Сбор информации и ее анализ.

23

Вопрос

Сбор информации и ее анализ.

Ответ

Прежде чем вырастить из идеи полноценный документ, требуется оформить ее и превратить в точку зрения. Какой основной тезис ответа на письмо? Что и кому поручит генеральный директор в приказе? Какие условия поставки будут предложены в договоре? Перед началом работы над проектом исполнитель должен точно знать, что будет сказано в будущем документе.

Для этого нужно собрать всю информацию, необходимую для составления объективного и аргументированного текста. Источников ее много. Но, независимо от того, собираетесь ли вы подготовить организационно-распорядительный или информационно-справочный документ, вы всегда можете обратиться к следующему:

  • действующим нормативно-правовым актам;
  •  типовым документам;
  •  действующим локальным нормативным актам вашей организации;
  •  опубликованным результатам исследований (с указанием первоисточника);
  •  архивным документам;
  •  документам, пришедшим из других организаций (письма-инициативы, ответы на запросы).

Только когда ваша идея оформится в аргументированную точку зрения, когда вы будете точно знать, о чем писать, можно приниматься за текст документа.

Способ представления информации     

Ни один документ не создается ради самого себя. Его цель – донести до заинтересованных лиц какую-либо информацию, поэтому, составляя документ, нужно думать в первую очередь о тех, кто будет с ним работать. Важно, чтобы информация  была подана максимально понятно, корректно и доступно.

В практике составления служебных документов возможны два способа представления информации:

  • вербальный;
  •  визуальный.

Если первый способ подразумевает текстовые описания, то второй подает информацию в таблицах и схемах, графиках и диаграммах. Давно доказано, что визуально представленная информация легче усваивается и запоминается.

Сравните два варианта написания служебной записки,  адресованной отделу кадров. В обоих вариантах запрашиваются одни и те же данные, но в первом случае информация представлена вербально, а во втором – визуально.

Вариант 1

В целях совершенствования условий труда женщин и лиц с семейными обязанностями, в соответствии с Приказом от 11.04.2008 № 546-ОРД “О мотивировании работников ЗАО «Лето»” просим вас в срок до 15.07.2013 представить информацию о среднесписочной численности работников каждого из филиалов без учета внешних совместителей, численности работающих пенсионеров, инвалидов и подростков, а также работников, находящихся в отпусках по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, отдельно указав по каждой из перечисленных категорий работников количество женщин.

Вариант 2

       В целях совершенствования условий труда женщин и лиц с семейными обязанностями, в соответствии с Приказом от 13.06.2008 № 546-ОРД "О мотивировании работников ЗАО «Лето»" просим вас в срок до 15.07.2013 представить информацию по прилагаемой форме:

Параметр

Филиалы компании

«Лето-Север»

«Лето-Юг»

«Лето-Восток»

«Лето-Запад»

всего

из них женщин

всего

из них женщин

всего

из них женщин

всего

из них женщин

Среднесписочная численность (без учета внешних совместителей)

Численность работающих пенсионеров

Численность работающих подростков

Численность работающих инвалидов

Численность работников, находящихся в отпусках по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Очевидно, что исполнитель гораздо быстрее и легче сориентируется в таблице, чем в тексте. Таким образом, если у автора документа есть возможность составить таблицу (график, диаграмму) вместо того, чтобы нагромождать этажи придаточных предложений, лучше выбрать этот вариант.

Язык деловых документов         

Все без исключения письменные служебные коммуникации происходят с использованием официально-делового стиля речи. У вас могут быть хорошие отношения с клиентами или партнерами, но официальное письмо в эту компанию должно быть написано грамотно с точки зрения не только орфографии и пунктуации, но и речевого этикета. Это же касается и внутренних документов организации. 

Официально-деловой стиль речи отличают, во-первых, краткость, во-вторых, однозначность формулировок, в-третьих, логическая последовательность. Чем четче выражена мысль – тем лучше, а двусмысленности не должно быть вообще. И, конечно, не нужно привносить в официальные документы элементы разговорного и художественного стилей.

