Может ли секретарь давать мобильный телефон руководителя?

49

Вопрос

В отсутствие руководителя телефонные абоненты, посетители и наши сотрудники часто просят меня сообщить номер мобильного телефона начальника. Им необходимо связаться с ним, и иногда, на мой взгляд, причины кажутся очень важными, а дела - срочными. Согласитесь, я попадаю в сложную ситуацию. С одной стороны, руководитель может рассердиться, что я без его разрешения даю номер его мобильника. С другой, если он вовремя не получит важную информацию, снова окажусь виновата я, его секретарь. Посоветуйте, как поступать в таких случаях?

Ответ

Сообщать кому-либо номер сотового телефона руководителя вы имеете право только с его личного разрешения или по его просьбе. Мобильный телефон – это личный телефон руководителя. Вам же не приходит в голову снабжать всех желающих номером его домашнего телефона. Конечно, мобильник – не домашний телефон, но с учетом некоторых особенностей общения они похожи. Если вашему начальнику звонят в офис, предварительную беседу с телефонным абонентом проводит его секретарь. Именно он выясняет, кто и по какому поводу звонит, и самостоятельно принимает решение, соединить с руководителем или направить абонента к другому специалисту, который успешно справится с возникшей проблемой.

По мобильному телефону руководитель лично отвечает на телефонные звонки и предварительное выяснение ситуации ему приходится проводить самостоятельно, что отнимает значительное количество сил и времени.

Ваш начальник по различным причинам может оказаться неготовым к телефонному разговору, не располагать необходимой информацией. Возникновение такой ситуации может нанести урон его профессиональному имиджу и имиджу организации в целом, и, виноват в этом, как вы понимаете, окажется его личный секретарь, сообщивший номер мобильного телефона руководителя без его предварительного разрешения.

Для того, кто знает номер мобильного телефона, его владелец становится доступным практически в любое время вне зависимости обстоятельств и дел, которыми он может быть занят.

Телефонный звонок может отвлечь руководителя во время важного совещания, переговоров с вышестоящим должностным лицом, сбить с мысли, создать неловкую ситуацию по отношению к сидящему напротив собеседнику.

К сожалению, не все ваши сослуживцы и деловые партнеры четко соблюдают правила делового этикета, вы и сами не раз сталкивались с проблемными ситуациями, возникающими по этой причине. Следовательно, никто не может дать гарантии, что, получив номер мобильного телефона руководителя, человек воспользуется им один раз и не сообщит кому-то другому. К тому же, еще большой вопрос, считает ли сам руководитель возникшую ситуацию экстремальной или решение вопроса может быть отложено до его возвращения в офис. Как вы понимаете, такое поведение будет вызывать раздражение вашего шефа, в результате он устроит разбирательство на тему, откуда получен его номер и секретарь окажется виноватым.

Не стоит также забывать, что использование этого вида связи предполагает определенные материальные затраты со стороны лично руководителя или организации. Даже если ваш руководитель пользуется безлимитным тарифом или расходы на телефон оплачивает организация, это не значит, что услуги предоставляются всем желающим поговорить с начальником по сотовой связи.

Как же все-таки поступить в этой ситуации? Дать номер мобильного телефона вы не можете, но было бы ошибкой оставить просьбу без внимания и не информировать о ней руководителя.  

Для начала следует объяснить потенциальному абоненту, чтобы не обидеть его недоверием, что вы не можете самостоятельно принять решение: номер своего мобильного телефона имеет право давать только лично руководитель. В то же время стоит подчеркнуть, что вы отдаете отчет в серьезности ситуации и готовы помочь. Предложите своему собеседнику представиться полностью (если вы с ним не знакомы), подробно изложить суть вопроса. Затем выясните контактный телефон или другие способы срочной связи, которыми может воспользоваться ваш шеф. Лично перезвоните ему на мобильник, кратко изложите ситуацию и сообщите способ связи для решения этой проблемы. Руководитель сам примет решение, перезванивать ли ему, попросить вас дать вашему собеседнику номер его мобильного телефона или отложить обсуждение возникшего вопроса до возвращения в офис.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль