Какие плюсы автоматизации процессов управления персоналом?

91

Вопрос

Какие есть плюсы и минусы автоматизации процессов управления персоналом с помощью портальных технологий?

Ответ

Строго говоря, портальные технологии при правильной организации работы с персоналом имеют гораздо больше плюсов, чем минусов.


Мы рассказывали ранее об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия в материале по ссылке.


Начнем с минусов. Основная опасность такой работы состоит в высоких рисках нарушения конфиденциальности обрабатываемой информации, что особенно критично в такой чувствительной области, как управление персоналом и обработка персональной информации. Этот риск может быть минимизирован до приемлемого уровня в случае профессиональной организации работы в портальном режиме, например, при установке системы в промышленном центре обработки данных, использовании шифрования при передаче информации по каналам связи, применения электронной подписи и т.д.


Читайте подробнее о документационном обеспечении управления по этой ссылке.


Надо иметь в виду, что Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» предусматривает вполне конкретные требования к защите персональных данных, обрабатываемых в электронных системах. Поэтому применение портальных технологий в этих целях может быть допустимо только в том случае, если данные надежно защищены, а система в целом сертифицирована.

Плюсов гораздо больше. Главным образом, они связаны с тем, что с помощью портальных технологий становится возможным централизовать весь персональный учет в компании и таким образом минимизировать совокупные расходы на хранение бумажных копий документов. Для географически распределенных организаций это особенно важно. Также отпадает необходимость передачи личного дела сотрудника при его переводе из одного подразделения в другое – все документы и вся информация хранятся централизованно и доступны инспектору любого подразделения компании в соответствии с уровнем его полномочий и правами доступа. И, наконец, но не в последнюю очередь, гарантируется соблюдение всех корпоративных политик, норм и правил работы с персоналом, например, порядка проведения аттестаций, учета пройденного обучения, назначения льгот и т.д.

Однако надо хорошо понимать несколько особенностей поставленной задачи. К главным, на наш взгляд, относятся следующие.

  1. Далеко не все системы учета персонала способны поддерживать защищенный портальный режим.
  2. Портальный режим нужен и эффективен далеко не для всех организаций – только для крупных и территориально распределенных.
  3. Управление персоналом – это сложный процесс, который включает как обработку структурированных данных, так и огромный объем работы собственно с персональными документами.

Учитывая сказанное выше, было бы полезно привлечь внимание читателей к возможностям двух систем:

  • SAP HCM, обеспечивающей все основные традиционные функции по управлению персоналом;
  •  SAP Employee File Management by OpenText (SAP EFM by OpenText), которая обеспечивает исчерпывающие функции по управлению документами сотрудников, но также глубоко и эффективно интегрирована с первой.

В контексте заданного вопроса следует отметить, что обе системы имеют возможность работы в портальном режиме и идеально подходят для функционирования в рамках общих (единых) корпоративных центров обслуживания и обработки бизнес-информации (общий центр обслуживания – ОЦО). Поскольку в ОЦО обычно выносят несколько задач, например, таких, как ведение архивов финансовых первичных документов, ведение межкорпоративного обмена юридически значимыми документами, управление обработкой входящих счетов поставщиков и др., то возможность максимальной централизации обработки информации путем вынесения в ОЦО также и персонального учета будет способствовать дальнейшей оптимизации организационной структуры компании и повышению эффективности ее работы в целом.

Компания «TerraLink» имеет опыт внедрения SAP EFM By OpenText в крупной региональной энерго- и теплогенерирующей компании, и это внедрение продемонстрировало высокую эффективность совместного использования обеих систем в корпоративном едином центре финансового обслуживания.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль