Как правильно начать формировать локальную нормативную базу?

9

Вопрос

Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот. Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Ответ

Итак, в любой организации независимо от формы собственности должна быть создана система локальных правовых актов, регла­ментирующих все аспекты работы с документами.

На сегодняшний день главным документом в системе локальных нормативных актов организации по вопро­сам документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) является Инструкция по делопроизвод­ству. Данный документ в организации следует разрабатывать с учетом актуальных законодательных норм.

Например, в качестве образца можно использовать основные положения Правил делопроизводства в федеральных органах испол­нительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.07.2009 № 477) и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Следующие документы, которые необходимо разработать и утвердить в организации, – это  Положение о постоянно действующей экспертной комиссии и Положение об архиве. Это два взаимосвязанных документа, которые позволяют организации отрегулировать вопросы, связанные с процедурой учета, отбора, хранения и использования  документов, образующихся в ее деятельности. Для разработки Положения о постоянно действующей ЭК можно воспользоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) будут полезны при разработке Положения об архиве.  Отдельные требования к организации делопроиз­водства, особенности оформления определенных видов документов, технологии учета и хранения документов могут быть описаны в отдель­ных нормативных и методических документах организации (стандартах, регламентах и т.п.).

Например, в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству или самостоятельного документа в организации могут быть разработаны Методические рекомендации по оформлению организационно-распорядительной документации. Локальные нормативные документы, регламентирующие организационные аспекты архивного хранения,  могут быть дополнены изданием Методических рекомендаций по передаче дел структурных подразделений на архивное хранение

Все вышеперечисленные документы являются документами первого уровня и формируют «глобальную» нормативно-методическую среду организации наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, учетной политикой организации и т.д.

Правовые акты (приказы) являются документами следующего уровня и необходимы для решения конкретных задач, стоящих перед ДОУ. В обязательном порядке в организации должны быть оформлены и изданы приказы по основной деятельности, которые помогут отрегулировать вопросы разделения полномочий и ответственности в сфере документационного обеспечения управления, сохранности документов:

  • О назначении ответственных за делопроизводство;
  • О создании архива и назначении ответственных за архивное хранение документов;
  • О создании постоянно действующей экспертной комиссии;
  • О создании архива организации.

Приказ «О введении типовых форм организационно-распорядительных, справочно-информационных документов и фирменных бланков» позволит «узаконить» на практике фирменный стиль организации, оптимизировать технологические аспекты работы с документами и процедуру их оформления.

Также в организации по мере необходимости должны оформляться приказы, которые вводят в действие ранее разработанные и утвержденные локальные нормативные документы либо их актуализированные версии, например, приказы «О введении в действие Инструкции по делопроизводству», «О введении в действие сводной номенклатуры дел на 2013 год» и т.д. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль