Активировать демодоступ

Секретариат

Когда СЭД становится устаревшей?

14 мая 2016
54
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Когда можно с уверенностью сказать, что СЭД стала устаревшей?

Ответ

Совершенно понятно желание читателя нашего журнала работать с современной, производительной системой, поскольку такая система не только экономит время и минимизирует ошибки, но еще и является фактором, в значительной степени влияющим на повышение степени удовлетворенности пользователя своей работой. К сожалению, СЭД, также как и другие программные и технические продукты, имеют свойство со временем устаревать, при этом в полном соответствии с общими закономерностями можно различать техническое и моральное устаревание.


О системе электронного документооборота читайте подробнее по ссылке.


Давайте сначала посмотрим, каковы известные симптомы устаревания и какие причины его вызывают.

Заметное прогрессирующее падение производительности

Симптомы: выполнение запросов на поиск информации, выдача отчетов, время сохранения карточки документа занимает все больше и больше времени, и этот временной отрезок заметно больше того, который имел место в момент сдачи системы в эксплуатацию. При подключении новых пользователей общая скорость реакции системы также падает. СЭД периодически «тормозит», «падает» или «подвисает». А иногда случается самое страшное: пользователи все чаще жалуются, что система «потеряла» документ.

Диагноз: система изначально спроектирована неправильно; использует неэффективные и/или некорректные запросы к базе данных, непромышленные технологии (например, подготовки отчетов) или же просто устаревшую либо непромышленную систему управления базами данных (СУБД).

Заключение: увы, ничего утешительного сказать нельзя. Система устарела технически. Дальнейшая эксплуатация системы приведет к еще большим проблемам и потерям времени персонала.

Невозможность функционального развития системы

Симптомы: система не отвечает возрастающим потребностям вашей организации, например, не отражает изменения в организационно-штатной структуре, не позволяет подключать дочерние и зависимые организации, не учитывает новые типы документов, состав отчетных форм устарел, состав реквизитов регистрационной карточки недостаточен, бизнес-процессы не учитывают новых условий бизнеса и/или изменений в регламенте и т.д. Внесение изменений в систему почти невозможно, поскольку настройки в системе не предусмотрены, а все изменения вносятся путем кодирования и изменения исходных кодов системы. Разработчик по разным причинам отказывается вносить доработки или требует слишком высокую цену за их выполнение.

Диагноз: система изначально спроектирована на основании непромышленных технологий либо с использованием средств, которые не поддерживаются в новых версиях Windows и/или вашей СУБД. Возможно, что система разработана на платформе, которая более не поддерживается производителем. Достаточно общей причиной является также ликвидация направления СЭД в компании – поставщике системы и/или увольнение консультантов, обладавших необходимыми знаниями.

Заключение: Система безнадежно устарела технически. Пора планировать бюджет на приобретение новой системы.

Невозможность развития информационной системы вашей организации

Симптомы: установка новых версий Windows, СУБД, операционной системы сервера, других общесистемных распространенных программных средств и т.п. приводит к неработоспособности СЭД.

Диагноз: использование непромышленных или устаревших средств при проектировании СЭД.

Заключение: Система устарела морально. Перспективы отсутствуют.

Система не развивается технологически

Симптомы: все работает хорошо и быстро, но… Нет удаленного доступа, нет мобильного клиента, нет управления потоками работ, нет интеграции с финансово-учетной системой, нет интеграции с MS Office/Outlook, нет возможности межкорпоративного обмена документами, а у коллег в смежной организации все это уже давно есть или успешно внедряется.

Диагноз: разработчик, скорее всего, недостаточно компетентен или просто не имеет ресурсов для развития системы.

Заключение: Система устарела морально. Необходимо подумать о том, как обеспечить работу СЭД в соответствии с требованиями второй декады 21 века!

А теперь мы с вами можем понять, какие уроки следует извлечь из сказанного.

Первый и самый главный урок состоит в том, что, приобретая новую систему, необходимо ознакомиться с ее пользовательской базой.

Нужно посетить две-три организации, использующие систему, поговорить с пользователями, узнать их мнение, обсудить проблемы, с которыми они столкнулись в ходе внедрения и эксплуатации СЭД. Привлекать поставщика к подобным встречам не обязательно. Большая пользовательская база системы и заметное положение поставщика на рынке позволяют исключить риски устаревания системы – эти факторы являются гарантом ее последовательного функционального и технологического развития.

Второй урок состоит в том, что следует очень критически воспринимать технические новации вашего потенциального поставщика.

Если он расхваливает какую-то абсолютно новую, известную только узкому кругу избранных технологию работы с СУБД или еще того хуже – говорит о собственной СУБД или демонстрирует, как с помощью разработанной им самим системы вы сможете в мгновение ока строить собственные карточки или отчеты – это гарантированно означает, что новая система устареет гораздо быстрее, чем вы ожидаете. Я не хочу сказать, что вы определенно имеете дело с шарлатанами, но это первое, чего приходится в этом случае опасаться. Имейте в виду, что все революции в области проектирования СЭД остались в прошлом.

Вы можете полностью полагаться только на а) общепризнанные, распространенные, промышленные средства разработки и б) всемирно признанные платформы построения СЭД. Перед принятием решения о приобретении системы требуйте от поставщика проведения нагрузочных испытаний. Иначе затраты на приобретение, а самое главное – на освоение новой системы окажутся выброшенными на ветер.

К сожалению или к счастью, рыночная экономика нетерпима к неэффективным предприятиям и к тем разработчикам, которые не успевают идти в ногу со временем. От вылета на обочину не застрахованы разве что самые крупные игроки рынка. Имейте это в виду и требуйте от вашего поставщика гарантий непрерывности эксплуатации СЭД даже в том случае, если он надумает сменить направление своей деятельности. Вы же не хотите повторить опыт одних своих коллег, которые за последние 10 лет сменили три СЭД, ведь так?

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.