Другими словами, обращения в стиле «Дорогой наш Иван Иванович!!!» в деловой переписке недопустимы.

Оформление документа   

Строго говоря, под оформлением документа понимается расположение информации на носителе (листе бумаги) в соответствии с правилами, установленными именно для данного вида документов. Обязательным элементом оформления документа являются реквизиты, перечень которых, а также требования к их заполнению и расположению приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Рекомендуем вам при оформлении проектов руководствоваться именно этим стандартом.

Допускается распечатать самый первый вариант проекта, который сначала будет рассмотрен и исправлен непосредственным руководителем исполнителя, на черновиках. Однако проект, который выйдет за пределы отдела и отправится на согласование, уже должен быть оформлен по всем правилам.


Статья о информационно-справочных документах поможет вам не допускать ошибок в работе.


Аргументирование проекта        

Иногда происходит так, что всем должностным лицам, к которым ваш проект попадет на стол, приходится объяснять, для чего вы проделали всю эту работу, стоящая ли это идея и нужно ли было вообще тратить время на проект этого документа. Все аргументы в защиту своего детища можно изложить:  

  • в пояснительной записке;
  •  в финансово-экономическом обосновании.

Пояснительная записка нужна в том случае, если:

  • исполнитель подготовил проект по собственной инициативе;
  • сигналом к подготовке проекта стало устное распоряжение руководства;
  • актуальность документа нужно обосновать.

Пример пояснительной записки

Пояснительная записка

к проекту Инструкции по делопроизводству

ООО «Капитал»

Предлагаемый вашему вниманию проект Инструкции по делопроизводству ООО «Капитал» разработан по устному указанию генерального директора компании с целью регламентирования организации и порядка ведения делопроизводства.

Проект Инструкции разработан в соответствии со следующими нормативными документами:

  •  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  •  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  •  Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  •  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12. 2009 № 76).

Помощник генерального директора                     Медведева                             О.Л. Медведева

Финансово-экономическое обоснование должно доказать получателям проекта, что готовый документ сможет принести компании прибыль или сэкономить средства. Для этого производятся расчеты, отражающие будущую прибыль и экономию, и указываются источники финансирования проекта.

Визирование и согласование, доработка по замечаниям     

После того, как проект будет полностью готов, исполнитель должен завизировать его у своего руководителя. Подпись начальника структурного подразделения автоматически будет означать, что он, начальник, согласен с содержанием проекта.

«Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием" (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласование – это довольно длительный процесс, и проводится он для того, чтобы проект был оценен с разных сторон. Рядовой исполнитель – не универсальный солдат и не может одновременно отвечать за техническую составляющую проекта, юридическую, финансовую стороны, да еще и за порядочность контрагента. Так же как и генеральный директор не может подписать (утвердить) проект, не будучи полностью уверенным в том, что он составлен безошибочно. Поэтому перед тем как проект попадет к главе компании, он поочередно (или одновременно, если согласование производится в электронном виде) посетит главного инженера, бухгалтера, юриста, начальника службы безопасности и других должностных лиц, которые, в соответствии с правилами организации, должны рассматривать подобные проекты.

Если кто-то из согласующих лиц найдет ошибку или неточность в проекте, последний будет отправлен исполнителю на доработку. И так будет продолжаться до тех пор, пока документ не будет полностью согласован. Только после этого он будет допущен в кабинет генерального директора для утверждения или подписи.

Как видим, независимо от того, за создание какого документа мы беремся, вся наша работа будет подчиняться давно выработанным правилам. Те, кто создает документы каждый день, уже вряд ли замечают каждый из пройденных этапов, проходя их снова и снова. Новичкам же бывает трудно прийти от чистого листа бумаги к своему первому утвержденному документу. Надеемся, что данная статья им в этом поможет.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль