почтой России:

5.1.

Заказным письмом с уведомлением

Служба  делопроизводства

Уведомление о вручении, подписанное получателем.

Распечатка информации о доставке письма с сайта Почты России по идентификационному номеру, указанному в квитанции

В суде в качестве доказательства принимается информация с сайта Почты России/

Получатель может не возвратить уведомление о вручении. Снижается оперативность доставки документа

5.2.

Ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении

Служба  делопроизводства

Опись вложения с отметкой сотрудника почтового отделения. Уведомление о вручении, подписанное получателем.

Распечатка информации о доставке письма с сайта Почты России по идентификационному номеру, указанному в квитанции

Суды принимают в качестве доказательства опись вложения с отметкой почтового отделения и чек об отправке письма/

Снижается оперативность доставки документа

Как видно, все предложенные варианты имеют как положительные, так и отрицательные стороны. Для успешного ведения претензионной работы следует осуществлять отправку документов несколькими способами одновременно, обеспечивая как оперативность, так и юридическую фиксацию факта отправки.


О документах делопроизводства читайте подробнее здесь.


Например, возможна отправка претензии по факсу и затем отсылка оригинала ценным письмом с уведомлением; другой вариант - отправка претензии по электронной почте, а затем доставка оригинала под роспись.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль