Как повысить эффективность применения ECM?

48

Вопрос

Как повысить эффективность применения ECM?

Ответ

К сожалению, вопрос носит очень общий характер. Для развернутого ответа не хватает контекста,  было бы лучше, если бы читатель предоставил какие-то факты относительно недостатков работы своей системы или их влияния на бизнес-заказчика. К сожалению (или к счастью), ЕСМ-система – не автомобиль, который будет работать лучше, если в него залить более качественный бензин или более дорогое масло. Мы можем поставить новый сервер, добавить оперативную память или оплатить каналы с более высокой пропускной способностью. Система будет работать быстрее, но она не будет более эффективной.

Эффективность системы закладывается на этапе ее анализа и проектирования.

Эффективность, вообще говоря, это очень важное экономическое понятие. Эффективность зависит от размера затрат на создание и эксплуатацию системы – с одной стороны и от экономических выгод от ее внедрения – с другой.

Оценку эффективности необходимо производить каждый раз при проектировании новой системы или при внедрении типовой системы. К сожалению, этот принцип в нашей ежедневной практике не работает совсем или почти совсем. Исследование причин такого феномена выходят далеко за пределы нашего ответа.

Ключевым вопросом в расчете эффективности является вопрос о том, как определить выгоды от внедрения системы. К наиболее просто рассчитываемым выгодам относятся такие факторы, как:

  • экономия затрат труда на поиск и обработку информации, подготовку документов;
  • экономия расходных материалов и других ресурсов на печать документов;
  • экономия затрат на хранение и утилизацию документов.

К сожалению, эти выгоды, как правило, слишком малы и не являются самыми главными эффектами от внедрения ЕСМ-системы. Кроме того, не всегда возможно эти эффекты определить и достоверно подсчитать, как, например, в случае внедрения системы автоматизации управления организационно-распорядительными документами.

Опыт показывает, что, как правило, наиболее экономически эффективными являются те ЕСМ-системы и приложения на их основе, которые непосредственно обеспечивают документационную поддержку основного бизнеса компании. Примерами таких систем являются:

  • управление договорной работой;
  • управление выдачами кредитов (в банках);
  • управление возмещениями ущербов (в страховых компаниях);
  • управление архивами проектно-конструкторской и эксплуатационной документации (в энергетике, нефтехимпереработке и др.);
  • управление архивами клиентских дел (в телекоме, банках) и др.

Само по себе внедрение ЕСМ в отрыве от основного бизнеса компании только для решения задач управления ОРД или организации архивной работы, как правило, измеримого экономического эффекта не дает.

Вся работа, связанная с определением экономической выгоды от внедерения ЕСМ-системы, на профессиональном жаргоне называется «построение бизнес-кейса» и должна выполняться профессиональными бизнес-аналитиками. Если в результате такой работы будет показана целесообразность создания ЕСМ-системы, то и результатом внедрения будет эффективная система, в отношении которой пользователи уже не будут задавать вопросы о том, как повысить ее эффективность.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль