Как управлять документооборотом через корпоративный портал?

57

Вопрос

Как можно управлять документооборотом через корпоративный портал?

Ответ

Корпоративный портал – весьма удобный в работе инструмент. Многие предприятия внедряют его для взаимодействия сотрудников внутри организации: новости, блоги, база знаний, обсуждения, опросы и прочие возможности. Используя корпоративный портал в повседневной деятельности, некоторые задаются  вопросом: а можно ли его применять для электронного документооборота?

SharePoint – это один из продуктов на российском рынке, который является платформой для создания корпоративных порталов. Это очень распространенный продукт, так как имеет богатый функционал и бесплатную версию. Продукт хорош тем, что в нем есть удобный конструктор по созданию и редактированию портала. Все возможности данного продукта мы разбирать не будем (их очень много), а поговорим только о составляющих электронного документооборота:


Статья о документационном обеспечении управления поможет вам не допускать ошибок в работе.


●  Документы. Организационно-распорядительные документы, договора, служебные записки и прочие документы можно хранить на портале, при этом предоставляется функция разграничения прав по пользователям и группам пользователей.

  • Бизнес-процессы. Есть возможность создать различные формы для заполнения и автоматизировать рабочие процессы, такие как утверждение, в т.ч. групповое, сбор подписей и отзывов и пр.
  • Можно настроить электронный архив на основе преднастроенной структуры папок с разграничением прав доступа.
  • Имеется возможность настроить удобные поиски документов по различным реквизитам, а  также осуществлять поиск по людям (сотрудникам компании) и информации по ним.
  • Сотрудники могут организовать свое личное рабочее место, собрав все часто используемые и личные документы в едином месте.
  • Можно просматривать отчетность по людям, группам и всей организации, а также автоматически публиковать эти отчеты.
  • С помощью вики-страниц можно создать хорошую корпоративную базу знаний. А хорошо организованная база знаний может закрывать 80% всех вопросов.

Это лишь малая часть возможностей, которые можно обеспечить с помощью корпоративного портала. И в целом этим набором можно ограничиться для создания документооборота на предприятии.

Но важно помнить о минусах решения на базе SharePoint:

  1. SharePoint в чистом виде – это лишь платформа, на которой можно построить документооборот.

Читайте подробнее о документообороте в 2017 году по этой ссылке.


Самостоятельное изучение и внедрение документооборота на этой платформе с нуля – это довольно трудоемкий и непростой процесс.

  1. Система, построенная на данной платформе, не сможет выдержать большого количества пользователей, а также работу с огромным числом документов и их хранение.
  2. Неудобный интерфейс корпоративного портала (юзабилити) – некритичный, казалось бы, для бизнеса момент, но он очень важен для конечного пользователя.

Порой пользователи из-за неудобного и непонятного интерфейса отказываются работать в системе. SharePoint имеет не самое лучшее визуальное восприятие информации, но все, конечно же, зависит от умелых рук мастеров, внедряющих систему.

  1. Отсутствие версионности документов.

В системе бывает необходимо хранить несколько версий одного и того же документа (оригинал, подписанную версию, версию с резолюцией), что в корпоративном портале на базе SharePoint изначально не предусмотрено.

  1. Для автоматизации сложных регламентов с запросами параметров SharePoint неудобен в использовании и порой нет возможности с его помощью автоматизировать некую логику.

Это лишь основные минусы данного решения. Мы не рекомендуем использовать корпоративный портал для электронного документооборота, так как на нашем российском рынке есть более серьезные и функционально богатые решения, но решать, безусловно, вам.

И самое главное, на что мы советуем обратить ваше внимание вне зависимости от того, какой продукт вы выберете для внедрения документооборота на предприятии, – это компания, которая будет внедрять решение.

Пообщайтесь с людьми, которые работали с этой компанией и уже используют этот продукт.

И последнее – ни в коем случае не внедряйте самостоятельно, какие бы у вас ИТ-профессионалы не работали. Процесс самостоятельного внедрения с нуля – занятие дорогостоящее и экономически не выгодное. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль