Активировать демодоступ

Секретариат

Как организовать сканирование документов?

14 мая 2016
115
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Что вы можете посоветовать по организации сканирования документов для перевода их в электронный вид в небольшой компании?

Ответ

С точки зрения удобства использования и распространенности, наиболее разумно было бы рекомендовать продукцию компании ABBYY. В этом случае у вас не будет проблем ни с приобретением лицензий, ни с поддержкой, ни с поиском специалистов. В случае роста объемов и сложности решаемых задач, вы всегда сможете перейти на промышленные конфигурации продукции ABBYY и таким образом развивать вашу систему.

Самыми важными исходными данными для решения вашей задачи являются не размеры вашей компании, а объемы документов, подлежащих сканированию, и состав типов документов, которые вы собираетесь обрабатывать. Также крайне необходимо понять, с какой целью вы собираетесь все это делать. Как эти электронные документы будут использоваться в вашей работе? Должна ли быть обеспечена их юридическая значимость? Решению каких задач компании это сканирование поможет? Будет ли это вашей компании выгодно, в конце концов?

В самом простом случае вы сможете обойтись сканером или МФУ с прилагаемым к ним программным обеспечением. Если же объем сканируемых документов начнет возрастать, то вам неминуемо придется задуматься о том, что будет происходить с документами после их сканирования и особенно в случае необходимости их долгосрочного хранения в электронном виде.

Как вы их будете хранить? В иерархических директориях на общем диске? Но как тогда гарантировать, что кто-то случайно не удалит документ, например, из-за нехватки места? Или как тогда решать вопросы с информационной безопасностью – ведь все договоры или все заявки будут видны всей организации. Много вопросов также возникает в связи с обеспечением неизменности документов, поиском и организацией параллельного использования архива документов в бумажном виде.

Учитывая все эти факторы, мы бы не рекомендовали рассматривать задачу преобразования потока бумажных документов в электронные как изолированную.

Следует предусмотреть использование управляющей или, как еще говорят, мета-системы, которая будет обеспечивать идентификацию, организацию, хранение, разграничение доступа и поиск документов. Для простых задач это может быть, например, «1С:Документооборот». Но если вы планируете рост и развитие вашей организации, то эта задача должна рассматриваться в контексте развития вашей информационной стратегии в целом и системы документооборота в частности.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.