Активировать демодоступ

Секретариат

Как повысить эффективность применения ECM?

14 мая 2016
48
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как повысить эффективность применения ECM?

Ответ

К сожалению, вопрос носит очень общий характер. Для развернутого ответа не хватает контекста,  было бы лучше, если бы читатель предоставил какие-то факты относительно недостатков работы своей системы или их влияния на бизнес-заказчика. К сожалению (или к счастью), ЕСМ-система – не автомобиль, который будет работать лучше, если в него залить более качественный бензин или более дорогое масло. Мы можем поставить новый сервер, добавить оперативную память или оплатить каналы с более высокой пропускной способностью. Система будет работать быстрее, но она не будет более эффективной.

Эффективность системы закладывается на этапе ее анализа и проектирования.

Эффективность, вообще говоря, это очень важное экономическое понятие. Эффективность зависит от размера затрат на создание и эксплуатацию системы – с одной стороны и от экономических выгод от ее внедрения – с другой.

Оценку эффективности необходимо производить каждый раз при проектировании новой системы или при внедрении типовой системы. К сожалению, этот принцип в нашей ежедневной практике не работает совсем или почти совсем. Исследование причин такого феномена выходят далеко за пределы нашего ответа.

Ключевым вопросом в расчете эффективности является вопрос о том, как определить выгоды от внедрения системы. К наиболее просто рассчитываемым выгодам относятся такие факторы, как:

  • экономия затрат труда на поиск и обработку информации, подготовку документов;
  • экономия расходных материалов и других ресурсов на печать документов;
  • экономия затрат на хранение и утилизацию документов.

К сожалению, эти выгоды, как правило, слишком малы и не являются самыми главными эффектами от внедрения ЕСМ-системы. Кроме того, не всегда возможно эти эффекты определить и достоверно подсчитать, как, например, в случае внедрения системы автоматизации управления организационно-распорядительными документами.

Опыт показывает, что, как правило, наиболее экономически эффективными являются те ЕСМ-системы и приложения на их основе, которые непосредственно обеспечивают документационную поддержку основного бизнеса компании. Примерами таких систем являются:

  • управление договорной работой;
  • управление выдачами кредитов (в банках);
  • управление возмещениями ущербов (в страховых компаниях);
  • управление архивами проектно-конструкторской и эксплуатационной документации (в энергетике, нефтехимпереработке и др.);
  • управление архивами клиентских дел (в телекоме, банках) и др.

Само по себе внедрение ЕСМ в отрыве от основного бизнеса компании только для решения задач управления ОРД или организации архивной работы, как правило, измеримого экономического эффекта не дает.

Вся работа, связанная с определением экономической выгоды от внедерения ЕСМ-системы, на профессиональном жаргоне называется «построение бизнес-кейса» и должна выполняться профессиональными бизнес-аналитиками. Если в результате такой работы будет показана целесообразность создания ЕСМ-системы, то и результатом внедрения будет эффективная система, в отношении которой пользователи уже не будут задавать вопросы о том, как повысить ее эффективность.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.