Как заполнить категорию Встречи в программе MS Outlook?

33

Вопрос

Какие параметры можно указать в категории «Встречи» в программе MS Outlook?

Ответ

Можно указать следующие параметры:

• Тему

Именно этот текст отображается в окне ежедневника и должен максимально точно отражать суть мероприятия.

• Место проведения (можно не указывать).

• Длительность.

Указываются дата и время начала и завершения. Кроме того, если поставить галочку напротив опции Целый день, то название будет отображаться в заголовке страницы ежедневника, т. е. Встреча станет Событием.

• Возможность оповещения.

После включения возможности оповещения станет доступным указать временные параметры (раскрывающийся список), т. е. за сколько следует оповестить о начале мероприятия, и звуковой файл, после чего мероприятие будет отмечено специальным значком оповещения (колокольчик в строке ежедневника).

• Параметры занятости.

Эти параметры выбираются из раскрывающегося списка напротив надписи “В это время” и могут означать: свободен, занят, под вопросом или нет на работе. Каждому состоянию соответствует свой цвет. Этим цветом справа будет помечена запись на странице ежедневника, если установить курсор на запись, то она будет обведена рамкой соответствующего цвета.

• Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Можно делать заметки, примечания, отмечать, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее.

Если к встрече готовится документ, то его можно либо напрямую вставить в окно Встречи, либо связать с ней.

Заметки и сопутствующая мероприятию информация (окно для ввода находится под параметрами оповещения) в Outlook может быть четырех типов:

– Текстовое примечание вводится непосредственно с клавиатуры.

– Прикрепление файла.

Для этого используется либо кнопка с изображением скрепки на панели инструментов, либо пункт меню Вставка – Файл, после чего в открывшемся диалоговом окне нужно выбрать файл.

– Добавление элемента.

Элементом здесь является любой объект из папок Outlook: задача, контакт и т. п. Он добавляется также через пункт меню Вставка – Элемент, после чего следует выбрать элемент для отображения в окне Заметок.

– Добавление содержимого файла в окно Заметок осуществляется через пункт меню Вставка – Объект.

Обратите внимание, что курсор должен стоять в окне Заметок, иначе эта функция будет недоступна. Вставка объекта в Outlook аналогична вставке объекта в любом приложении MSOffice. Можно вставить как пустой объект выбранного типа (выбор осуществляется из списка) для последующей корректировки, так и готовый из файла, для этого нужно активизировать переключатель из файла и затем, нажав на кнопку Обзор, указать файл, содержимое которого должно отображаться в окне Заметок.

• Добавить контакты, т. е. информацию о необходимом общении из папки Outlook Контакты.

• Добавить категорию мероприятия (ее нужно выбрать из списка, появляющегося после нажатия кнопки).

Обратите внимание, что тема мероприятия на странице ежедневника будет отображаться в поле соответствующего категории цвета. Можно относить мероприятия к нескольким категориям. Чтобы это сделать, установите курсор в область “Элемент принадлежит следующим категориям” и нажмите кнопку Добавить.

Иногда бывает нужно создать собственную категорию, которой нет в общем списке. Для этого следует нажать кнопку Главный список категорий в окне Категории, ввести название новой категории и нажать кнопку Добавить, а затем ОК.

• Повторяющиеся встречи. Очень часто мероприятия происходят регулярно: каждый день, раз в неделю и т. п.

Чтобы автоматизировать ввод таких мероприятий, используется окно Повторение встречи, которое вызывается через пункт меню Действия – Повторение либо кнопкой Повторение на панели инструментов. Параметры повторения: как часто повторяются мероприятия и в какой период. Если встреча отмечена в календаре как повторяющаяся, она автоматически будут записана на запланированные дни. Сама тема мероприятия на странице ежедневника помечается значком повторения ("зацикленные стрелки").

Вторая вкладка Планирование в окне параметров встречи используется, как правило, для того чтобы задать параметры для Собрания. Чтобы Встреча стала Собранием, нужно нажать кнопку Пригласить участников (или пункт меню Действия – Пригласить участников), после чего в строке заголовка слово Встреча будет заменено на Собрание, а перед строкой Тема появится строка с кнопкой Кому для выбора участников и ресурсов Собрания. Однако планирование собрания требует заполненной базы Контакты (при этом существует ряд важных вопросов, которые следует отдельно рассмотреть для организации собрания в Outlook).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль